Adaptacja pracownika w pracy: etapy, uczestnicy, przykłady
Adaptacja pracownika, proces wdrożenia, a może onboarding lub orientation – czy to zawsze to samo? Dzisiaj robimy porządki w onboardingowym słowniku i rozwiewamy wątpliwości odnośnie do tego, co konkretnie oznaczają te pojęcia. A więc do dzieła!
Co to jest proces adaptacji pracownika?
Adaptacja pracownika to proces, w którym nowo zatrudniony przystosowuje się do pracy w nowym środowisku, w nowej roli i organizacji. To po prostu efektywne wdrożenie nowego pracownika, proces, po przejściu którego, osiąga on pełną produktywność w pracy.
Jednym słowem, proces adaptacji to dobrze zaplanowany onboarding. Stąd bardzo często oba pojęcia stosuje się wymiennie.
Etapy adaptacji pracownika
Pre-onboarding
Jest to okres między zakończonym procesem rekrutacji a pierwszym dniem w pracy. Moment, w którym nowicjusz czuje przede wszystkim ekscytację i radość. Jednakże emocje te mogą szybko zamienić się w stres i niepewność, jeśli zabraknie kontaktu ze strony nowego pracodawcy. Twoją rolą na tym etapie jest więc zniwelowanie u kandydata wszelkich napięć i negatywnych emocji. Rozpoczynając adaptację nowego pracownika, już na etapie pre-onboardingu buduj jego lojalność i zaangażowanie, zmniejszaj jego stres i rozprawiaj się z potencjalnymi wątpliwościami. Możesz to zrobić, tworząc w komunikacji z kandydatem pozytywne doświadczenia onboardingowe.
Kto jest za ten etap odpowiedzialny?
Ten etap adaptacji pracownika nie odbędzie się bez skoordynowanego działania kadr i płac, działu HR i managera, a nawet działu IT, który wykorzysta ten czas, by skonfigurować sprzęt dla nowego pracownika (tak, o dostarczenie pracownikowi sprzętu warto zadbać już na etapie pre-onboardingu).
Dowiedz się więcej o tym, jak dobrze wykorzystać pre-onboarding.
Powitanie
Powitanie obejmuje pierwszy dzień w pracy, a czasem nawet cały tydzień (tzw. welcome week). Zadbaj wówczas o to, by pracownik poczuł się mile widziany w firmie i zespole. Przedstaw go współpracownikom, zorganizujcie wspólny lunch, pokaż miejsce pracy i przekaż dostępy do niezbędnych narzędzi.
Kto jest za ten etap odpowiedzialny?
Ogromną rolę w przygotowaniu serdecznego powitania odgrywa manager, HR i buddy. Od ich wzajemnej komunikacji i podziału ról zależy komfort nowego pracownika w pierwszych dniach w pracy. Na wagę złota będzie tutaj zwłaszcza wsparcie ze strony doświadczonego pracownika, czyli buddiego. Pełni rolę dobrego ducha wdrożenia, jest pierwszym punktem kontaktu, kompanem, którego w początkach pracy można zapytać o najróżniejsze rzeczy.
Wdrożenie do organizacji
Adaptacja nowego pracownika obejmuje także etap wdrożenia do kultury organizacji. Konkretnie chodzi o wprowadzenie pracownika we wszystkie firmowe procedury, przekazanie ogólnych informacji o firmie, jej strategii i wartościach. Jest to zatem czas intensywnych szkoleń podstawowych i spotkań wdrożeniowych. Celem tego etapu adaptacji pracownika jest przyswojenie przez nową osobę ogólnej wiedzy o formalnych i nieformalnych zasadach oraz zwyczajach panujących w organizacji.
Kto jest za ten etap odpowiedzialny?
Tutaj nie ma watpliwości. We wdrożeniu organizacyjnym pierwsze skrzypce gra dział HR.
Wdrożenie stanowiskowe
To chyba najbardziej operacyjny etap onboardingu – i najbardziej kluczowy.
Jak pokazuje nasze badanie, 26% pracowników w Polsce wskazuje na wdrożenie na stanowisko i w zakres obowiązków jako obszary, których najbardziej brakowało im w trakcie onboardingu.
Wdrożenie kompetencyjne ma przygotować nowego pracownika do samodzielnego wykonywania obowiązków na danym stanowisku. To czas na wyznaczenie pierwszych celów i zadań oraz wzajemny feedback na linii manager – nowa osoba. Warto poświęcić temu etapowi naprawdę dużo uwagi. Bez tego cała adaptacja nowego pracownika może się posypać. Nowicjusz, który nie czuje się pewnie w swojej roli i nie ma wsparcia managera, szybko zaczyna się rozglądać za nową pracą.
Kto jest za ten etap odpowiedzialny?
Tej fazie przewodzi bezpośredni przełożony nowicjusza. Jego zadaniem jest stworzenie planu operacyjnego na okres próbny, monitorowanie postępów nowej osoby i wspieranie jej w potencjalnych trudnościach. Dla nowego pracownika kluczowa na tym etapie jest dobra komunikacja z przełożonym, możliwość dopytania go o szczegóły, uzyskanie feedbacku, poświęcony czas.
Psst, to jeszcze nie koniec! Pod banerem czeka (bardzo ciekawy) ciąg dalszy artykułu.
Ile trwa proces adaptacji nowego pracownika?
W polskich realiach onboarding bywa sprowadzany do tygodnia powitalnego albo zaledwie pierwszego dnia pracy. Tymczasem w tak krótkim czasie nie da się przygotować nowego pracownika do pełnej produktywności i samodzielności na świeżo poznanym stanowisku.
W idealnym świecie pracy odpowiednie wdrożenie pracownika powinno trwać od 3 do 9 miesięcy. Dopiero wtedy konstytuują się nawyki związane z nowymi obowiązkami, a pracownik na równi z resztą zespołu jest w stanie realizować cele biznesowe.
Przeczytaj więcej o tym, ile powinien trwać onboarding i jak wyglądają w tej kwestii polskie realia.
Jak sprawdzać skuteczność procesu adaptacji pracownika?
Pozornie opomiarowanie procesu wdrożenia może się wydawać kontrowersyjne. Nie chodzi tu jednak o wywieranie presji na wyniki już od pierwszych dni w pracy, a o przemyślane monitorowanie onboardingu. Przemyślane, czyli takie, w którym badasz odpowiednie wskaźniki, kluczowe na danym etapie procesu adaptacji.
My polecamy badać przede wszystkim trzy kwestie:
- poziom satysfakcji,
- retencję wiedzy,
- praktyczne działania (czyli performance, realizacja zadań i celów).
Badanie satysfakcji pracownika (pulse-check)
Popularne pulse-checki to anonimowe ankiety, dzięki którym możesz w porę wychwycić potencjalne problemy, z którymi mierzy się nowicjusz.
Sprawdzasz, jak pracownikowi mijają pierwsze tygodnie w pracy, jakiego wsparcia potrzebuje, jak ocenia materiały szkoleniowe i jak wygląda jego współpraca z managerem czy buddiem.
Badanie retencji wiedzy
W ramach tego wskaźnika sprawdzasz, jak idzie pracownikowi przyswajanie onboardingowej wiedzy.
Sięgaj po krótkie quizy czy testy online, które będą miały angażującą, a nie przytłaczającą formę. Lepiej robić je częściej i badać mniejsze porcje wiedzy. Słowo klucz tutaj to: microlearning.
Analiza performance
Tak, badanie efektywności wykonywanej pracy również jest ważne w procesie adaptacji nowego pracownika.
Przygotuj plan operacyjny z jasnymi celami i zadaniami na czas wdrożenia kompetencyjnego. Na jego podstawie przygotuj wskaźniki efektywności, które posłużą Ci do weryfikowania wyników nowej osoby.
Pamiętaj, by poprzeczka była zawieszona adekwatnie do etapu, na którym znajduje się nowicjusz. Nie wywieraj na nim zbyt dużej presji. Zamiast tego stwórz mu przestrzeń do realizacji zadań i pierwszych operacyjnych celów w nowej roli. Pamiętaj o przeznaczeniu takiego planu. Chodzi w nim o to, by płynnie wprowadzać nowych pracowników w realną pracę, a nie o to, by już, teraz, natychmiast egzekwować i oceniać wyniki.
Adaptacja pracownika, onboarding, orientation – czy to zawsze to samo?
Jak już wcześniej wspominaliśmy, pojęcia „adaptacja pracownika” i „onboarding” są używane wymiennie. Jeśli jednak spojrzymy na proces adaptacji w szerszej perspektywie, zauważymy, że dotyczy on nie tylko nowych pracowników. W swojej zawodowej drodze w organizacji każdy z pracowników, bez względu na staż, niejednokrotnie musi się przystosowywać do zmian. Są one częścią życia każdej firmy.
Nowy team leader, awans, powrót do pracy po dłuższej przerwie chorobowej – to tylko przykłady sytuacji, w których środowisko pracy lub perspektywa danego pracownika ulegają zmianie. Pracownik musi za tą zmianą podążyć, a zadaniem pracodawcy jest wspierać go w tej drodze.
By być bardziej precyzyjnymi: adaptacja pracownika może być odczytywana jako dużo bardziej pojemne pojęcie, takie, które zawiera w sobie i onboarding, i reboarding, i przystosowanie do zmiany w zakresie obowiązków, a nawet w strukturze organizacji.
A co z orientation? Idziemy od ogółu do szczegółu. Orientation to węższe pojęcie niż proces adaptacji. Na zagranicznych rynkach pracy tak określa się jeden z etapów onboardingu, a konkretnie wdrożenie do organizacji czy też do kultury organizacji. Zwykle obejmuje pierwszy tydzień lub tygodnie nowych pracowników.
Adaptacja nowego pracownika – przykłady
Przekładając teorię na praktykę, na przykładzie naszych klientów chcemy pokazać Ci trzy interesujące procesy adaptacji, które w ciekawy sposób przygotowują pracowników do pracy. Każda z organizacji kładzie akcenty na nieco inne etapy onboardingu. Może Cię to zainspiruje!
Rozbudowane szkolenia organizacyjne i produktowe
Danone przykłada dużą wagę do edukacji nowych pracowników i zaprasza ich do programu 3mam z DANONE. Już od pierwszego dnia pracy nowe osoby mogą korzystać z aplikacji onboardingowej Gamfi, gdzie mają dostęp do całej wiedzy. Dodatkowo, na poszczególnych etapach wdrożenia pracownicy rozwiązują szybkie testy wiedzy, dzięki czemu firma może mierzyć efektywność procesu nauki w ramach programu. Tutaj adaptacja nowego pracownika oznacza przede wszystkim intensywne przyswajanie wiedzy na temat firmy i jej oferty produktowej.
Angażujący pre-onboarding
BGK kładzie akcent na pierwsze etapy adaptacji i mocno wspiera swoich pracowników już w fazie pre-onboardingu. To właśnie wtedy nowe osoby otrzymują dostęp do aplikacji onboardingowej Gamfi Onboarding, z której korzystają również na etapie powitania i wdrożenia do organizacji. Co więcej, BGK na bieżąco monitoruje proces wdrożenia, badając opinię pracowników po tygodniu, 3 miesiącach oraz po roku.
Wdrożenie do nowej przestrzeni
Razem z EFL stanęliśmy przed ciekawym wyzwaniem, by wdrożyć dotychczasowych pracowników do nowego sposobu pracy w nowym biurze. Od pierwszego dnia pracy w nowej lokalizacji pracownicy korzystali z platformy onboardingowej, gdzie, prowadzeni przez fabularną opowieść, odkrywali nowe biuro i obowiązujące w nim zasady. Wykorzystaliśmy szereg mechanizmów, które zwiększały zaangażowanie pracowników i motywację do wykonywania misji na platformie. Widzisz? Tak jak wspominaliśmy. Adaptacja pracownika to szerokie pojęcie. Może oznaczać także proces wdrożenia do nowego otoczenia.
Sprawnie zaadaptuj pracownika do nowej pracy, roli lub sytuacji.
Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!
