Wyślij do nas zapytanie na contact@gamfi.com

  • Polski
  • English
Wdrożenie pracownika

Onboarding 4C, czyli naprawdę kompleksowe wdrożenie

Onboarding 4c | Blog Gamfi

Proces onboardingu to jeden kluczowych procesów HR. Liczne badania pokazują, że dobrze przeprowadzony może przynieść ogromne korzyści biznesowe, takie jak zmniejszenie rotacji czy wzrost zaangażowania pracowników. Ale co zrobić, aby mieć pewność, że nasza strategia wdrożenia jest wystarczająco dobra? Z pomocą przychodzi onboarding 4C, który pozwala kompleksowo przygotować proces wdrożenia.

Onboarding — największe wyzwania

Według raportu Jobvite aż 28% pracowników odchodzi z pracy w ciągu 90 dni od rozpoczęcia nowej pracy z powodu złych doświadczeń związanych z procesem onboardingu?

Przyczyniają się do tego przede wszystkim:

  • brak dostatecznej uwagi poświęconej nowej osobie (tzw. rzucenie na głęboką wodę),
  • niejasne zasady co do jej roli w firmie oraz zakresu obowiązków,
  • brak poczucia przynależności do firmy,
  • przestarzałe, niejasne i źle zorganizowane procesy w firmie (m.in. związane z kwestiami formalnymi),
  • niewystarczająca znajomość osób z zespołu oraz brak możliwości zbudowania z nimi relacji,
  • niedopasowanie lub nieznajomość kultury organizacyjnej firmy.

Jak poradzić sobie z tymi wyzwaniami? Jak zmniejszyć ryzyko odejścia nowo zatrudnionej osoby? Jak zapewnić kompleksowość procesu, który przyspieszy osiągnięcie pełnej gotowości do pracy? Tu właśnie wkracza onboarding 4C, dzięki któremu nie pominiesz żadnej ważnej z perspektywy pracownika kwestii.

Onboarding 4C — co to takiego?

Onboarding 4C to model, który zdefiniowała Talya N. Bauer, wielokrotnie nagradzana badaczka i profesorka Uniwersytetu Stanowego Portland w Oregonie, członkini stowarzyszenia SHRM Foundation. W swoim artykule zatytułowanym „Onboarding New Employees: Maximizing Success” wyróżniła cztery kluczowe elementy, stanowiące fundament udanego onboardingu. Są to:

  1. CULTURE
  2. CONNECTIONS
  3. CLARIFICATION
  4. COMPLIANCE

Te cztery filary to odpowiedź na największe wyzwania związane z onboardingiem – zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy. Model 4C idealnie porządkuje kluczowe aspekty procesu wdrożenia – znamy już nawet organizacje, który całkowicie od zera zaprojektowały wdrożenie pracowników bazujące na tym właśnie modelu. Model 4C odzwierciedlamy też w rozwoju naszej aplikacji do onboardingu, który ma za zadanie kompleksowo wspierać pracownika, odciążając jednocześnie menedżera, buddy’ego i zespół HR.

Gamfi Onboarding 2.0 | aplikacja onboardingowa w modelu 4C

Onboarding 4C krok po kroku

1. CULTURE: wdrożenie do kultury organizacji

Sprawne wejście w kulturę nowej organizacji to podstawa onboardingu. Ten obszar wdrożenia powinien dać pracownikowi wiedzę na temat misji i wizji firmy, jej wartości, kluczowych produktów, kontekstu rynkowego. Ale to nie koniec. Na kulturę firmy składają się zarówno formalne, jak i nieformalne zasady – i proces wdrożenia powinien adresować także ten drugi aspekt, często oczywisty dla osób pracujących już długo w organizacji, ale nigdzie nie spisany i nie sformalizowany.

WSKAZÓWKA: Zapoznanie nowego pracownika z kulturą organizacji warto rozpocząć już w procesie tzw. pre-onboardingu, a więc od chwili podjęcia decyzji o zatrudnieniu. Dzięki takiemu podejściu budujemy poczucie przynależności kandydata jeszcze przed pierwszym dniem jego pracy.

2. CONNECTIONS: budowanie relacji

Wypracowanie dobrych relacji z zespołem ma bezpośredni wpływ na moment osiągnięcia pełnej efektywności w pracy. Bez wiedzy, z czym i do kogo się zwrócić, jaki jest podział kompetencji w zespole oraz kim są kluczowe persony w organizacji nie da się efektywnie pracować. Ten element wdrożenia jest często bagatelizowany – przyjmuje się, że to na barkach nowego pracownika leży wejście w zespół, pokazanie się od najlepszej strony, nawiązanie kontaktów ze współpracownikami już pierwszego dnia.

Tymczasem obszar ten jest dużo szerszy. Powinien on także dostarczać informację o roli nowego pracownika reszcie organizacji, tworzyć konteksty do kontaktów z pracownikami spoza zespołu oraz ułatwiać zbudowanie wewnętrznej sieci współpracowników.

WSKAZÓWKA: Z doświadczeń naszych i naszych klientów wynika, że w roli osoby odpowiedzialnej za wdrożenie w obszar Connections najlepiej sprawdzi się Buddy. To rzadka praktyka, a szkoda! Oddanie w ręce buddiego planu wdrożenia w obszarze Connections pozwala nadać ramy procesowi, a samemu buddiemy jasno wskazuje zakres jego odpowiedzialności w onboardingu. Aby ułatwić mu to zadanie, warto przygotować gotowe elementy i szablony, które będą odpowiednio dopasowane do tego procesu.

3. CLARIFICATION: jasny przekaz na temat roli pracownika w firmie

Bauer podkreśla, że wyjaśnienie pracownikowi jego roli w firmie jest kluczowym czynnikiem udanego procesu onboardingu. Nadrzędnym celem jest to, aby pracownik w pełni zrozumiał, za jakie zadania jest odpowiedzialny, czego się od niego oczekuje, gdzie zaczyna się i gdzie kończy się jego zakres odpowiedzialności. Im szybciej zdobędzie tę wiedzę, tym szybciej będzie w stanie efektywnie wykonywać swoje obowiązki. To przekłada się zarówno na korzyści z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy. 


WSKAZÓWKA: Podobnie jak w przypadku obszaru Culture, informacje na temat stanowiska i roli pracownika w strukturach organizacji powinny być przekazane już w procesie pre-onboardingu. Taka praktyka zmniejszy dysonans poznawczy kandydata w pierwszych dnia pracy („ojej, to na tym ma polegać moja codzienna praca?”). Zminimalizuje też ryzyko utraty kandydata, którego mogą próbować “odbić” inne firmy lub obecny pracodawca.

4. COMPLIANCE: formalności i kwestie prawne

Ostatni element procesu wdrożenia to obszar Compliance, związany z kwestiami formalno-prawnymi powitania w nowej organizacji. Mowa tu m.in. o podpisaniu umowy, zapoznaniu się z niezbędnymi regulaminami, przekazaniu sprzętu czy przejściu wymaganych szkoleń początkowych. To obszar, którego nie da się ominąć w procesie zatrudnienia i który… nie zmienia się od lat. W większości przypadków nadal toczy się w oparciu o papierowe formularze i skany dokumentów. Warto tymczasem zadbać o doświadczenie kandydata także na tym etapie procesu i automatyzować tak dużo, jak to możliwe.

WSKAZÓWKA: Buduj pozytywne doświadczenia pracownika w obszarze Compliance automatyzując proces pozyskiwania niezbędnych danych. Jeden formularz wypełniony on-line może przesyłać dane do systemu HRM i automatycznie wypełniać wzory umów i dokumentów.

Adrian Witkowski

CEO w Gamfi

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *