Masz pytania? Odpowiemy! Wyślij do nas wiadomość na contact@gamfi.com

  • Polski
  • English
Wdrożenie pracownika

Buddy – jak go wspierać i motywować?

Buddy w onboardingu

Bez niego proces wdrożenia wydłuża się nawet o miesiąc. Wiemy już, że w całym onboardingowym ekosystemie pełni równie istotną funkcję, co pracownik HR, menedżer i sam nowo zatrudniony. Bywa, że jego rola wysuwa się nawet na plan pierwszy. Buddy jest po prostu niezbędny, w każdym zespole. Problem w tym, że często brakuje chętnych do pełnienia tej funkcji. O tym, dlaczego tak się dzieje, pisaliśmy w poprzednim tekście. Dziś podpowiadamy, jak temu zaradzić.

Na papierze funkcja buddiego wygląda niezwykle kusząco. Jest stworzona dla dobrze zaznajomionych z organizacją dusz towarzystwa, które uwielbiają dzielić się wiedzą, a firmowe who-is-who mają w małym palcu. W każdym zespole znajduje się przynajmniej jedna taka osoba. A jednak, mimo że ma do dyspozycji rolę niemal skrojoną pod siebie, często nie jest nią zainteresowana. Z czego to wynika? W skrócie: z braku odpowiedniego wsparcia, motywacji oraz z niedostatecznego prestiżu. Dobra wiadomość jest taka, że z każdą z tych spraw można się świetnie rozprawić.

Wiemy to, bo pracujemy z naszymi klientami (m.in. z T-Mobile) nad wzmacnianiem funkcji buddiego w onboardingu i wspieraniem go w pełnieniu codziennych obowiązków. Teraz chcemy podzielić się z Tobą naszymi wnioskami. Ale od początku.

Buddy? Rola jasna z definicji. I dobrowolna!

Taka być powinna. A często nie jest – i to właśnie tu zaczyna się cały ciąg nieporozumień. Wyobraź sobie, że pewnego dnia przychodzi do Ciebie menedżer lub inny przełożony i, niczym czarodziej ze spiczastą czapką i długą brodą, rzuca w Twoim kierunku tajemniczo brzmiące zaklęcie. Dowiadujesz się oto, że właśnie zostajesz “buddiem” i od teraz pełnisz dodatkową funkcję: masz pomagać nowo zatrudnionym osobom we wdrażaniu się w pracę. Bardzo prawdopodobne, że już chwilę później w Twojej głowie pojawiają się co najmniej 4 pytania:

  • Kim jest ten cały “buddy”?
  • “Dodatkowa funkcja” – czyli będę mieć dodatkowe obowiązki? Znaczy się: czeka mnie JESZCZE WIĘCEJ pracy?
  • Mam pomagać – ale jak? Co dokładnie będzie należało do moich zadań?
  • Dlaczego nikt nie spytał mnie o zdanie?

Krótko mówiąc: świeżo upieczony buddy często zostaje z samymi znakami zapytania, a jeśli rola została mu narzucona, może też odczuwać złość i frustrację. Przyznaj: nie jest to wymarzony początek owocnej współpracy, prawda? Co z tym fantem zrobić?

Z naszego doświadczenia wynika, że rola buddiego w organizacji w pierwszej kolejności powinna zostać bardzo dobrze przemyślana i konkretnie zdefiniowana. Warto również w jakiś sposób ją sformalizować. Chodzi o to, by każdy kandydat do tej funkcji dokładnie wiedział, na co się pisze, a także – co nie mniej ważne – na co się NIE pisze.

Buddy powinien więc z góry znać zakres swoich obowiązków. Warto również, by wiedział, gdzie przebiega onboardingowa granica pomiędzy jego zadaniami, a tymi należącymi do menedżera czy pracownika HR. Druga rzecz to sam proces nadania funkcji buddiego nowej osobie. Musi wynikać wyłącznie z dobrowolnej chęci kandydata. Ale bez obaw! Jeśli tylko zatroszczysz się o odpowiednie wsparcie dla buddiego, gwarantujemy, że nie będziesz narzekać na brak chętnych! A skoro o wsparciu mowa. Czas poznać konkretne sposoby pomagania buddiemu w pełnieniu jego roli.

Zorganizuj współpracę i odciąż z obowiązków

Onboarding to proces zespołowy. Buddy nigdy nie działa w próżni, jego ścieżki nieustannie krzyżują się z tymi menedżera i HR-owca. By nie doszło do kolizji, niezbędny jest właściwy podział ról i obowiązków. Dzięki temu proces onboardingu przebiegnie sprawniej, a i żadna ze stron nie będzie czuła się poszkodowana przez nadmiar (nieswoich) zadań. Jak podzielić obowiązki? To już kwestia indywidualnych rozstrzygnięć, warto jednak pamiętać o zachowaniu istoty funkcji wszystkich trzech person:

  • pracownik HR inicjuje cały proces i panuje nad formalnymi kwestiami zatrudnienia nowego pracownika;
  • menedżer odpowiada za ułożenie planu wdrożenia, jego właściwą realizację oraz merytoryczne przygotowanie nowo zatrudnionego do pracy na danym stanowisku;
  • buddy dba o to, by nowicjusz odbywał obowiązkowe szkolenia i spotkania wdrożeniowe, troszczy się również o wszystkie “miękkie” aspekty onboardingu – zapewnia pracownikowi wsparcie emocjonalne, integruje go z zespołem i jest dla niego pierwszym kontaktem w razie wątpliwości lub pytań.

Gdy rozdzielimy już onboardingowe role, pora pomyśleć o tym, w jaki sposób mądrze zagospodarować czas i siły osoby wspierającej. Nawet urodzony buddy może się szybko zniechęcić, jeśli dodatkowa rola będzie dla niego oznaczała również dodatkową pracę. Dużo dodatkowej pracy.

Pamiętajmy, że buddy to przede wszystkim pracownik organizacji. Ma sporo obowiązków związanych z pełnieniem swojego podstawowego stanowiska. A przecież bycie buddiem wymaga zaangażowania, czasu oraz pozytywnego nastawienia. Przemęczony pracownik nie będzie w stanie wykrzesać z siebie wystarczającej ilości energii, cierpliwości i optymizmu, by skutecznie pomagać nowemu koledze czy koleżance. Buddy zmieni się w zombie. 

Dlatego warto pomyśleć o odciążeniu kandydata na buddiego z części jego podstawowych obowiązków, a zadania związane ze wspieraniem nowo zatrudnionej osoby na stałe włączyć do harmonogramu jego prac. Tak, takie rozwiązanie sprawi, że rola buddiego stanie się bardziej sformalizowana i nabierze cech odrębnego stanowiska. I bardzo dobrze, o czym za chwilę! 

Wesprzyj odpowiednimi narzędziami

Własne obowiązki, czuwanie nad harmonogramem spotkań wdrożeniowych nowicjusza, bieżąca komunikacja z całym onboardingowym teamem, podpytywanie nowego pracownika o samopoczucie i wrażenia z nowej pracy – sporo rzeczy do ogarnięcia, prawda? Na szczęście tu z pomocą przychodzi technologia! Warto wyposażyć buddiego w narzędzia do automatyzacji procesu onboardingowego. Ułatwią mu wykonywanie zadań, ściągną z głowy konieczność pamiętania o każdej najdrobniejszej rzeczy i zapobiegną nawarstwianiu się obowiązków. Rezultat? Mniej frustracji, za to dużo więcej frajdy z bycia buddiem!

Przykłady takich rozwiązań? Możemy opowiedzieć Ci o tych, które tworzymy w naszej aplikacji Gamfi Onboarding (i które już mają swoich fanów).

  • Planowanie harmonogramu spotkań – menedżer przypisuje buddiemu zadanie ułożenia planu szkoleń i spotkań wdrożeniowych dla nowego pracownika. Brzmi szumnie, ale w praktyce buddy po prostu zaznacza właściwe pozycje na przygotowanej wcześniej liście zbiorczej.
  • Narzędzie do automatyzacji umawiania spotkań – czyli bot, który wyręcza buddiego (ale również menedżera i pracownika HR) w umawianiu zaplanowanych szkoleń i spotkań wdrożeniowych. Świetnie usprawnia bieżącą komunikację w całej onboardingowej drużynie.
  • Dashboard –  czyli rodzaj panelu nawigacyjnego. To narzędzie, które pomaga zorientować się w całym procesie onboardigowym. Odpowiada na pytania typu: Co już za mną? Co wciąż przede mną? Które zadania są priorytetowe? Jak idzie wdrożenie mojemu podopiecznemu? Taki pulpit nawigacyjny ma każdy z uczestników procesu onboardingowego, a poszczególne dashboardy są ze sobą zintegrowane.
  • Misje i zadania – buddiemu przypisywane są proste misje lub zadania, np. oprowadzenie pracownika po firmie, przedstawienie mu współpracowników czy upewnienie się, że ma gotowy sprzęt do pracy. Wszystkie zadania w odpowiednim momencie wyświetlają mu się w dashboardzie.

Dołącz do newslettera Gamfeed i zajadaj się pożywną wiedzą o onboardingu i pracy w erze cyfrowej!

  • Czytaj przed innymi przekrojowe autorskie treści.
  • Otrzymuj dostęp do informacji, których nie publikujemy w żadnym innym miejscu;
  • Zyskaj newsfeed naprawdę warty scrollowania – bez spamu, za to z mnóstwem jakości.

    Administratorem danych jest Gamfi Sp. z o.o. Dane osobowe są przetwarzane w celu kontaktu oraz realizacji usług. Mają Państwo prawo do, usunięcia i modyfikacji danych osobowych, złożenia sprzeciwu, ograniczenia przetwarzania oraz do złożenia skargi do UODO. Więcej informacje na temat ochrony danych osobowych znajdą Państwo w naszej Polityce Prywatności lub zadając pytanie na iodo@gamfi.pl.

    Motywuj, motywuj i jeszcze raz motywuj

    Nawet największy zapał z czasem stygnie. Przyjemność i satysfakcja z wykonywanej pracy niejednokrotnie zwyczajnie nie wystarczają za rekompensatę przyjmowania na siebie, bądź co bądź, dodatkowych obowiązków. Z pracy z naszymi klientami wiemy, że tym, co odstrasza potencjalnych kandydatów do roli buddiego od zgłaszania się na to stanowisko, jest brak realnych korzyści. No dobrze, ale co ja właściwie będę z tego mieć? – pyta w myślach potencjalny buddy. To właśnie tutaj niezwykle ważną rolę odgrywa motywacja. Motywatory mogą mieć różną postać (materialną albo związaną z chęcią rozwoju czy z potrzebą prestiżu), ale jednak być muszą.

    Szukasz konkretnych pomysłów? Służymy pomocą!

    • Benefity lub nagrody rzeczowe – co miesiąc przyznawaj buddiemu określoną liczbę punktów, które będzie mógł wymienić na wybrane benefity lub przedmioty w firmowym systemie kafeteryjnym.
    • Rankingi, plebiscyty, konkursy – organizuj je cyklicznie, najlepiej z pompą! Wykorzystaj mechanizm grywalizacji, by wciągnąć osoby pełniące funkcję buddiego w pozytywną rywalizację. Najlepszych wspierających nagradzaj wartościowymi nagrodami. 
    • Szkolenia, warsztaty – ustal budżet szkoleniowy, w ramach którego buddies z Twojej firmy będą mogli podwyższać swoje kompetencje i szkolić się na przyszłych liderów.
    • Dzień wolny lub dodatkowy home office – czyli coś, co przyda się absolutnie każdemu. W ustalonej częstotliwości buddy będzie mógł odebrać dodatkowy dzień urlopu lub popracować z domu (jeśli normalnie funkcjonujecie w trybie stacjonarnym).

    1 miesiąc

    Nawet o tyle może skrócić proces onboardingu aktywność buddiego – tak pokazuje nasze doświadczenie. To oznacza większą produktywność całego zespołu i znacznie lepszą organizację jego pracy, co samo w sobie działa motywująco – również na buddiego.

    Nadawaj znaczenie roli

    Prestiż, a raczej jego brak – to kolejna kwestia, która skutecznie odsuwa pracowników od kandydowania na funkcję buddiego. Powszechnie uważa się, że buddiem może być każdy (co zdecydowanie nie jest prawdą), a sama rola odbierana jest raczej jako kukułcze jajo niż coś pożądanego i podziwianego. Jak to zmienić? Jak zbudować buddiemu markę?

    • Nadaj buddiemu decyzyjność. Niech nie będzie biernym realizatorem narzuconego z góry pomysłu. Włącz go w planowanie procesu wdrożenia i traktuj na równi z pozostałymi personami onboardingu: menedżerem, pracownikiem HR i nowo zatrudnioną osobą.
    • Jeśli trzeba, całkowicie zmień nazwę tej funkcji. Tak zrobił nasz klient, T-Mobile Polska – za chwilę opowiemy Ci o tym więcej.  
    • Stwórz specjalizację. Niech Twoi pracownicy od początku wiedzą, że mogą się nie tylko realizować, ale również doskonalić w roli buddiego. Pomyśl o stworzeniu wewnętrznego procesu szkolenia na tę funkcję lub o wysyłaniu kandydatów do roli buddiego na zewnętrzne szkolenia lub warsztaty. Idea jest taka, by bycie buddiem nie było jednorazową przygodą, a prawdziwą zawodową podróżą. Doświadczony buddy w przyszłości może szkolić tych początkujących.
    • Włącz funkcję buddiego w ścieżkę rozwoju. Możesz uczynić z niej przyczółek do rozwoju zawodowego, np. na ścieżce menedżerskiej. 

    Nie zapominaj o informacji zwrotnej

    Jest w cenie zawsze, niezależnie od stanowiska. Przywiązujemy tak wielką wagę do dawania feedbacku nowo zatrudnionemu pracownikowi.

    A co z pozostałymi personami procesu onboardingu? Buddy też potrzebuje wiedzieć, jak mu idzie, co mógłby poprawić, na czym powinien się skupić kolejnym razem.

    Na kwestię tę zwracała uwagę Maja Gojtowska podczas webinaru poprowadzonego w ramach naszej Akademii Onboardingu. Posłuchaj koniecznie!

    Zainspiruj się dobrym przykładem

    O tym, jak w T-Mobile Polska wymyślono rolę buddiego na nowo.

    Nasz klient do całej sprawy podszedł dość rewolucyjnie i postanowił… stworzyć buddiemu markę od nowa.

    Po rozmowach z pracownikami szybko okazało się, że rola buddiego nie kojarzy się im najlepiej: sama funkcja była praktycznie nienazwana i dość niejasna – zarówno dla osób wspierających, jak i menedżerów. Brakowało też czynników motywujących do jej pełnienia oraz narzędzi ułatwiających to zadanie.

    First things first: wszystko zaczęło się od zmiany nazwy: Buddy stał się Nawigatorem.

    Nie była to zmiana dla samej zmiany. Chodziło o wymazanie negatywnych skojarzeń związanych z tą rolą i stworzenie dla niej carte blanche. W ślad za opracowaniem nowej nazwy poszło dokładne zdefiniowanie roli i zadań nawigatora oraz wyraźne rozdzielenie obowiązków pomiędzy nim i menedżerem. Buddy został również wyposażony w naszą aplikację i tym samym zyskał dostęp do wygodnych cyfrowych narzędzi wspierających jego pracę, m.in. do dashboardu i check-listy zadań. 

    Potem do gry weszła grywalizacja.

    Ogromną rolę w całym procesie zmian odegrało również stworzenie systemu motywacji nawigatorów. Tu również w ruch poszła nasza aplikacja oraz wbudowany w nią mechanizm grywalizacji. Nawigatorzy T-Mobile Polska wykonując swoje codzienne zadania, zdobywają punkty, które mogą wymieniać na benefity w kafeterii.

    Raz na kwartał firma organizuje również wielki plebiscyt w którym, za pomocą aplikacji, głosami pracowników i menedżerów wybierani są najlepsi buddies w całej organizacji. Czekają na nich atrakcyjne nagrody rzeczowe i…fame! 

    Zresztą, najlepiej opowie Ci o tym wszystkim sam Andrzej Adamiec z T-Mobile Polska.

    Właściwe określenie roli buddiego należy do sporych wyzwań. Wie o tym niejedna polska i zagraniczna organizacja. Wiemy i my. Ale naprawdę warto. Buddy może przynieść Twojej firmie wiele dobrego, a przy odpowiednim wsparciu będzie również wykonywał swoje obowiązki z prawdziwą przyjemnością. Mówimy to z doświadczenia – naszego i naszych klientów. Chętnie pomożemy Ci skonstruować lub usprawnić tę funkcję w Twojej organizacji. Co Ty na to?

    Chcesz wprowadzić funkcję buddiego w swojej organizacji?

    Wiemy, jak to zrobić – i zautomatyzować. Porozmawiajmy!


    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Administratora w celu kontaktu zgodnie z Polityką Prywatności.

    Administratorem danych jest Gamfi Sp. z o.o. Dane osobowe są przetwarzane w celu kontaktu oraz realizacji usług. Masz prawo do usunięcia i modyfikacji danych osobowych, złożenia sprzeciwu, ograniczenia przetwarzania oraz do złożenia skargi do UODO. W każdej chwili możesz wycofać swoją zgodę. Więcej informacji na temat ochrony danych osobowych znajdziesz w naszej Polityce Prywatności lub zadając pytanie na iodo@gamfi.pl.

    Adrian Witkowski

    CEO w Gamfi

    Dodaj komentarz

    Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *