Budowanie zaangażowania pracowników w procesie onboardingu

W raporcie “Global Talent Trends 2022-2023” jako największe wyzwanie kadra zarządzająca wskazała “zrekrutowanie odpowiedniej osoby, w odpowiednio krótkim czasie i w ramach dostępnego wynagrodzenia”. Jeśli więc już jesteśmy szczęściarzami, którzy ten cel zrealizowali, powinniśmy skupić uwagę na tym, by zrekrutowany pracownik poczuł więź z organizacją. A to może i powinno się wydarzyć już podczas onboardingu. To jest czas, kiedy nowa osoba nie tylko poznaje kulturę i wartości firmy, ale też zaczyna się z nią utożsamiać.

Trudno jednak nie oprzeć się wrażeniu, że w bardzo wielu organizacjach zaangażowanie pracowników postrzegane jest bardziej jako proces, który wymaga wielu miesięcy pracy. W trakcie onboardingu nowy członek zespołu poznaje środowisko pracy i swoje zadania, ale okres ten w dużej mierze skupia się na ewaluacji jego kompetencji oraz kwalifikacji. Takie spojrzenie nie do końca pasuje do realiów współczesnego rynku pracy, na którym budowanie zaangażowania pracowników powinno odbywać się już w procesie onboardingu, który z kolei zaczyna się natychmiast po zakończeniu rekrutacji.

Dlaczego budowanie zaangażowania pracowników jest tak bardzo istotne już na początku ich przygody z firmą? Jakie czynniki budują zwiększenie zaangażowania pracowników? Jak budować zaangażowanie, jednocześnie nie zapominając o rozwoju pracowników? Na czym polega pozytywny wpływ zaangażowania na całą organizację?

Z tego tekstu dowiesz się jak powinno wyglądać budowanie zaangażowania pracowników w procesie wdrożenia.

Dlaczego budowanie zaangażowania pracowników na etapie onboardingu jest tak istotne?

O tym, jak istotne są pierwsze wrażenia pracowników w nowym miejscu pisaliśmy wiele razy. Według raportów Equifax Workforce Solutions ponad 40% decyzji o odejściu z pracy zapada podczas pierwszego miesiąca. Z kolei badanie Gallupa wskazuje, że zaledwie 12% pracowników wysoko ocenia doświadczenie onboardingu w ich organizacjach. To wyraźnie sygnalizuje, gdzie leży potencjał na budowanie zaangażowania zatrudnionych. 

Istotne są nie tylko pierwsze dni i tygodnie w nowym miejscu pracy, ale też czas między decyzją o zatrudnieniu, a rozpoczęciem współpracy. Już na tym etapie zatrudnieni weryfikują swoje wyobrażenie o organizacji, a jeśli coś ich niepokoi, mogą zrezygnować jeszcze zanim postawią pierwsze kroki w firmie. 

Z tego powodu od samego początku warto budować zaangażowanie pracowników. Gdy ich potencjał ujawni się dopiero pod koniec okresu próbnego, a pracodawcy będzie zależało na stałym zatrudnieniu nowicjusza, może być już za późno. Niezadowolony kandydat w tym czasie mógł już odbyć spotkania rekrutacyjne u konkurencji. Zaangażowanie pracowników powinno więc kształtować się, zanim nastąpi podejmowanie decyzji o podpisaniu kolejnej umowy i pracownik zdobędzie prawdziwe zaufanie przełożonego. Na tym polega zarządzanie zasobami ludzkimi bez niepotrzebnego ryzyka.

Zatrzymać wartościowych kandydatów

– Na dzisiejszym rynku pracy wartościowi kandydaci otrzymują wiele ofert i stosują wiele kryteriów, poza samym wynagrodzeniem, by wybrać najlepsze propozycje. Firmy muszą przekonać kandydata, że właśnie to miejsce pracy, ze swoją kulturą i benefitami jest doskonałym miejscem do rozwijania kariery zawodowej. Podczas rekrutacji kandydaci dają z siebie wszystko i tak samo powinni podchodzić do procesu menedżerowie – podkreśla Matt Weston, dyrektor zarządzający w międzynarodowej firmie konsultingowej Robert Half. 

Częścią tego procesu jest budowanie zaangażowania pracowników. Wypracowanie dobrych relacji z nowo zatrudnionym, nie tylko zmniejsza zagrożenie wczesnego odejścia, ale też pozytywnie wpływa na jego wdrożenie. Zaangażowany i zmotywowany pracownik szybciej przyswaja wiedzę, adaptuje się do nowych zadań, a w konsekwencji szybciej osiąga pełną samodzielność. 

Nie ulega wątpliwości, że nowi pracownicy zwracają uwagę nie tylko na poziom wynagrodzenia i benefity pozapłacowe. Chcą się przekonać, że kulturę organizacji i rozwój firmy będą sprzyjały realizacji ich własnych planów zawodowych. Wysoko zaangażowani pracownicy są w dużej mierze efektem prawidłowo przeprowadzonego onboardingu, podczas którego obie strony weryfikują, czy dalsza współpraca będzie dla nich korzystna.

Od czego zależy zaangażowanie pracowników w trakcie wdrożenia?

Zaangażowany pracownik wnosi do firmy nie tylko wiedzę i umiejętności, ale też entuzjazm i energię, przekładającą się na sukces pracodawcy, a nawet realizację wizji organizacji. Żeby osiągać ten efekt już na etapie wdrożenia, powinniśmy zwrócić uwagę na kilka kluczowych czynników.

Czynniki zwiększające zaangażowanie pracownika w trakcie wdrożenia: 

• Zapewnianie odpowiedniej ilości informacji – podczas onboardingu nowy członek zespołu przyjmuje bardzo dużo nowej wiedzy – od kwestii organizacyjnych po logistyczne. Niezwykle ważne jest, by podawać je precyzyjnie i nie przeładować. W przeciwnym wypadku pracownicy poczują się przytłoczeni i trudniej będzie im skupić się na wykonywanej pracy. W ostatnich latach sprawdzonym sposobem na wzrost zaangażowania pracowników już na etapie onboardingu, choć nie tylko, stał się microlearning. Często ma on formę grywalizacji, co w przyjemnej formie przekłada się również na motywowanie pracowników.
• Niski poziom stresu i niepewności – stres w pracy to zwykle skutek braku równowagi między wymaganiami wobec pracownika, a jego możliwościami w radzeniu sobie z nimi. Nowy pracownik nie może czuć zbyt dużej presji. Zamiast przytłaczać obowiązkami, buduj atmosferę współpracy. Regularnie rozmawiaj z pracownikiem i monitoruj bieżącą sytuację, by móc w porę zareagować na niepokojące sygnały. Poczucie wsparcia ze strony przełożonego i pozostałych członków zespołu zdecydowanie pomaga zwiększyć zaangażowanie pracowników, którzy dopiero poznają firmę, a jej kultura organizacji wciąż pozostaje dla nich tajemnicą. Firmy, którym szybciej uda się ich zaangażować, w nagrodę mogę oczekiwać, że nowi pracownicy szybciej ujawnią swój potencjał i pokażą, jak bardzo mogą przydać się Twojej firmie oraz jak wiele wnieść do Twojego zespołu.
• Usprawnianie procesów formalnych – wypełnienie formularzy kadrowych, szereg obowiązkowych szkoleń to przestrzeń, w której nowy pracodawca może wyróżnić się na rynku. Zastanów się jak możesz zaprojektować formalności w firmie, by zamiast żmudnego, procesu, nowy pracownik dostał przyjazne doświadczenie. Zdarza się, że niskie zaangażowanie pracowników wynika właśnie z przytłoczenia kwestiami formalnymi. Pracownikom wydaje się, że podobnie mogą wyglądać kolejne miesiące, przez co nie znajdą oni wystarczająco dużo czasu, aby wykonywać swoją pracę i realizować założone cele, jak również podejmować samodzielne inicjatywy. Nie dopuść do sytuacji, w których zaangażowanie pracowników jest niskie właśnie z tego powodu. W końcu dostępne są narzędzia, dzięki którym wiele spraw formalnych i szkoleniowych da się załatwić online, a przynajmniej perfekcyjnie zaplanować.  
• Wyprzedzanie potrzeb i pytań – w dobrze zorganizowanym onboardingu organizacja powinna być przygotowana na potencjalne potrzeby nowego pracownika. Jeśli będzie miał pod ręką odpowiedzi na rodzące się w jego głowie pytania, a większość spraw będzie mógł załatwić przez zautomatyzowane procesy, jego onboarding będzie przebiegał znacznie sprawniej. Czasami wystarczy drobna poprawa w organizacji onboardingu, aby znacząco zwiększyć zaangażowanie pracowników i tym samym osiągnąć sukces w procesie rekrutacji specjalisty. 
• Dostępność/ kontakt (ze strony HR, menedżera, buddy’ego) – stawiając pierwsze kroki w nowym miejscu pracy, nowicjusz potrzebuje informacji, nawet na bardzo podstawowe tematy. Jeśli menedżer i buddy nie nie będą dla niego dostępni, poziom niepewności i zagubienia wzrośnie, a to negatywnie wpłynie na zaangażowanie. Innymi słowy, by skutecznie zaangażować pracowników, potrzebny jest efekt synergii pomiędzy działem HR, przełożonym oraz buddym. Każdy z nich ma w tym procesie do odegrania swoją własną rolę i bardzo istotne jest jej zrozumienie oraz poczucie wpływu na onboarding.
• Dobre relacje z nowym zespołem – wejście do nowej grupy zawsze jest wyzwaniem, bez względu na doświadczenie i umiejętności. Warto od samego początku budować wzajemne zaufanie, zapewnić przestrzeń do poznania wszystkich członków zespołu, także w mniej sformalizowany sposób. Budowanie zaangażowania w zespole odbywa się również na mniej formalnych płaszczyznach, a doświadczenia pokazują, że ogromny udział ma w tym buddy, którego rola wciąż nie jest dobrze rozumiana w wielu przedsiębiorstwach.
• Podmiotowe traktowanie – liczne badania pokazują, że pracownicy od samego początku chcą mieć wpływ na to jak organizacja funkcjonuje i osiąga swoje cele. Na wdrożenie w obowiązki oczywiście potrzeba czasu, ale nowy pracownik powinien możliwie szybko poczuć się integralną częścią zespołu, i poznawać aktualne projekty. 
• Dozowanie zadań i obowiązków – tutaj duże pole do popisu ma menedżer i  pozostali członkowie zespołu. Pierwszym krokiem jest dokładne wytłumaczenie zakresu obowiązków, a potem stopniowe wdrażanie w zadania i nowe projekty. Ważne, by pracownik wiedział gdzie w razie potrzeby szukać pomocy i wskazówek. Wówczas rosnące zaangażowanie wpływa na szybsze wdrożenie, a pracownicy szybciej ujawniają swój potencjał, tworząc sukces firmy.
• Możliwości rozwoju – zaangażowanie pracownika rośnie, gdy ma przed sobą perspektywy rozwoju. Jeśli ma poczucie, że firma wspiera go w zdobywaniu nowych umiejętności,  jego motywacja do osiągania kolejnych celów wzrośnie. Warto regularnie badać potrzeby pracowników w tym zakresie, określać ścieżki rozwoju i oferować udział w szkoleniach, warsztatach i wydarzeniach branżowych, bo to w niebagatelny sposób buduje ich zaangażowanie.

Buduj zaangażowanie pracowników już w trakcie pre-onboardingu

Podnoszenie zaangażowania pracowników to długotrwały proces, który kształtuje się od pierwszego kontaktu z organizacją. Nastawiamy się nie na sprint, ale na maraton. Wiele jednak zależy od pierwszego wrażenia, więc jeśli chcemy osiągać oczekiwane rezultaty, powinniśmy budować więź pracownika z zespołem już na etapie pre-onbaordingu.  

Z jednej strony to idealny czas na dalsze wprowadzanie w firmową kulturę, reguły i procesy oraz realizację administracyjnej części onboardingu. Z drugiej możliwość budowania więzi z pracownikami jeszcze przed właściwym rozpoczęciem współpracy. Doskonale wpływa to na budowanie zaangażowania w zespole.

Dopełnianie formalności, takich jak wybór i zamawianie sprzętu czy uzupełnienie danych kadrowych powinno być dla zrekrutowanego prostym i przyjemnym doświadczeniem. Jeśli dodamy do tego regularny kontakt ze strony menedżera lub buddy’ego i drobne, ale istotne gesty jak np. spersonalizowany welcome pack, możemy być pewni, że poziom zaangażowania nowego członka zespołu wzrośnie.

Jednocześnie jego wejście do firmy staje się płynniejsze. Informacje są dawkowane stopniowo, a nie kumulowane w pierwszych dniach pracy. Zadania stają się bardziej przyjazne, a to ma wpływ na zwiększenie zaangażowania pracowników.

Jak zwiększyć zaangażowanie pracowników? Stopniuj poziom trudności zadań w czasie wdrożenia

Nie wrzucaj nowicjusza na zbyt głęboką wodę, bo to go przytłoczy, ale też nie wyznaczaj mu zbyt prostych zadań, bo go zdemotywują. Kluczowe jest znalezienie złotego środka i umiejętne stopniowanie poziomu trudności zadań do etapu wdrożenia.

Jak to zrobić? My widzimy to tak:

• Pre-onboarding to dobry moment na pierwsze zadanie, np. wypełnienie formularzy kadrowych, wybór paczki powitalnej przez aplikację onboardingową. W ten sposób pracownik zyskuje poczucie sprawczości od początku wdrożenia.
• Podczas wdrożenia stanowiskowego menedżer może wyznaczać pierwsze zadania operacyjne. Ważne by stopniować ich trudność w trakcie tego etapu onboardingu. Zamiast prośby o przygotowanie nowej strategii marketingowej dla kluczowego klienta, poproś na początek, by pracownik zebrał dane pomocne w budowie strategii. Nawiązanie współpracy z nowym klientem to też nie zadanie na pierwszy tydzień wdrożenia w obowiązki pod okiem menedżera… Dobrą rozgrzewką będzie natomiast telefon do 3 klientów z pytaniem o ich aktualne potrzeby.

Ważne jest także stawianie celów/definiowanie kamieni milowych. One wyznaczają nowym osobom konkretną ścieżkę działań, sygnalizują postępy w codziennej pracy, a w konsekwencji pozwalają zwiększyć zaangażowanie pracowników.

Pierwsze sukcesy podnoszą poziom zaangażowania pracowników. Z kolei niepowodzenia mogą go obniżyć. Rozwiązaniem problemu jest początkowe skupienie się na pojedynczych zadaniach. Na multitasking przyjdzie pora, gdy nowicjusz pozna już swoją pracę i współpracowników.

Pamiętaj, że decyzyjny pracownik, to zaangażowany pracownik.

Planując proces wdrożenia stwórz pracownikowi przestrzeń do podejmowania pierwszych samodzielnych decyzji. Już na etapie pre-onboardingu możesz mu umożliwić skompletowanie prezentu powitalnego, czy wybór służbowego sprzętu.

W kolejnych krokach włączaj pracownika w zespołowe narady, spotkania z klientem, czy burze mózgów w poszukiwaniu nowych pomysłów na rozwój. Niech nie występuje w roli biernego obserwatora, a aktywnego uczestnika. Pytaj o jego opinię i uwzględniaj jego zdanie w podejmowaniu decyzji. Daj mu poczucie sprawczości i pokaż, że jego zaangażowanie ma znaczenie już na etapie wdrożenia.

Dostrzegaj postępy i osiągnięcia nowo zatrudnionej osoby

Każdy mniejszy lub większy sukces osoby wdrażanej nie może umknąć Twojej uwadze. Śledź postępy nowego pracownika i doceniaj je na bieżąco. Nie czekaj do końca onboardingu, by podsumowując cały proces wypunktować i jego osiągnięcia. Owszem, to nadal będzie miły gest, ale z perspektywy zaangażowanych pracowników bardziej wartościowy będzie regularny feedback. Daj nowicjuszowi poczucie, że dostrzegasz jego starania na co dzień, nie tylko po zakończeniu okresu próbnego. Poziom zaangażowania pracowników rośnie, jeśli ich osiągnięcia są dostrzegane i czują, że swoją pracą wnoszą do organizacji coś nowego i wartościowego.

Budowanie zaangażowania pracowników wymaga obustronnego feedbacku

Aby feedback był w pełni wartościowy i efektywny, powinien być obustronny. Dlaczego? Bo dopiero wtedy pracodawca poznaje perspektywę obu stron – swoją i nowego pracownika. Dzięki temu może poznać i odpowiednio zaadresować potrzeby każdej z zangażowanych w proces osób. Co więcej, nowa osoba zyskuje poczucie, że jej opinia jest ważna, co zwiększa jej motywację do działania.

To ważne, by być otwartym na feedback nowicjusza, bo jego głos w trakcie onboardingu jest równie istotny jak menedżera czy buddiego. Warto ich włączać w rozmowy, organizować spotkania 1:1 lub korzystać z ankiet pulse-check.

Dając pracownikowi możliwość podzielenia się swoją opinią możesz w porę dostrzec problemy, z którymi się mierzy i zapewnić jej odpowiednie wsparcie. Usuwasz potencjalne przeszkody, które mogłyby utrudniać pracownikowi wdrożenie i zaangażowanie w cały proces.

Jeśli zastosujesz takie podejście, korzyść będzie podwójna. Okazuje się, że zaangażowanie pracowników budować można przy jednoczesnym zbieraniu bardzo cennych informacji, które przydadzą się nie tylko w tym konkretnym wdrożeniu, ale również posłużą do budowania i doskonalenia procesów związanych z onboardingiem w przyszłości.

Last, but not least: nie zaniedbuj relacji

Trudno o zaangażowanie pracowników bez atmosfery współpracy, której fundamentem są życzliwe relacje. Dlatego często powtarzamy, że rola buddiego w onboardingu jest kluczowa, bo to właśnie on wspiera nowicjusza w budowaniu relacji z zespołem. Jego emocjonalne wsparcie ułatwia kontakt z resztą załogi, szczególnie na początku, kiedy nowy pracownik dopiero poznaje zespół.

Gdy wraz z zaangażowaniem rośnie zaufanie do pozostałych członków zespołu, nowicjusz zyskuje przekonanie, że z każdym problemem lub wątpliwością może się zwrócić do swojego zespołu, co jest konieczne, by cały dział lub team pracował efektywnie. Przy prawidłowo przeprowadzonym wdrożeniu nowicjusz staje się pełnoprawnym członkiem zespołu w naprawdę krótkim czasie.

Takie warunki o wiele bardziej sprzyjają budowaniu zaangażowania pracowników opartego na zaufaniu i dobrej komunikacji. Znacznie trudniej jest wykrzesać z siebie iskrę motywacji do działania, kiedy nowa osoba nie czuje się dobrze w zespole. Nie zaniedbuj relacji i zapewnij osobie wdrażanej wsparcie również w tej kwestii.

Radosław Szczęsny

Chief Product Officer w Gamfi

Z Internetem związany od czasów modemu i 0202122. Projektant wielu aplikacji i gier reklamowych. Od prawie 10 lat związany z rynkiem HR Tech. Zrealizował kilkadziesiąt projektów wykorzystujących grywalizację. Lubi automatyzację, dobry design i żużel. Early adopter nowych technologi i usług.