Dlaczego buddy to kluczowe ogniwo Twojego onboardingu?

Jest najlepszym kompanem nowo zatrudnionego pracownika i nieocenionym wsparciem dla menedżera zespołu. Tymczasem okazuje się, że w wielu polskich organizacjach instytucja buddiego wciąż jeszcze nie istnieje! Istnieje co najmniej tysiąc powodów, by to zmienić. Dziś opowiadamy o tych najważniejszych.

Zacznijmy od nazwy. “Buddy” brzmi raczej nieformalnie, prawda? I całkiem słusznie, bo to funkcja, która niemal z definicji pełniona jest w mniej oficjalnych okolicznościach. Buddy to kumpel lub kumpelka do zadań specjalnych. Zajmując się własnymi obowiązkami, jednocześnie krąży po orbicie nowo zatrudnionego pracownika. Jest dla niego najmocniejszym wsparciem w pierwszych dniach, tygodniach, a nawet miesiącach w nowej pracy.

Jakie są główne obowiązki buddiego?

Skąd to rozróżnienie? Z praktyki. Rola buddiego wciąż jeszcze bywa rozumiana dość wąsko. Zwyczajowo przełożony wybiera osobę, która ma pełnić tę funkcję i przypisuje jej opiekę nad nowym pracownikiem.

No dobrze, ale co to właściwie oznacza? Jakie są moje zadania? – pyta w myślach buddy, po czym robi to, co po prostu wydaje mu się słuszne, czyli oprowadza nowicjusza po firmie, przedstawia mu lub jej kolegów i koleżanki z zespołu, wskazuje stanowisko pracy, czasami zapyta o samopoczucie i… to tyle. Buddy nie wyobraża sobie, że na listę swoich obowiązków miałby wciągnąć jeszcze kolejne, menedżer z kolei nawet nie wie, że buddy mógłby silniej wesprzeć go w procesie wdrażania nowego pracownika.

A że sam nie dysponuje oceanem wolnego czasu, zazwyczaj kończy się na tym, że cała odpowiedzialność za onboarding spada na dział HR. Tak rodzą się nieporozumienia i frustracje. A przecież rozwiązanie jest na wyciągnięcie ręki!

Jaką rolę pełni buddy w procesie onboardingu?

Jednym słowem? Kluczową! Jeśli spojrzymy na buddiego przez pryzmat modelu 4C (Connections, Culture, Clarification i Compliance), to jasne staje się, że to właśnie ta persona spaja wszystkie zadania onboardingowe w ramach Connections, czyli obszaru odpowiedzialnego za budowanie relacji pomiędzy nowo zatrudnionym a innymi pracownikami.

Buddy ma za zadanie wprowadzić nową osobę do zespołu i zadbać o to, by dobrze się w nim czuła. Powinien również wdrożyć ją w tę mniej formalną kulturę organizacji i nauczyć sprawnie poruszać się po wszystkich oficjalnych i nieoficjalnych firmowych ścieżkach.

Buddy ma magiczny wpływ na nowego pracownika

W praktyce oznacza to często oprowadzenie po biurze, zapoznanie z innymi pracownikami, zaproponowanie wspólnego wyjścia na lunch, no i rozmowy, dużo rozmów. Warto też budować możliwości wspólnych aktywności.

Często to właśnie wtedy, pomiędzy jednym a drugim nieformalnym spotkaniem, dzieje się onboardingowa magia: pracownik zyskuje cenną zakulisową wiedzę na temat tego, jak funkcjonuje organizacja, poznaje firmowe who-is-who i dowiaduje się, do kogo może się zgłosić o pomoc z daną sprawą. 

W przypadku pracy zdalnej znaczenie buddiego z każdym dniem rośnie wykładniczo. Ta metoda wdrażania nowych pracowników często bowiem kuleje w obszarze relacji. Budowa relacji i dzielenie się wiedzą, czyli to, co w pracy stacjonarnej wydarza się naturalnie, gdzieś między korytarzem, biurkiem a firmową kuchnią, w trybie home office wymaga już specjalnego wsparcia. A dobre relacje z zespołem i nieformalny knowledge sharing sprawiają, że nowy pracownik jest w stanie szybciej zasiąść do swoich obowiązków i od razu wykonywać je poprawnie.

Przy czym misja buddiego nie kończy się po pierwszym tygodniu pracy. Po tym, jak wprowadzi nowego członka zespołu do organizacji, powinien jeszcze przez jakiś czas czuwać nad jego samopoczuciem. W ramach takiej dobrze wykonanej pracy świętowanie ukończenia pierwszego lub nawet trzeciego miesiąca nowej osoby jest jak najbardziej wskazane.

Niestety, nie każdy nowy pracownik doświadcza tej magii

Nic tylko zachęcać pracowników do pełnienia roli buddiego, prawda? Sprawa nie jest jednak tak prosta, i to z wielu powodów.

Ankieta, którą przeprowadziliśmy podczas webinaru w ramach naszej Akademii Onboardingu, pokazała, że aż 59% firm biorących udział w badaniu nie ma w swoich szeregach ani jednego buddiego.

Kolejne 32% organizacji co prawda korzysta z tej funkcji, ale ich buddies nie mają z kolei jasno zdefiniowanej roli – ich zadaniem jest po prostu towarzyszenie nowo zatrudnionej osobie.

Tylko 9% uczestników ankiety potwierdziło, że rola buddiego w procesie onboardingu jest wyraźnie zdefiniowana.

Ramię w ramię z menedżerem

Powróćmy do kontekstu onboardingowego modelu 4C. Jeśli w Connection, czyli w obszarze związanym z budowaniem relacji, buddy odgrywa pierwszoplanową rolę, to w Clarification, czyli tam, gdzie w grę wchodzi wdrożenie pracownika w konkretne obowiązki, przypada mu już raczej rola drugoplanowa. Co nie znaczy, że nie oscarowa! Jednym z jego zadań jest bowiem ścisła współpraca z menedżerem.

Przy czym: uwaga! Buddy ma za zadanie przekazywać pracownikowi formalną i nieformalną widzę na temat organizacji, ale nie zajmuje się samym wdrażaniem nowej osoby na stanowisko. To domena przełożonego.

Buddy powinien odciążać menedżera i pomagać mu w koordynowaniu całego procesu wdrażania. Idealny podział obowiązków, dokładnie przetestowany u naszego klienta – T-Mobile, wygląda mniej więcej tak: podczas gdy menedżer wraz z pracownikiem HR dbają o merytoryczne i strategiczne elementy onboardingu, buddy zajmuje się organizacją szkoleń oraz innych spotkań wdrożeniowych. 

Krótko mówiąc: pracownik HR wprawia w ruch cały proces onboardingu, menedżer nadaje mu kierunek i sens, a buddy sprawia, że wszystko przebiega gładko i przyjemnie. Menedżer wdraża pracownika w obowiązki, buddy wspiera w ich wykonywaniu, służy radą, znajomościami i odpowiednimi narzędziami. Wszyscy razem stanowią dream team!

Ambasador i strażnik wizerunku firmy

Wiemy już, że buddy odgrywa w organizacji co najmniej kilka ważnych ról. Nie wspomnieliśmy o jeszcze jednej: roli nieformalnego ambasadora firmy. Cała wiedza o organizacji, jaką nowy pracownik wynosi z procesu rekrutacji, podczas day one zostaje skonfrontowana z pierwszym wrażeniem z realnego miejsca pracy.

Za to pierwsze wrażenie w dużej mierze odpowiada właśnie buddy. To, w jaki sposób wypowiada się o firmie, co o niej wie, jak komunikuje się z innymi pracownikami, będzie kształtować w głowie nowo zatrudnionej osoby ostateczny obraz organizacji. Czy skończy się zawodową miłością od pierwszego wejrzenia? A może odczuciem ogromnego dysonansu w stosunku do oczekiwań, a w najgorszym wypadku nawet odejściem z pracy? Wszystko to zależy od działania konkretnej osoby. Uff, spora odpowiedzialność, prawda?

Kim jest idealny buddy?  

Rola buddiego zawsze powinna być przyjmowana dobrowolnie, ale jednak trzeba ją komuś wyznaczyć. Komu? Po czym poznać urodzonego buddiego?

• Chce nim być. Po prostu. Widzi się w tej roli, być może nawet już wcześniej nieformalnie ją pełnił.
• Pracuje w tym samym zespole, co nowo zatrudniona osoba.
• Pozostaje w dobrych relacjach z menedżerem zespołu.
• Posiada pełen komplet informacji na temat organizacji i pracuje w niej już od jakiegoś czasu.
• Wyróżnia go towarzyskość, komunikatywność, cierpliwość, wyrozumiałość i dobra organizacja pracy. Potrafi dawać pozytywny feedback. Jest na bieżąco z zainteresowaniami pracowników.

Ważne jest, aby odróżnić funkcję buddiego od roli mentora. Ten ostatni ma za zadanie czuwać nad przebiegiem całej kariery pracownika w danej firmie. Doradza mu zawodowo i długofalowo wspiera na ścieżce awansu. Mentor niemal z definicji powinien odznaczać się bogatym doświadczeniem, szeroką wiedzą i długim stażem pracy.

Buddy z kolei przypisany zostaje do nowego pracownika na określony czas – zazwyczaj na kilka pierwszych miesięcy. Jego rola jest znacznie mniej sformalizowana. Sam buddy nie musi mieć też za sobą wielu lat pracy. Wystarczy, że będzie się swobodnie poruszał po meandrach tej konkretnej firmy. Jego głównym zadaniem jest emocjonalne i praktyczne wspieranie nowego pracownika. 

Buddy? Dlaczego właściwie mam nim być? O motywacji i trudnościach słów kilka

Nie jest wielką tajemnicą, że niewielu pracowników garnie się do roli buddiego. Z ich perspektywy to często dodatkowy, uciążliwy obowiązek, z którym wiąże się spora odpowiedzialność i jednocześnie niewielki prestiż. Z jakimi problemami najczęściej łączy się temat buddiego w organizacji?

Często zdarza się, że buddy:

• nawet nie wie, że pełni tę rolę;
• nie ma jasno określonego zakresu obowiązków;
• nie czuje wsparcia w menedżerze, często dlatego, że sam menedżer nie wie, jaką rolę w danej firmie pełni buddy;
• nie ma czasu lub czuje, że wypełniając zadania buddiego, będzie zaniedbywał swoje własne obowiązki;
• nie czuje wystarczającej motywacji, mówiąc wprost – nic z tego nie ma;
• nie jest wyposażony w odpowiednie narzędzia i technologie;
• nie zna szerszego kontekstu procesu onboardingowego,
• „nie czuje chemii” z nowym pracownikiem, bo zbyt mocno różni się od niego temperamentem lub charakterem.

Niestety, często sama firma nie ma również pomysłu na rolę buddiego i w żaden sposób jej nie formalizuje. To niedookreślenie roli na poziomie organizacji i w ramach całego procesu onboardingowego sprawia, że temat buddiego może budzić frustrację.

Jak możesz to zmienić? Zdefiniuj klarownie obowiązki buddiego. Stwórz dla niego check-listę zadań do wykonania. Zautomatyzuj umawianie spotkań i bieżącą komunikację. I wreszcie – nagradzaj buddiego za pełnienie tej roli. Jak się za to wszystko zabrać? Wszystko to zorganizujesz w aplikacji Gamfi Onboarding – zapraszamy do jej bezpłatnych testów. A więcej wskazówek i przydatnych technik znajdziesz w naszym tekście „Buddy w onboardingu: jak go wspierać i motywować?”

Anita Wojtaś-Jakubowska

CMO w Gamfi

Marketerka z 20-letnim doświadczeniem zawodowym, wyspecjalizowana (i zakochana ♥) w branży HR Tech. Absolwentka Uniwersytetu Warszawskiego i Szkoły Głównej Handlowej, a aktualnie pilna słuchaczka Akademii Psychologii Przywództwa w Szkole Biznesu Politechniki Warszawskiej. Mentorka kobiet w programach Uniwersytet Sukcesu (Digital University) i LeaderSHEp in Tech (Perspektywy Women in Tech). Wielbicielka ludzi, otwartej kultury organizacyjnej i... roślin.