Masz pytania? Odpowiemy! Wyślij do nas wiadomość na contact@gamfi.com

  • Polski
  • English
Wdrożenie pracownika

Okres próbny a onboarding

Okres próbny a onboarding | Blog Gamfi

Przyjęło się, że okres próbny to czas, w którym trzeba się „wykazać” i niemal na dzień dobry spełniać 100% oczekiwań, jakie stawia przed nami nowy pracodawca. W konsekwencji powstaje proces, który często przypomina najeżony wyzwaniami bieg z przeszkodami. W biegu tym nowy pracownik odczuwa na sobie czujne oko menedżera, a na swoich plecach oddech potencjalnej konkurencji. Nie trzeba dodawać, że całość jest raczej testem dla nowicjusza niż dla zatrudniającej go organizacji. Tylko czy w czasach Great Resignation i rynku pracownika takie podejście ma jeszcze jakąkolwiek rację bytu? Odpowiadamy z góry: nie! Pora zmienić optykę na okres próbny. Na jaką – i co ma z tym wspólnego onboarding? O tym dowiesz się z tego artykułu.

Jak (nie działa) tradycyjne podejście do okresu próbnego?

W teorii ma pomóc organizacji i pracownikowi podjąć decyzję o ewentualnej dalszej współpracy. W praktyce pracodawcy często przeprowadzają okres próbny w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika. Niezależnie od tego, czy pracodawca szczegółowo go projektuje, czy też jego organizację pozostawia całkowicie w gestii menedżera, okres próbny zwykle podporządkowany jest celom i potrzebom firmy. To swego rodzaju dalszy ciąg procesu rekrutacyjnego. W ciągu ok. trzech miesięcy pracownik ma wykazać się wszystkimi umiejętnościami, przekonać do siebie organizację, a przede wszystkim performować, performować i jeszcze raz performować. Uff, od samego czytania o tym można dostać zadyszki, prawda? Jak się okazuje, zadyszki dostają też sami pracownicy.

31% pracowników rezygnuje z pracy w ciągu pierwszych 6 miesięcy, z czego aż 68% odchodzi w trakcie pierwszego kwartału.

Źródło: BambooHR

Wygląda na to, że w całym tym wielkim testowaniu i sprawdzaniu tracimy to, co najcenniejsze – perspektywę i potencjał pracownika. W ten sposób obiecujący początek może dość szybko przejść w wypowiedzenie umowy. I choć nie ma obowiązku zawierania współpracy na zawsze, wielka szkoda, gdy z firmy odchodzi człowiek, który – w bardziej sprzyjających okolicznościach – nigdy by z niej nie odszedł.

Okres próbny nie jest tym, czym myślisz, że jest

A co gdybyśmy Ci powiedzieli, że okres próbny to tak naprawdę tylko i aż część składowa onboardingu? Tylko – bo cały onboarding to niezwykle złożony i długofalowy proces zaczynający się na długo przed day 1 i angażujący wiele ról oraz działów w organizacji. Aż – bo jest to faza kluczowa. Jak już wiemy z danych BambooHR, to właśnie w trakcie okresu próbnego ważą się losy… Nie, wcale nie pracownika. Pracodawcy! W ciągu pierwszych trzech miesięcy pracownik zatrudniony na danym stanowisku w nowym miejscu pracy decyduje, czy chce rozwijać skrzydła w danej firmie, czy też może woli rozejrzeć się za taką, która stworzy mu lepsze warunki do działania i… wdrażania się.

Okres próbny – umowa dwustronna

Czyli: zmień podejście albo to pracownik zmieni Ciebie. Dziś, gdy pracodawcy konkurują ze sobą o pracowników, ci drudzy ogłaszają „Big Quit”, a model hybrydowy wymusza na nas wszystkich bycie bardziej agile, okres próbny w tradycyjnym wydaniu trzeba odłożyć do lamusa. Zamiast jednokierunkowego procesu nastawionego na testowanie, przepytywanie i nadzorowanie pracownika, warto postawić na dialog, a nawet przechylić szalę na stronę nowo zatrudnionej osoby.

Okres próbny 2.0 powinien być nastawiony na potrzeby i perspektywę nowego pracownika. Powinien stanowić czas, w którym zapewniamy nowicjuszowi jak najlepsze warunki i narzędzia do swobodnego wdrażania się w miejsce pracy. Od razu uprzedzamy wątpliwości: nie jest to jedynie kwestia miłej, acz niepoliczalnej w żadnej mierzalnej skali, dobrej relacji na linii nowicjusz – pracodawca.

Dobrze zaprojektowany i nastawiony na potrzeby nowo zatrudnionego onboarding (a tym do pewnego stopnia jest okres próbny) – zwyczajnie przynosi wymierne korzyści: na przykład o 70% większą produktywność nowego pracownika.

Źródło: Brandon Hall Group

Okres próbny przygotowuje pracownika do pogłębionego wdrożenia

No dobrze. To jak właściwie ma się okres próbny do onboardingu? W tekście na temat tego, ile powinien trwać onboarding, przekonywaliśmy, że skuteczny onboarding optymalnie powinien trwać ok. 6 miesięcy (choć w przypadku niektórych branż, stanowisk czy organizacji może to być nawet rok). Według Talyi N. Bauer, profesorki zarządzania i członkini stowarzyszenia SHRM Foundation, pracownik potrzebuje 90 dni, żeby móc zacząć (!) wykazywać się w nowej pracy. Absurdem jest więc oczekiwanie, że nowo zatrudniana osoba wejdzie w okres próbny w pełni gotowa do osiągania świetnych wyników.

Z tej perspektywy okres próbny pracownik powinien wykorzystywać przede wszystkim na intensywną naukę i poznawanie organizacji. Pracodawca – na wyposażanie pracownika w wiedzę, umiejętności oraz narzędzia, które pozwolą nowo zatrudnionemu działać samodzielnie na 80-90%.

Celem okresu próbnego nie jest sprawdzenie kwalifikacji pracownika i jego przydatności na określonym stanowisku pracy, a doprowadzenie go do pełnej efektywności w nowej pracy.

Okres próbny a onboarding: zaplanuj naprawdę efektywny okres próbny (banner) | Blog Gamfi

Rola okresu próbnego w procesie onboardingowym

Możemy zatem przyjąć, że okres próbny powinien stanowić środkową fazę onboardingu i przygotowywać pracownika do pogłębionego wdrożenia, w którym – już pod ścisłą opieką menedżera – będzie doskonalić się w swojej roli.

  • FAZA 1. – pre-onboarding (zaczyna się wraz końcem rekrutacji i kończy wraz z pierwszym dniem pracy)
  • FAZA 2. – okres próbny (day 1, zawarcie umowy, welcome week, wdrożenie do organizacji, wstępne wdrożenie stanowiskowe)
  • FAZA 3. – onboarding stanowiskowy

Jak widać, okres próbny stanowi newralgiczny fragment onboardingu również z perspektywy organizacyjnej. Krzyżują się w nim najróżniejsze procesy i przecinają ścieżki najróżniejszych onboardingowych person. Kadry odpowiadają za dopełnienie formalności związanych z zatrudnieniem nowej osoby. Dział IT wyposaża nowicjusza w sprzęt i dostępy do systemów. HR nadzoruje wdrożenie do organizacji oraz terminarz szkoleń. I wreszcie: menedżer, przy wsparciu buddiego, rozpoczyna onboarding stanowiskowy. To oczywiście sytuacja optymalna. Przy odpowiedniej organizacji i wsparciu właściwych narzędzi taka praca zespołowa przynosi najlepsze i najszybsze efekty. Ogranicza również ryzyko powstania po drodze jakichkolwiek onboardingowych luk.

Na koniec tak poprowadzonego okresu próbnego pracownik powinien:

  • dobrze znać swoje stanowisko i obowiązki,
  • być w stanie performować samodzielnie na poziomie 80%-90%,
  • dobrze poznać zespół, organizację i różne tryby jej funkcjonowania,
  • zbudować podstawowe flow swojej samodzielnej pracy oraz współpracy z zespołem i z menedżerem.

Dlaczego okres próbny to, czas w którym menedżer i HR powinni działać w symbiozie?

Różne perspektywy

Dla HR-u pierwszy dzień pracy nowego pracownika to przede wszystkim ukoronowanie procesu rekrutacyjnego, a więc i koniec głównego zadania. Wszak udało się znaleźć i zatrudnić pracownika, który zasili zespół swoimi umiejętnościami i wiedzą, prawda? Tak, ale…

Perspektywa menedżera jest nieco inna. Zawarcie umowy z kandydatem oznacza dopiero początek długiej i pełnej wyzwań przygody zwanej wdrażaniem na stanowisko. Gdyby jeszcze faktycznie chodziło tylko (lub aż) o wdrażanie pracownika w jego obowiązki. Niestety, w praktyce menedżer często obciążony jest masą onboardingowych zadań operacyjnych. Należą do nich m.in. zamówienie sprzętu, zorganizowanie nowicjuszowi miejsca pracy i dostępów systemowych czy czuwanie nad terminarzem jego szkoleń. Efekt? Menedżerowie są onboardingowo przeładowani.

Widać to jak na dłoni w wynikach naszego badania. Okazuje się, że w oczach pracowników proces wdrażania to domena menedżerów/przełożonych (aż 47% odpowiedzi). W drugiej kolejności jest to buddy lub inna osoba z najbliższego zespołu nowicjusza (26% i 27%). Przedstawiciel zespołu HR znajduje się dopiero na samym końcu (7%). Czy oznacza to, że HR w niewielkim stopniu uczestniczy w procesie wdrożenia? Absolutnie nie. Z pewnością oznacza to jednak potrzebę przeorganizowania współpracy w onboardingowym dream teamie – zwłaszcza na początku, właśnie w czasie, który wyznacza okres próbny.

Wspólny cel biznesowy

Dla menedżera okres próbny, tak samo jak i poprzedzająca go rekrutacja, ma jeden cel: jak najszybsze przygotowanie nowego pracownika do samodzielnej i efektywnej pracy. Dokładnie ten sam cel powinien przyświecać działowi HR. Bo okres próbny, podobnie jak cały onboarding, to zespołowa gra do jednej bramki. Stąd potrzeba działania ramię w ramię – od momentu kliknięcia „hired” w systemie ATS przez zawarcie umowy z nowicjuszem aż po dzień, w którym osiąga on pełnię swojej efektywności.

Dlaczego i jak stawiać cele na okres próbny?

Gra w grę bez reguł

Aż 21% pracowników zapytanych przez nas o to, czego najbardziej brakowało im w procesie wdrożenia w nowej firmie, wskazało odpowiedź: „określenia celów i zadań do zrealizowania w okresie próbnym”.

Sprawa wydaje się całkiem poważna. W końcu każdy z nas lubi wiedzieć, na czym stoi i co go czeka – zwłaszcza w już i tak (z natury) stresującej sytuacji, jaką jest rozpoczęcie pracy na nowym stanowisku. To tak, jakby ktoś oczekiwał od nas, że zaangażujemy się w grę, której reguł w ogóle nam nie przedstawił. Mało zachęcające, prawda? Cele na okres próbny są więc onboardingowym must have. Ale jak je wyznaczać?

Co brać pod uwagę przy wyznaczaniu celów na okres próbny?

  • Przedstaw je pracownikowi jak najwcześniej i dopilnuj, by pozostały niezmienne.
  • Dostosuj je do etapów okresu próbnego – czyli: stopniuj ilość przekazywanej wiedzy, poziom trudności zadań i wielkość oczekiwań.
  • Podziel je na obszary tematyczne, np. cele związane z: poznaniem organizacji, poznaniem stanowiska i roli w firmie, wykonywaniem obowiązków.
  • Osobno zdefiniuj cele dot. konkretnych wskaźników KPI.

Zaprojektuj okres próbny, który zatrzyma pracownika na lata.

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!

Jak wspierać okres próbny? – wskazówki

  • Skorzystaj z gotowych rozwiązań cyfrowych, które pomogą Ci ustrukturyzować cały proces i stworzyć misje odpowiadające konkretnym celom okresu próbnego. Zobacz, jak działa to w aplikacji Gamfi>>
  • Podziel okres próbny na obszary tematyczne i przypisz do nich konkretne osoby/role. Pamiętaj – odpowiedzialność za przebieg okresu próbnego nie musi (a nawet nie powinna!) spoczywać na barkach jednej osoby (np. menedżera).
  • Zautomatyzuj, co tylko się da, zwłaszcza zadania operacyjne. Zobacz, jak możesz uprościć w ten sposób chociażby zamawianie sprzętu dla pracownika>>
  • Przypisz pracownikowi buddiego, który odciąży menedżera i wesprze dział HR, np. w kwestii organizowania terminarza spotkań wdrożeniowych. Więcej o roli buddiego w onboardingu przeczytasz tutaj>>
  • Stopniowo przypisuj zadania o coraz większym ciężarze gatunkowym. Podziel ścieżkę okresu próbnego na odcinki zwieńczone kamieniami milowymi i obustronnym feedbackiem. Każdy taki etap powinien wprowadzać pracownika na wyższy stopień trudności (zadań) i wtajemniczenia (w działanie organizacji).
  • Wprowadzaj pracownika w różne sytuacje i środowiska. Tak, by po zakończeniu okresu próbnego był w stanie swobodnie poruszać się w najróżniejszych kontekstach związanych z działaniem organizacji.
  • Na bieżąco sprawdzaj satysfakcję pracownika. Jeśli szukasz pomysłu, jak zorganizować takie cykliczne badanie, możesz zainspirować się jedną z funkcji naszej aplikacji>>
  • Zapewnij menedżerowi i HR-om narzędzie do śledzenia postępów pracownika.

Niewykorzystany okres próbny słono kosztuje

Z naszego badania wynika, że podejmując nową pracę, co 5. pracownik nie zna celu swojego okresu próbnego ani kryteriów oceny swoich działań w tym czasie, a skądinąd wiemy już przecież, że to element, na którym pracownikom bardzo zależy. Jest to więc niepokojąca dana, bo wskazuje, że w aż 20% przypadków pierwsze 3 miesiące pracy nowego pracownika to często czas przespany, w najlepszym wypadku – niedostatecznie wykorzystany.

Przepada aż 40 tys. złotych

W ten sposób marnuje się nie tylko potencjał nowego obiecującego pracownika, ale i całkiem pokaźna suma pieniędzy. Obliczyliśmy, że koszt wdrożenia jednej osoby sięga aż 7 jej miesięcznych pensji. Przy średniej krajowej to liczba rzędu ok. 40 tys. złotych! Nie doceniając wagi okresu próbnego, czyli kluczowej fazy wdrożenia, musimy liczyć się z tym, że pieniądze te po prostu przepadną. Pytanie, czy którykolwiek pracodawca może sobie na to pozwolić.

Okres próbny a onboarding: kryteria decyzji o dalszej współpracy (wykres) | Blog Gamfi

Jak zaprojektować okres próbny stanowiący istotną część całego procesu onboardingowego i przynoszący organizacji realne korzyści biznesowe? My odpowiedź na to pytanie mamy już doskonale przećwiczoną – w praktyce! Teraz z prawdziwą przyjemnością podzielimy się nią z Tobą. Porozmawiajmy!

Adrian Witkowski

CEO w Gamfi

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Mamy więcej dobrych treści!

Zapisz się na newsletter o onboardingu i pracy cyfrowej!

Administratorem danych jest Gamfi Sp. z o.o. Dane osobowe są przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego (wysyłka newslettera – podstawa art. 6 ust. 1 lit. a) rodo). Mają Państwo prawo dostępu do danych i uzyskania kopii danych, usunięcia i modyfikacji danych osobowych, złożenia sprzeciwu, przeniesienia danych lub ograniczenia przetwarzania, wycofania zgody oraz do złożenia skargi do UODO. Więcej informacje na temat ochrony danych osobowych znajdą Państwo w naszej Polityce Prywatności lub zadając pytanie na rodo@gamfi.pl.

Wiemy, jak rozwiązać onboardingowe wyzwania