13 sposobów na ciekawy onboarding

Onboarding pracownika wciąż bywa niedoceniany w wielu polskich przedsiębiorstwach. Pomijając skrajne przypadki, w których pojawienie się nowego członka zespołu w nowym miejscu pracy jest dla wszystkich niespodzianką i adaptację organizuje się ad hoc, trzeba przyznać, że nie zawsze jest to w pełni wykorzystany czas. To spory błąd, ponieważ wrażenia pracownika związane z onboardingiem bardzo wpływają na employer branding. Zdarza się nawet, że przygoda z daną firmą kończy się już kilka miesięcy po rozpoczęciu pracy. Mimo, że w innych okolicznościach pracownik mógłby realizować się na danym stanowisku, pokonywać kolejne szczeble kariery i przynieść pracodawcy pokaźne korzyści.

Jak stworzyć interesujący proces wdrożenia, zawrzeć w nim niezbędne informacje, szkolenia i zadania, a do tego efektywnie angażować nowego pracownika w kolejne kroki? Dzisiaj opowiemy, jakie praktyki pomogą Ci wyczarować ciekawy onboarding pracownika. Przykłady wielu firm z całego świata, ale także wśród naszych klientów dowodzą, że to możliwe. Poznaj onboarding z efektem „wow”.

Co tworzy naprawdę ciekawy onboarding? Przemyślany proces!

Z naszego doświadczenia wynika, że każdy wartościowy onboarding z perspektywy pracownika sam w sobie jest już ciekawym doświadczeniem. Wartościowy, czyli taki, który odpowiada na potrzeby pracownika i przygotowuje go do samodzielnej pracy w nowym środowisku. Nie da się osiągnąć takiego efektu bez kilku kluczowych elementów:

• spójne i ustrukturyzowane doświadczenie wdrożeniowe na stanowisko pracy i nie tylko,
• otwartość na feedback ze strony nowego pracownika,
• wsparcie emocjonalne w trudnych momentach (tutaj nasz głęboki ukłon w stronę buddiego),
• przejrzysta komunikacja onboardingowych celów i zadań,
• spersonalizowana komunikacja, czyli taka, w której nowa osoba nie czuje się anonimowo i ma świadomość, że jest kimś wyczekiwanym,
• rzetelne wdrożenie stanowiskowe – jego fundamentem powinno być zaangażowanie ze strony managera. To on krok po kroku przygotowuje nowicjusza do osiągnięcia pełnej samodzielności w pracy.

„Wszystko świetnie, tylko, jak to wszystko zrealizować?” Jeśli w Twojej głowie właśnie pojawiła się taka myśl, koniecznie czytaj dalej! Przed Tobą konkretne wskazówki.

13 pomysłów na wdrożenie nowego pracownika

Powinieneś wiedzieć, że employer branding wiąże się z onboardingiem w Twojej firmie. Współczesne przedsiębiorstwa muszą przywyknąć do rotacji pracowników, albo na każdym etapie ich doświadczenia dbać o swoją reputację, uwzględniając też kandydatów, którzy podzielą się swoją opinią na temat firmy z kolejnymi.

Co jeszcze obejmuje ciekawy on onboarding pracownika? Przykłady są niezwykle zróżnicowane. Procesy onboardingu wynikają z procedur obowiązujących w przedsiębiorstwie. Te z z kolei powinny mieć swoje źródła w przedstawionych wyżej elementach. Jednocześnie należy zadbać o to, aby rozpoczęcie pracy wiązało się z pozytywnymi doświadczeniami, które nie ograniczają się do podstawowych informacji o firmie, przedstawienia struktury organizacyjnej i badania medycyny pracy. Drobne, zindywidualizowane przyjemności urozmaicają program szkoleń i zwiększają motywację ze strony pracownika. Przejdźmy do konkretów!

1. Zadbaj o proces onboardingu z odpowiednią strukturą

Nasze badanie wykazało, że 56% pracowników ma niecały tydzień na proces wdrożenia. Z tej grupy aż 21% wdraża się tylko jeden dzień (!).

W takich okolicznościach podstawą jest wydłużenie onboardingu i w ogóle zmiana podejścia do tego procesu. Rozłożony w czasie, ustrukturyzowany i efektywny proces onboardingu sam w sobie wywoła efekt „wow”. Wystarczy uporządkowany plan wdrożenia, z przydzielonymi rolami i celami każdej z zaangażowanych person, a nowy pracownik poczuje, że jest w dobrych rękach.

Czasam więc warto zacząć od podstaw. Bez tego nawet najbardziej kreatywne działania nie będą dla zatrudnionej osoby interesujące.

Jeśli w tych okolicznościach ciekawy onboarding przedłuży się o tydzień lub dwa, wbrew pozorom nie oznacza to straty czasu.

Naprawdę warto skupić się na nowym pracowniku, pozwolić mu swobodnie zapoznać się z danym stanowiskiem i poznać specyfikę miejsca pracy. Skuteczny onboarding przynosi efekty zauważalne dopiero po pewnym czasie. Ale zawsze oznacza wyższą motywację pracowników, którzy stają się lojalni, bardziej efektywni w pracy i zostają w firmie dłużej.

Zobacz, co oznacza ustrukturyzowany onboarding na przykładzie naszej aplikacji >>

2. Zacznij już od procesu rekrutacji w ramach działań employer brandingowych

Lubimy powtarzać, że wdrożenie pracownika tak naprawdę rozpoczyna się już po zakończeniu rekrutacji. I to bez względu na to, czy zarządzasz nim świadomie, czy nie… Lepiej jednak wziąć sprawy w swoje ręce! Wykorzystaj potencjał pre-onboardingu i już na tym etapie zadbaj o komfort nowego pracownika. Buduj z nim relację, jeszcze zanim formalnie dołączy do organizacji. Zaangażuj w to dział HR oraz managera. Wspólnie podsycajcie ekscytację kandydata i rozwiewajcie jego wątpliwości, jeśli takie się pojawią. A pojawią się na pewno, jeśli, jako pracodawca, będziesz milczeć od momentu przyjęcia oferty przez nowicjusza aż do jego pierwszego dnia w pracy…

Duża rotacja pracowników stanowi prawdziwą zmorę wielu przedsiębiorstw. Ciekawy onboarding, rozpoczęty już na etapie rekrutacji może w dużej mierze jej zapobiegać. Po pierwsze, zwiększa szansę, że nowy pracownik zostanie w organizacji na dłużej. Poza tym przyjaźnie potraktowany kandydat podzieli się swoją opinią z innymi potencjalnymi kandydatami na długo przed rozpoczęciem nowych obowiązków.

3. Przeprowadź entry interview

Entry interview to badanie, które można przeprowadzić w trakcie procesu wdrożenia lub bezpośrednio po jego zakończeniu. Najczęściej jest to anonimowa ankieta, która, w zależności od potrzeb organizacji, może mieć różne funkcje:

• stanowi ocenę efektywności onboardingu,
• buduje relację z zespołem, buddiem, managerem,
• pozwala sprawdzić, czy składowe kultury organizacji, a także cele i plan wdrożenia są dla nowego pracownika zrozumiałe,
• umożliwia lepsze poznanie pracownika – jego wartości, priorytetów zawodowych i zainteresowań, również na gruncie prywatnym.

Dzięki takiemu badaniu tworzysz nowej osobie dodatkową przestrzeń do zadawania pytań – jeszcze przed rozpoczęciem pracy. W ten sposób budujesz otwartą komunikację, co przekłada się na efektywność całego onboardingu.

Świadome planowanie onboardingu zdecydowanie powinno zakładać przeprowadzenie entry interview, a jego wyniki to interesujące źródło wiedzy nie tylko dla przełożonego, ale także działu HR.

4. Spersonalizuj welcome pack

Prezent powitalny może zachwycić albo wylądować na dnie szuflady. Zamiast kilku nieprzydatnych gadżetów spersonalizuj welcome pack, zaskakując nowych pracowników doświadczeniem na miarę „Netflix experience”. Wystarczy trzymać się tych zasad:

• Daj nowej osobie możliwość dostosowania zawartości paczki powitalnej do swoich potrzeb. Gorąco zachęcamy do tego, by zapewniać pracownikom wybór, tak często, jak to możliwe – nawet jeśli do zaproponowania mamy „zaledwie” dwa warianty. Tak naprawdę to już bardzo wiele, bo prawdziwym prezentem, który „wręczasz” pracownikowi, jest poczucie sprawczości.

• W kolejnym kroku zadbaj, by wybór parametrów (np. rozmiaru, koloru) gadżetów i przekazanie adresu do wysyłki prezentu powitalnego przebiegał szybko i bezproblemowo.

• Dwa poprzednie kroki powiodą się, jeśli narzędzie, za pomocą którego nowicjusz wybiera i zamawia prezent, jest proste i intuicyjne w użytkowaniu (psst… nie chcemy się chwalić, ale tak to działa w naszej aplikacji).

Ciekawy onboarding opiera się w dużej mierze także na takich niepozornych gestach. Dodatkowo stanowi odskocznię od z natury lekko nużących kwestii formalnych związanych z pierwszym dniem pracy, a przy okazji znakomicie wpływa na reputację całej firmy.

Sprawdź, czym jest „Netflix experience” i co ma z nim wspólnego welcome box >>

5. Zaproponuj wybór sprzętu do pracy

Jeszcze trochę o decyzyjności pracownika. Nie ograniczaj jej do możliwości wyboru welcome packa. Tak, to nie pomyłka! Pozwól nowej osobie wybrać także niezbędny sprzęt do pracy – i to całkowicie online. Niech nowicjusz za pomocą kilku kliknięć wybierze swój telefon, komputer czy odzież roboczą. W kolejnym kroku, korzystając z prostego formularza, przekaże dane do wysyłki lub – jeśli pracuje stacjonarnie – odbierze swój skonfigurowany sprzęt pierwszego dnia w biurze.

Prawda, że całość przypomina doświadczenie zakupowe, jakie wszyscy znamy z platform e-commerce?

6. Zmień wiadomość powitalną w coś ekstra

Wysyłanie wiadomości powitalnej to miły gest, ale by wywołać efekt wow, nie wystarczy kilka ogólnych zdań od prezesa… Zaskocz nowego pracownika ciekawym wideo nagranym przez członków zespołu albo odręcznie napisanym przez managera listem dodanym do welcome packa.

Mail powitalny też może być dobrym rozwiązaniem, jeśli tylko odpowiednio go spersonalizujesz. Przykład? Dodaj do wiadomości zdjęcie biurka z zestawem powitalnym, które już czeka na nowego rezydenta. Prawidłowo przeprowadzony onboarding wzmaga w nowicjuszu przekonanie, że zespół autentycznie interesuje się nowym pracownikiem w zdecydowanie pozytywnym kontekście.

Dowiedz się, jak skonstruować list powitalny dla nowego pracownika >>

7. Odczaruj formalności

Ciekawy onboarding pracownika nie powinien być nudny. Nowicjusza czeka poznawanie faktów na temat firmy i sporo „papierkowej roboty”, która przecież nie należy do przyjemności (wyjątkiem jest naturalnie podpisanie umowy). W jaki sposób odczarować formalności?

Oszczędź nowym pracownikom zbędnych wycieczek do kadr. Załatwcie formalności związane z podpisaniem umowy całkowicie bezboleśnie i zdalnie – najlepiej jeszcze przed pierwszym dniem. Jak to zrobić?

Zautomatyzuj zbieranie danych. Pomogą Ci w tym np. gotowe formularze cyfrowe dostępne w aplikacji onboardingowej. Taka cyfrowa teczka usprawni przygotowanie umowy dla nowicjusza. Pierwszego dnia powitają go gotowe do podpisu dokumenty. Dzięki temu proces wdrożenia będzie bardziej komfortowy dla wszystkich – nowo zatrudnionej osoby, zespołu kadr, HR, a nawet dla przełożonego, który często zaangażowany jest w ogarnianie formalności.

Psst, to jeszcze nie koniec! Pod banerem czeka (bardzo ciekawy) ciąg dalszy artykułu.

8. Wprowadź pracownika do kultury organizacyjnej firmy z pomocą kreatywnego handbooka

Często się mówi, że handbook to najważniejszy dokument w organizacji. Tym bardziej warto, by zainteresował nowego pracownika, a jego lektura nie zakończyła się po pierwszej stronie. Myśl o handbooku jak o kreatywnym narzędziu, które możesz wykorzystać również w ramach działań employer brandingowych. Zarówno nowi pracownicy, jak i potencjalni kandydaci, nie przebrną przez obszerny dokument w nieciekawej formie.

Myśl nieszablonowo, ale w zgodzie z wartościami i filozofią kultury organizacyjnej firmy. Ciekawie podeszła do tematu amerykańska sieć Nordstrom. Ich „handbook” składa się tylko z dwóch slajdów i przekazuje jeden komunikat: „W każdej sytuacji kieruj się rozwagą”. Oczywiście, firma rozwija tę myśl na dalszych etapach wdrożenia. A jednak, pierwszy efekt zaklęty w tej prostej formie stanowi solidny fundament całej dalszej komunikacji.

Sprawdź, jak jeszcze może wyglądać ciekawy handbook dla pracownika >>

9. Podawaj wiedzę w przystępny sposób

Efektywny onboarding nie może przytłaczać. Wdrażaj więc nowego pracownika stopniowo, dawkując mu informacje. Wykorzystaj microlearning i grywalizację, by przekazać wiedzę w ciekawy i angażujący sposób. Twórz bazy wiedzy w formie online, by każdy nowicjusz mógł z nich skorzystać w dowolnym momencie, bez stresu, że jakieś treści ze szkoleń mogą mu bezpowrotnie umknąć.

10. Zaskocz nowego pracownika wyjątkowym szczegółem

Z pozoru mało istotne detale mogą być Twoim asem w rękawie! Podczas rekrutacji spróbuj wyciągnąć od kandydata jakąś ciekawostkę na jego temat. To może być hobby, ulubiona książka, danie, muzyka czy sport. Potem, pierwszego dnia pracy, zaskocz pracownika drobiazgiem, który nawiązuje do tej jednej rzeczy. Wyobraź sobie tylko zdumienie nowicjusza, gdy w prezencie powitalnym albo na biurku znajdzie książkę ukochanego autora czy ulubioną herbatę.

11. Daj zadanie bojowe

Pomóż nowemu pracownikowi przełamać pierwsze lody w komunikacji z zespołem. Wprowadź go w firmowe rytuały, które pozwolą mu łatwiej się zintegrować i szybciej zbudować relację z resztą załogi. To jeden z ważnych elementów procesu adaptacyjnego, który niestety bywa pomijany. Tymczasem onboardingowa magia tkwi właśnie w takich szczegółach!

Doskonale wie o tym LiveChat. Każdy nowy pracownik otrzymuje od nich welcome pack z propozycją wkupnego. Zgodnie z firmową tradycją osoby wdrażane do pracy podczas pierwszej wizyty w biurze przynoszą coś słodkiego. Aby ułatwić im zadanie, na opakowaniu prezentu powitalnego firma przekazuje gotowy przepis na ciasto!

12. Zgrywalizuj etap budowania relacji

Powitalna kawa z zespołem czy wspólny lunch są dobrym wstępem do integracji zespołu. Pamiętaj jednak, że budowanie relacji wśród pracowników to długofalowy proces, który warto wesprzeć dodatkowymi aktywnościami.

Chodzi o to, by nowy pracownik poczuł się częścią drużyny. Wystarczy zorganizwnoać wspólne wyjście na bilard, siatkówkę, warsztaty kulinarne, czy inną atrakcję zespołową. Dobrym pomysłem może być też wirtualna wycieczka po biurze oparta na ciekawej fabule i angażujących misjach.

13. Zbuduj ciekawy onboarding w aplikacji wdrożeniowej

Dzięki cyfryzacji i automatyzacji w procesie onboardingu zyskujesz wiele możliwości na implementację kreatywnych rozwiązań, takich jak:

• szkolenia podstawowe w formie microlearningu,
• testy wiedzy w formie mini quizów,
• interaktywne misje i zdobywanie punktów za kolejne zadania wdrożeniowe.

A to wszystko z możliwością personalizacji, tak by proces onboardingu był skrojony na miarę potrzeb pracowników i organizacji. Ludzki mózg przyswaja wiedzę w przystępny sposób z wykorzystaniem tak zwanego efektu odstępu.

Oznacza to w praktyce, że wiedza jest łatwiej przyswajana w pojedynczych porcjach i w pewnych odstępach czasu. Na tym polega wspomniany microlearnig, jedno z innowacyjnych narzędzi wykorzystywanych przy adaptacji na nowe stanowisko pracy. Ciekawy onboarding pracownika stanowi wyśmienitą sposobność, by je wykorzystać.

W naszej aplikacji Gamfi Onboarding wszystko to odbywa się bardzo komfortowo dla nowych pracowników i pracodawcy. Nowicjusz korzysta z jednego narzędzia, dostępnego online, które prowadzi go krok po kroku przez kolejne etapy procesu wdrożenia. Aplikacja dodatkowo uwalnia cenny czas managera. Ten zaoszczędzone zasoby może przeznaczyć na budowanie relacji z nowym pracownikiem.

Ciekawy onboarding i praca zdalna? To się wcale nie wyklucza!

Co więcej, zdalny proces onboardingu pracownika stwarza świetną okazję do optymalizacji i automatyzacji wielu aktywności. Jak to działa? Oto trzy fakty, a zarazem wskazówki, jak przeprowadzić ciekawy onboarding pracownika w formie zdalnej.

Sprawnie przez formalności

Wspomniane wcześniej zamawianie sprzętu czy zbieranie danych dla kadr w przypadku stacjonarnego wdrożenia zajmuje sporo czasu i jest mniej komfortowe dla wszystkich zaangażowanych osób. Z pomocą cyfrowych narzędzi natomiast cały proces można przeprowadzić drogą zdalną – sprawnie i bezboleśnie.

Efektywna edukacja

Podobnie ze szkoleniami – wspierając się narzędziami online, włączasz do onboardingu bardziej efektywne formy przekazywania wiedzy. Część szkoleń przeprowadzanych dotąd w biurze możesz z powodzeniem przenieść do świata online. Bez każdorazowego angażowania prowadzących, zamawiania sal i organizowania całej stacjonarnej infrastruktury szkoleniowej.

Kreatywność, która robi wrażenie

Całkowicie zdalny onboarding wymaga jeszcze większej koncentracji na efektywnej komunikacji i uporządkowanym planie działania. Sztampowe rozwiązania nie zdadzą tutaj egzaminu, dlatego kreatywność w działaniu jest niezbędna. Bez tego nowi pracownicy nie zaangażują się w cały proces na tyle, by zakończyć onboarding z sukcesem. Porządna motywacja, prawda?

Ciekawy onboarding pracownika w formie zdalnej daje  większe szanse na łatwiejsze wdrożenie nowicjusza do życia w organizacji, gdy wykorzysta się instytucję buddy’ego. To wyznaczony przez przełożonego w sposób przemyślany kumpel z pracy, który swoją empatią, a jednocześnie szeroką wiedzą (również nieformalną) pomaga nowicjuszowi zapoznać się z nowym miejscem pracy. Nawet najlepszy dział HR nigdy go nie zastąpi!

Przykłady ciekawego onboardingu – w Polsce i na świecie

Sposobów na interesujący onbaording jest wiele i zależą one od konkretnych branż i kultury organizacji. Mamy dla ciebie trzy przykłady.

Osobiście, choć zdalnie

Netguru, polskie przedsiębiorstwo specjalizujące się w rozwiązaniach informatycznych, stawia na otwartą i transparentną komunikację. Tuż po udanej rekrutacji zatrudniony pracownik otrzymuje wiadomość z najważniejszymi informacjami o firmie, ma też możliwość zadawania pytań przez cały okres przejściowy – aż do rozpoczęcia pracy. Tym, co zwraca uwagę w procesie onboardingu w firmie, jest rozmowa z CEO, który osobiście opowiada pracownikowi o wartościach, celach i politykach organizacji. Cały proces, wraz z formalnościami, odbywa się zdalnie, co przy okazji daje nowej osobie dobre wyobrażenie o tym, jak będzie wyglądać na co dzień jej praca.

Dla firmy ważne jest sprawne dzielnie się wiedzą, dlatego nowo zatrudniony może liczyć na pomoc mentora wprowadzającego go do zespołu, a także lidera, z którym omawia swoje cele i ścieżki rozwoju oraz wymienia uwagi podczas pierwszych dni pracy. Ciekawy onboarding oraz interesujący sposób na rozpoczęcie pracy, prawda?

W szampańskim nastroju

Oryginalne podejście do onboardingu ma także TINYPulse. Ta firma informatyczna z Waszyngtonu nowych pracowników wita… szampanem. Dla organizacji jest to sposób na skrócenie dystansu, przełamanie pierwszych lodów i wyrażenie entuzjazmu z okazji sprowadzenia nowego talentu do firmy. „Chcemy zacząć od czegoś pozytywnego. Krzywa uczenia się może przebiegać stromo, a pierwsze 30 dni pracy często są najtrudniejsze. Ta butelka szampana mówi: Witaj w zespole! Wiemy, że wykonasz świetną robotę” – pisze TINYPulse na swoim firmowym blogu. Szampan to jednak nie wszystko. W ramach świętowania w pierwszych dniach pracy na nowe osoby czekają kolejne niespodzianki.

Gra w (nową) pracę

Jeszcze inne podejście proponuje Essar Oil & Gas, hinduska firma z branży paliwowej. Tutaj do onboardingu wprowadzono elementy grywalizacji . W proces wdrożenia włączone są szkolenia oparte na grach 3D, w których nowe osoby poznają środowisko pracy i współpracowników. To podejście pozwoliło znacząco skrócić czas wdrożenia, a nowi pracownicy szybciej osiągali pełną efektywność. Nauka przez zabawę jest też sposobem na zwiększenie zaangażowania nowej osoby. Taki onboarding to dla niej prawdziwie ekscytujące doświadczenie.

Istnieje naprawdę wiele sposobów na ciekawy onboarding pracownika. Przykłady świetnie to udowadniają. Połącz fachową wiedzę z kreatywnością i realnie poświęć się nowemu pracownikowi, by wdrożyć go do swojej organizacji. Miej przy tym na uwadze zarówno kluczowe elementy adaptacji nowicjusza, jak i drobne gesty świadczące o przyjaznej kulturze organizacyjnej firmy.

Mamy nadzieję, że udało nam się nieco Cię zainspirować. Teraz pora zamienić tę inspirację w rzeczywistość! Najlepiej z pomocą sprawdzonego onboardingowego narzędzia!

Anna Stelmaszyk

Content Writer w Gamfi

Copywriterka z doświadczeniem pracy w agencjach reklamowych, kreatywnych i PR. Zawodowo od kilku lat mocno związana z tematyką HR, ale nie tylko. Prywatnie lubi długie spacery, pływanie i muzykę. Interesuje ją język, również ten filmowy.