Checklista HR - jak wykorzystać jej potęgę?

Co łączy pilotów, chirurgów i dowódców armii? Wszyscy doskonale znają zalety stosowania list kontrolnych. W ich przypadku checklista potrafi zadecydować o sprawach życia i śmierci. W pracy HR-owca stawka być może nie jest aż tak wysoka, ale i tu checklista może zdziałać cuda. I to w najróżniejszych obszarach: od rekrutacji przez onboarding aż po działania EB czy badania NPS. Dziś podpowiadamy, jak korzystać z zalet listy kontrolnej - w pracy indywidualnej i zespołowej.

Checklista jako uniwersalne narzędzie usprawniające pracę

Lista kontrolna zawiera czynności, które muszą zostać wykonane, by osiągnąć zamierzony cel. Mogą one być sekwencją zadań w konkretnej kolejności lub listą kluczowych rzeczy do zrobienia. Checklista dotyczy zwykle powtarzalnych aktywności, definiuje krytyczne kroki, których niepodjęcie zwiększa ryzyko błędu. Najbardziej popularne rodzaje checklisty to:

• przeczytaj - zrób (READ-DO) - ta checklista działa podobnie jak przepis kulinarny. Czytamy jakie składniki i w jakiej kolejności dodać oraz jak je przygotować, by w efekcie cieszyć się pysznym daniem. W pracy w HR taka lista kontrolna może być gotowym przepisem na udany preboarding lub wartościowe exit-interview.
• zrób - potwierdź (DO-CONFIRM) - to lista, która zakłada konieczność potwierdzenia wykonania danych kroków, by nie zapomnieć o krytycznych czynnościach, które determinują zakończenie z sukcesem kolejnych etapów. To narzędzie jest wykorzystywane np. przez pilotów, dzięki liście mają pewność, że wykonali wszystkie niezbędne elementy skomplikowanej procedury.

Lista tworzona z chirurgiczną precyzją

Lista sprawdzająca to uniwersalne narzędzie stosowane nie tylko w życiu prywatnym, ale również w takich obszarach jak przemysł lotniczy czy... medycyna.

Atul Gawande, chirurg i endokrynolog, podczas współpracy z WHO stworzył checklisty dla zespołów przeprowadzających operacje. Po ich wdrożeniu w 8 szpitalach na całym świecie liczba pooperacyjnych komplikacji spadła o 35%, a liczba śmiertelnych przypadków obniżyła się aż o 47%. Gawande jest również autorem słynnej książki "Potęga checklisty", w której bardzo szeroko omawia temat list kontrolnych.

Funkcje i zalety list kontrolnych

Większa efektywność pracy

Multitasking nie równa się efektywności. Badania pokazują, że wykonując kilka rzeczy naraz, nasza produktywność może być niższa nawet o 40%. Stosowanie checklist systematyzuje działania, nadaje im kolejność i priorytety, dzięki czemu można ze spokojną głową skoncentrować się na jednej czynności.

Więcej przestrzeni na kreatywność

Korzystając z list kontrolnych, mamy coś w rodzaju mini ściągawki, do której możemy się odwołać, wykonując powtarzalne czynności. Część uwagi, którą inaczej poświęcalibyśmy na to, by pamiętać o każdym kluczowym kroku w realizacji zadania, zostaje uwolniona. Dzięki temu możemy się bardziej skoncentrować na innych, bardziej kreatywnych aktywnościach.

Łatwiejsze delegowanie zadań

Delegowanie obowiązków jest nieodłączną częścią pracy zespołowej. Przy pracy z checklistą dzielenie się zadaniami jest znacznie łatwiejsze. Mając gotową listę kontrolną, przekazujemy członkowi zespołu konkretne kroki, zadania, często z przypisaną kolejnością i priorytetem. To zwiększa szansę na pomyślną realizację celu, szczególnie jeśli wdrażamy kogoś w nowe zadania. Przy przejmowaniu nowych obowiązków lista sprawdzająca będzie czymś w rodzaju drogowskazu. Nada kierunek wykonywanej pracy.

Weryfikacja procedur

To, że coś robimy w określony sposób, nie oznacza wcale, że to jedyna i najbardziej efektywna droga do celu. Monitorując swoją pracę, przyglądając się powtarzalnym, nawet najbardziej automatycznym czynnościom, możemy np. zauważyć, że nie wszystkie dotychczasowe kroki są niezbędne. Być może niektóre z nich trwają zbyt długo albo należy zmienić ich kolejność? Tu właśnie z pomocą przychodzi checklista. Już sam proces jej tworzenia jest doskonałą okazją do tego, by zweryfikować i usprawnić dotychczasowe procedury.

Checklista ułatwia śledzenie postępów

Korzystanie z tej metody wymaga bieżącego monitorowania postępów i sprawdzania, w którym momencie projektu/ procesu jesteśmy. Bez elementu ewaluacji stosowanie checklist mija się z celem. Szczególnie w przypadku pracy zespołowej, kiedy impas w jednym zadaniu może opóźnić wykonanie pozostałych aktywności.

Efektywna checklista - jak ją stworzyć i jak z nią pracować?

Aby stworzyć efektywną checklistę, dobrze jest mieć na uwadze kilka zasad, dzięki którym będzie ona narzędziem wspierającym pracę zespołową oraz indywidualną.

1. Zaczynamy od zdefiniowania obszaru, zadania, w którym lista sprawdzająca byłaby pomocna. W tym celu warto na bieżąco spisywać powtarzalne czynności, które są nieodłącznym elementem naszej pracy. Taki nawyk pozwoli ustandaryzować pracę poprzez listy kontrolne i dostarczy nam materiałów do pracy z nimi.
2. Kiedy określiliśmy już, w jakim obszarze stosowanie checklist będzie pomocne, rozpiszmy je na poszczególne kroki, a następnie przypiszmy im priorytety. Zastanówmy się też, czy któreś z tych czynności wydają się na tyle rutynowe, że czasami umykają naszej uwadze, a bez nich łatwo o błąd czy opóźnienie w projekcie. To bardzo ważne, by je wychwycić i dodać do listy. Dzięki temu nie musimy pamiętać o każdym szczególe, który w efekcie może się okazać kluczowy.

Dobra checklista, to prosta checklista

Zbyt długa checklista zamiast upraszczać i oszczędzać czas może wprowadzić dodatkowe zamieszanie. Lista sprawdzająca to nie instrukcja, która opisuje daną czynność w detalach. W przypadku tego narzędzia skupiamy się na kluczowych aktywnościach, które muszą być wykonane w określonej sekwencji lub łatwo umykają naszej uwadze.

Wg Atula Gawande dobra lista kontrolna zawiera od 5 do 9 punktów, które mieszczą się na jednej stronie.

Aby lista kontrolna była użyteczna, nie może być zbyt skomplikowana. Sformułowania i zwroty w niej zawarte powinny być czytelne dla wszystkich osób, które będą z niej korzystać. Skonsultujmy się z zespołem, upewnijmy, że każdy rozumie jej treść i wie jakie czynności w jakim momencie ma podjąć.  Jeśli chodzi o treść i formę, warto pamiętać o dwóch zasadach.

• Unikanie długich wyrazów - treść listy powinna być przystępna w odbiorze. Sięgajmy po proste słownictwo lub skróty powszechne stosowane w zespole/ organizacji
• Unikanie negacji - checklista powinna jasno określać, co robić, a nie czego unikać.

Kiedy lista kontrolna jest już gotowa, podzielmy się nią w takiej formie, która będzie dostępna dla wszystkich zainteresowanych. Na pewno cyfrowe wersje list będą łatwiejsze w użytkowaniu w większym gronie. Jest to szczególnie ważne w przypadku checklist sporządzanych na potrzeby zespołu.

Dzięki rozwiązaniom online każdy zaangażowany w dany projekt może na bieżąco komunikować reszcie załogi, na jakim jest etapie. Może również zgłaszać przeszkody, które napotyka. Dodatkowo, zdigitalizowana lista kontrolna może być modyfikowana i udoskonalana wspólnie, również w przypadku zespołów rozproszonych czy pracy w trybie hybrydowym.

Stworzenie i wdrożenie listy kontrolnej to nie koniec pracy nad nią. Warto ją jeszcze przetestować, sprawdzić, czy jakieś czynności nie trwają zbyt długo albo nie wydają się mylące lub zbędne. Wprowadzajmy ulepszenia, testujmy i finalizujmy kolejną wersję, aż do skutku.

Chcesz poznać konkretne aplikacje i narzędzia do pracy checklistami? W rozmowie z Gamfi poleca je Dagmara Ptasińska. Przeczytaj wywiad>>

Checklista w HR 

Listy kontrolne to uniwersalne narzędzie, które może mieć szerokie zastosowanie w wielu obszarach HR. Od rekrutacji po projekty EB, onboarding czy nawet exit interview. W zasadzie w każdej z tych dziedzin praca z checklistą może przynieść efekty.

Wszystko zależy od potrzeb organizacji, działu czy zespołu. Aby je zdefiniować, warto przez pewien czas zabawić się w obserwatora i bardziej świadomie przyglądać swojej pracy. Bardziej świadomie, czyli mniej rutynowo, bo to właśnie te czynności czy obszary, które traktujemy rutynowo, w natłoku obowiązków mogą nam umykać. Czasami pominięcie jednej drobnej rzeczy może okazać się kluczowe dla efektywności całego procesu/ projektu.

Rodzaje checklist do wykorzystania w HR

Lista "to-do" (To-Do List)

To chyba najbardziej powszechny rodzaj listy kontrolnej. Większość z nas używa jej intuicyjnie w każdej dziedzinie życia. Jest to lista rzeczy do zrobienia z wypisanymi zadaniami w dowolnej kolejności. Realizacja jednego z nich nie jest zwykle uzależniona od wykonania innego. Listy to-do mogą dotyczyć celów długoterminowych, jak i tych bardziej pilnych. Ten typ listy sprawdzającej ma bardzo szerokie zastosowanie. Jest on na tyle uniwersalny, że będzie pomocny praktycznie w każdej dziedzinie czy projekcie HR. Można go stosować indywidualnie lub przy pracy zespołowej.

Przykład? Checklista preboardingowa. Może zawierać takie punkty, jak wysłanie welcome packa, przygotowanie sprzętu, nadanie dostępów do systemu/narzędzi, przygotowanie umowy czy przesłanie wiadomości powitalnej od zespołu. Z kolei lista zadań do wykonania przy starcie nowego procesu rekrutacyjnego może przypominać o publikacji ogłoszenia, searchu w bazie kandydatów, x-ray searchu itd.

Lista szkoleniowa (Training Checklist)

Wachlarz ról w ramach jednej organizacji bywa bardzo szeroki, a rozwój w ramach każdej z nich wymaga podnoszenia kompetencji. Lista kontrolna dotycząca szkoleń pozwoli uporządkować tę kwestię. Za jej pomocą określisz, jakie szkolenia powinni odbyć pracownicy, którzy np. dołączają do organizacji lub o jaki zakres należy rozszerzyć pakiet szkoleń, np. w przypadku awansu na wyższe stanowisko lub w ramach firmowego programu rozwojowego.

Lista zadań (Task Checklist)

Ten rodzaj checklisty przypomina listę zadań. Tutaj jednak ważna jest kolejność poszczególnych kroków. Ich chronologia determinuje osiągnięcie celu. Bez wcześniejszej publikacji ogłoszenia rekrutacyjnego czy aktywnego poszukiwania kandydatów w dostępnych kanałach nie uda się przeprowadzić pierwszych rozmów z osobami zainteresowanymi nową rolą. Jeśli chcemy miło przywitać nowych pracowników, przygotowania do pierwszego dnia pracy powinniśmy rozpocząć na etapie preboardingu i krok po kroku przechodzić przez wszystkie zadania na liście.

Lista skupiona na rozwiązaniu problemu (Troubleshooting Checklist)

To szczególny rodzaj listy kontrolnej. Jej zadaniem jest wsparcie w rozwiązaniu problemu czy wyjściu z kryzysowej sytuacji. Zawiera odpowiednie pytania, które pomagają zdefiniować problem oraz znaleźć dla niego rozwiązanie. Takie narzędzie może być szczególnie przydatne podczas wdrażania nowych, strategicznych rozwiązań czy projektów, np. przy implementacji nowego systemu HRIS lub startu kampanii EB.

Lista koordynacyjna (Coordination Checklist)

Taka checklista przyda się podczas projektów, które wymagają koordynacji i współpracy różnych działów czy osób, np. przy onboardingu. Wspólna lista kontrolna skupiająca aktywności niezbędne w procesie wdrożenia będzie świetnym narzędziem dla HR-u, IT, hiring managera, buddiego, ale i samego pracownika. Przygotowanie dokumentów, sprzętu, wysyłka welcome packa, agenda pierwszego dnia pracy, cykl szkoleń wprowadzających - to tylko część zadań, która mogłaby znaleźć się na takiej liście.

Nam checklisty są wyjątkowo drogie. Szeroko wykorzystujemy je w naszej aplikacji do wdrażania pracowników Gamfi Onboarding. Wyposażamy w nie m.in. menedżera i buddiego. Na mechanizmie checklisty w dużej mierze oparta jest też sama aplikacja - kolejne kroki procesu (np. etapu preboardingu) uruchamiane są automatycznie w zaplanowanej wcześniej kolejności. Wykonując  zadania, użytkownik automatycznie je "odhacza", niczym na liście kontrolnej właśnie.

AAR, czyli checklista HR, która wieńczy dzieło

After-Action Review to narzędzie stworzone przez amerykańską armię, które jest wykorzystywane również w biznesowym otoczeniu. Istotą AAR jest szybka reakcja na popełnione błędy i opracowanie możliwych rozwiązań, najlepiej tuż po zakończeniu projektu lub nawet w trakcie jego realizacji. Chodzi o to, by wyciągać wnioski "na gorąco", kiedy łatwiej zdiagnozować napotkane trudności i opracować na przyszłość bardziej efektywną metodę działania.

Korzystając z metody After-Action Review, analizujemy cztery zagadnienia:

• Jaki cel chcieliśmy osiągnąć?
• Co osiągnęliśmy? Jaki był rezultat naszych działań?
• Jakie są przyczyny takich wyników?
• Jakie aktywności należy zamienić oraz co i dlaczego chcemy kontynuować?

Podejście AAR wspiera kulturę ciągłego uczenia się i pozwala organizacjom rozwijać się w taki sposób, aby mogły nadążać za zmianami w ich otoczeniu biznesowym czy środowisku pracy, a nawet nadawać im kierunek.

After-Action Review w HR

AAR może być nieocenionym wsparciem przy prowadzeniu badań NPS. Kiedy wynik nie jest satysfakcjonujący, być może warto zmienić treść pytań, ich liczbę lub kanał w którym klient spotyka się z badaniem. Podobnie z działaniami EB - czemu nie otrzymaliśmy satysfakcjonującej liczby CV podczas targów pracy i jak można to zmienić w przyszłości? Taki sposób myślenia i podsumowywania projektów zdecydowanie rozwija i skupia uwagę na usprawnieniach zamiast na porażkach.

Chcesz wykorzystać potęgę checklisty w swoim onboardingu, a przy okazji zautomatyzować i scyfryzować cały proces? Nie ma problemu! Chętnie opowiemy Ci, jak listy kontrolne mogą wesprzeć Twoich menedżerów, buddich i nowych pracowników. Uwierz nam, to rozwiązanie, które zmieni w Twoim onboardingu wszystko! Na lepsze, ma się rozumieć.

Zastąp analogową check-listę interaktywną aplikacją, która automatyzuje cały proces wdrożenia.

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!