Masz pytania? Odpowiemy! Wyślij do nas wiadomość na contact@gamfi.com

  • Polski
  • English
Środowisko pracy

Pierwszy dzień w pracy – jak ułatwić pracownikowi wejście do organizacji?

W rankingach najbardziej stresujących przeżyć “czołowe” lokaty zajmuje zwykle utrata zatrudnienia. Jednak rozpoczęcie nowej pracy również wiąże się z konkretnymi wyzwaniami i napięciami. Bez względu na to, jak dużym doświadczeniem i umiejętnościami może się pochwalić nowy pracownik, w momencie, gdy przekracza próg firmy po raz pierwszy, zawsze jest to dla niego stresujące wydarzenie, któremu towarzyszą zwykle wątpliwości, jak odnaleźć się w nieznanym środowisku. Welcome day to moment, w którym te wątpliwości albo się nasilą, albo nieco zredukują. A nas oczywiście interesuje ten drugi scenariusz.  

Czym jest welcome day, a czym zdecydowanie nie jest?

Podpisanie umowy, przekazanie niezbędnych dokumentów do kadr, szkolenie BHP czy odebranie sprzętu z działu IT i poznanie współpracowników – brzmi znajomo? To częsty scenariusz pierwszego dnia pracy. Czasami te działania bywają mylnie utożsamiane z onboardingiem. Badanie, w którym sprawdzaliśmy, ile trwa onboarding w Polsce pokazało, że aż 21% pracowników ma tylko jeden dzień na zapoznanie się z otoczeniem w nowym miejscu pracy. 

A gdyby tak większość z tych rzeczy była już sformalizowana w momencie rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika? W tekście „Pre-onboarding – jak wykorzystać jego potencjał” przekonywaliśmy, że odpowiednio zagospodarowując czas przed day one, odzyskujemy ten jakże cenny moment. Stwarzamy przestrzeń na to, by pierwszy dzień w pracy w mniejszym stopniu skupiony był na kwestiach administracyjnych, a w większym na aspektach miękkich i komunikacyjnych, oswajających z nową pracą.

Zarezerwujmy ten czas na przywitanie nowego członka załogi w taki sposób, który go nie przytłoczy, pozwoli przyswoić jedynie te najważniejsze informacje i choć trochę zniweluje stres w związku z nowym wyzwaniem zawodowym. 

Aby to się udało, potrzeba zaangażowania na kilku płaszczyznach. Przywitanie nowego pracownika to nie tylko odpowiedzialność i przywilej działu HR. To zdecydowanie gra zespołowa, w której ważną rolę odgrywa bezpośredni przełożony, buddy, a także członkowie zespołu, którzy od samego początku mogą być również zaangażowani w proces onboardingu. 

Rola welcome day w kontekście całego onboardingu

Rola dnia powitalnego w kontekście całego onboardingu nie powinna być bagatelizowana. Odpowiednio zaplanowany i spójny z kulturą nowej firmy welcome day pozwala organizacji zrobić dobre pierwsze wrażenie na nowym pracowniku. Drugi raz taka możliwość się nie powtórzy! Pierwszy dzień to świetna okazja do przełamania lodów i przeprowadzenia mniej formalnych rozmów. Patrząc długofalowo, to również jeden z elementów budujących zaufanie oraz poczucie przynależności do zespołu/firmy. Im mniej stresujący początek, tym większa szansa na efektywny proces wdrożenia. Na tym etapie zostawmy na boku oczekiwania pracodawcy. Na pierwszym planie postawmy oczekiwania pracownika.

Jak powinien przebiegać welcome day w nowej firmie?

Podkreślmy to jeszcze raz – welcome day to nie onboarding! Celem onboardingu jest wdrożenie nowego pracownika w struktury organizacji i wynikające z pełnionego stanowiska obowiązki. Dzięki onboardingowi nowicjusz powinien być w stanie wykonywać swoje zadania samodzielnie, bez wsparcia z zewnątrz, na 80-90%. Czy osiągnięcie produktywności na tym poziomie jest możliwe do zrealizowania w pierwszy dzień pracy? Wręcz przeciwnie! Dzień powitalny to jedynie wstęp do wdrożenia teoretycznego w nowej pracy (w jego zakres wchodzą m.in.: przybliżenie kultury organizacji, szkolenia podstawowe i wdrożeniowe, e-learning), a następnie wdrożenia praktycznego. 

Welcome day to ważna cezura, która oddziela czas pre-onboardingu od właściwego wdrożenia.

Witamy na pokładzie, czyli pierwszy dzień w nowym zespole

Jeśli day one odbywa się stacjonarnie, warto zadbać o przywitanie nowego pracownika przez dedykowaną osobę. Buddy, manager czy pracownik z działu HR powinien czekać na nowicjusza już w recepcji.

Pierwszy dzień w pracy to również doskonała okazja, by zapoznać nowo zatrudnioną osobę z zespołem oraz zaprosić ją na spotkanie z managerem. Rozmowa bez stresu związanego z rekrutacją będzie dla pracownika bardziej komfortowa. Już na tym etapie może także podłożyć fundamenty pod udaną dalszą komunikację z bezpośrednim przełożonym. 

Miłym zwyczajem jest również mail powitalny wysyłany do całego działu lub organizacji z informacją kto właśnie dołączył do struktur firmy i w jakim charakterze. Taka wiadomość może zawierać też informacje o dotychczasowym doświadczeniu pracownika, które będzie cenne w jego nowej roli. Nie zaszkodzi również odrobina ogólnych prywatnych informacji (np. o zamiłowaniu do tajskiej kuchni, regularnych startach w maratonach czy innej pasji), jeśli je znamy i pracownik zgodzi się nimi podzielić w szerszym gronie. Takie mniej formalne komunikaty działają trochę jak ice breaker. Mogą ułatwić pierwsze rozmowy w zespole, szczególnie przy pracy zdalnej, kiedy nie ma możliwości spontanicznej rozmowy przy ekspresie do kawy.

Największe błędy organizacji podczas pierwszego dnia pracy nowego pracownika i jak się przed nimi ustrzec

Nie żyjemy w idealnym świecie, więc i pierwszy dzień w pracy nie zawsze przebiega zgodnie z wymarzonym przez pracownika scenariuszem. Jak wynika z naszego badania przeprowadzonego na próbie 1052 pracowników, pewne problemy są powtarzalne.

Na pytanie „Na jakie problemy napotkałeś/aś pierwszego dnia pracy?” uzyskaliśmy m.in. takie odpowiedzi:

  • Nie otrzymałem na czas sprzętu do pracy, np. komputera, telefonu, itp. (8%)
  • Firma nie zdążyła przygotować formalności (10%)
  • Nikt się mną nie zajął tego dnia (8%)
  • Otrzymałem/-am zbyt dużą ilość informacji o firmie pierwszego dnia (15%)
  • Mój nowy zespół nie wiedział, że do niego dołączam (8%)

Wymienione problemy sprowadzają się do dwóch największych błędów po stronie pracodawcy – nieumiejętnego przekazywania informacji i braku organizacji procesu wdrożenia. 

Do tego dochodzi kwestia relacji z nowymi współpracownikami. Osoby rozpoczynające pracę mogą być przywitane przez zespół z otwartymi ramionami, ale równie dobrze może towarzyszyć temu dystans, a nawet poczucie zagrożenia.

Badania z 2016 roku (S. S. Nifadker, T.N. Bauer, “Breach of belongingness: Newcomer relationship conflict, information and task-related outcomes during organizational socialization”, 2016) potwierdzają, że konflikty nowych ludzi z obecnymi pracownikami to częste zjawisko. Ewentualne nieporozumienia na początku współpracy mogą sprawić, że nowo zatrudnieni będą mniej chętnie szukać wsparcia u doświadczonych członków zespołu, co w konsekwencji spotęguje stres i przyspieszy proces wypalenia.  

Wsparcie cyfrowego narzędzia

Należy pamiętać, że przemyślany plan onboardingu porządkuje aktywności, których trzeba przypilnować, by day one był wolny od natłoku informacji czy nadrabiania zaległych formalności. Pomocne w tej kwestii będą konkretne narzędzia cyfrowe. Takie, które oferują wcześniej wypracowane dobre praktyki, przydatne zarówno nowym pracownikom, jak i managerom czy działowi HR. Takim narzędziem może być aplikacja onboardingowa. W naszej aplikacji, na przykład, istnieje osobny proces dedykowany konkretnie zagadnieniom z zakresu welcome day.

Stres pierwszego dnia w pracy – jak pomóc pracownikowi sobie z nim poradzić?

Czy da się uniknąć stresu podczas pierwszego dnia w pracy? Prawdopodobnie nie, ale warto się zastanowić, jak go zminimalizować, a z czasem nawet przekształcić w ekscytację w związku z nowym wyzwaniem zawodowym. Żeby osiągnąć ten cel, trzeba przede wszystkim spojrzeć na pracownika z jego perspektywy. Nowa rola, nowy zespół, nowa kultura pracy albo branża – każdy z tych czynników może się wiązać ze stresem, niezależnie od stażu pracy czy wcześniejszych sukcesów zawodowych. Warto o tym pamiętać i zwyczajnie z empatią pomyśleć o potrzebach nowo zatrudnionej osoby. Już sam pre-onboarding będzie pierwszym krokiem do tego, by o nie zadbać, i to na wielu poziomach. 

Komunikacja w pierwszych dniach pracy

Tworząc plan welcome day, nie zapomnijmy o przestrzeni na rozmowę z nowo zatrudnioną osobą. Skupmy się na jej wrażeniach i dajmy okazję do zadawania pytań.

Wszystkie wątpliwości warto doprecyzować i rozstrzygać na bieżąco. Z każdym kolejnym dniem intensywność procesu wdrożenia w konkretnym przedsiębiorstwie może się zmieniać i z pozoru błahe kwestie, jak np. zrozumienie struktur w nowej firmie, mogą być nierozwiązane albo niejasne przez dłuższy czas, co utrudni pracownikowi efektywną pracę i zaprezentowanie się z najlepszej strony.

Wsparcie buddiego bezcenne

Rola buddiego w całym procesie onboardingu jest nieoceniona, a jego wsparcie podczas pierwszego dnia pracy zapewnia więcej komfortu nowej osobie. Z pozoru prozaiczne rzeczy przed rozpoczęciem pracy, jak odbiór z recepcji, wspólna kawa/lunch lub “welcome call” w przypadku pracy zdalnej, to miłe gesty, które pomagają zniwelować stres, przełamują lody i otwierają przestrzeń do dalszych rozmów. Poczucie bycia “zaopiekowanym” od pierwszego dnia to cenny zasób, który zdecydowanie zaprocentuje w przyszłości, już w codziennej pracy.

Pre-onboarding jako gwarancja udanego pierwszego dnia w pracy

Zróbmy jednak krok wstecz. Czy pomyślnie zakończony proces rekrutacyjny i podpis kandydata na liście intencyjnym to wystarczająca gwarancja tego, że nowy pracownik pojawi się pierwszego dnia w nowym miejscu pracy? Niekoniecznie. Myśląc o organizacji day one, bierzmy pod uwagę fakt, że cisza ze strony pracodawcy po przyjęciu oferty zatrudnienia przez kandydata zwiększa ryzyko, że nowy pracownik zrezygnuje z dołączenia do organizacji tuż przed formalnym początkiem współpracy.

Zadbajmy o to, by tam, gdzie kończy się “candidate experience”, rozpoczął się efektywny proces tworzenia “employee experience”, zgodnie z kulturą i wartościami firmy. Słowo klucz to pre-onboarding, który powinien być początkiem procesu wdrożenia. To wirtualny uścisk dłoni z nowym pracownikiem i odpowiedź na wiele z jego potrzeb. Wszystko to przekłada się na jakość i przebieg pierwszego dnia pracy. Działania, które warto podjąć w ramach pre-onboardingu, to na przykład:

  • zamówienie sprzętu i dostarczenie go na czas do domu w przypadku pracy zdalnej lub informacja, gdzie sprzęt będzie do odebrania, jeśli welcome day odbywa się stacjonarnie, 
  • dopełnienie formalności w związku z zatrudnieniem (badania lekarskie, skompletowanie niezbędnych danych, przygotowanie umowy),
  • udostępnienie przyszłemu pracownikowi cyfrowego narzędzia wspierającego onboarding,
  • przesłanie agendy pierwszego dnia pracy,
  • przekazanie informacji dot. struktury zespołu, przedstawienie bezpośredniego przełożonego i buddiego, 
  • zapewnienie dostępów do niezbędnych narzędzi i aplikacji. 

Jednym słowem efektywnie przeprowadzony pre-onboarding sprawi, że day one nie przytłoczy nowej osoby nadmiarem informacji. Jednocześnie może być świetnym początkiem wdrożenia teoretycznego w ramach całego onboardingu. Zamiast sztafety między działem HR, IT albo, w najgorszym scenariuszu, błądzenia po biurze w poszukiwaniu swojego stanowiska pracy, zapewniamy pracownikowi większy komfort i mniejszy stres u progu nowego wyzwania zawodowego. 

Lista “to do” na pierwszy dzień pracy

W przygotowaniach do day one pomocna będzie checklista z dobrymi praktykami po stronie pracodawcy. To zadania, które stworzą ramy dnia powitalnego i ustrukturyzują niezbędne aktywności. Dzięki nim unikniemy przytłoczenia pracownika natłokiem informacji, a osoby zaangażowane w przywitanie nowego pracownika będą wiedziały, jakie zadania są po ich stronie. Co powinno się znaleźć na takiej liście?

Przygotowanie planu pierwszego dnia pracy (jakie spotkania i z kim, jakie szkolenia).

Warto przekazać go pracownikowi kilka dni wcześniej, by omówić/doprecyzować kwestie, które mogą być niejasne. Koniecznie powinna znaleźć się w nim informacja, o której rozpocznie się day one, jak najlepiej dotrzeć do biura komunikacją miejską, czy w pobliżu jest parking, kto będzie czekał na recepcji itp.

Omówienie planu day one z zespołem.

Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której w powitanie pracownika planujemy zaangażować jeszcze kogoś poza buddiem (np. osobę, z którą nowy pracownik będzie ściśle współpracować).

Organizacja stanowiska pracy.

Zadbajmy o to, by sprzęt, narzędzia i wszelkie dostępy były gotowe na czas, a dzień powitalny wolny od kłopotów z komputerem lub… jego brakiem.

Udostępnienie narzędzia do zdalnego onboardingu.

Ten punkt jest kluczowy, szczególnie w przypadku pracy w trybie zdalnym lub hybrydowym. Aplikację onboardingową można zwykle doskonale dostosować do potrzeb organizacji i skonfigurować z innymi narzędziami i systemami, z jakich korzysta firma. Jej cel to wspieranie menedżera, buddiego i pracowników HR w przeprowadzeniu pracownika przez proces wdrożenia. W aplikacji Gamfi Onboarding cała przygoda rusza już z chwilą, gdy pracownik HR klika w systemie ATS „hired”. Więcej o samej aplikacji i jej funkcjach możesz przeczytać tutaj >>

Skompletowanie zestawu powitalnego.

Słynny welcome pack zwykle składa się z kilku obrandowanych gadżetów, a czasem również książek spójnych z kulturą organizacji czy daną branżą. Zadbajmy o to, by taki podarunek czekał na każdego nowego pracownika na jego biurku podczas day one albo odpowiednio wcześnie został wysłany na wskazany adres.

Pierwszy dzień w pracy to wyzwanie dla wszystkich, nie tylko dla samego nowo zatrudnionego. Welcome day kryje w sobie jednak ogromny potencjał. Odpowiednio zorganizowany i przeprowadzony w miłej atmosferze jest jak udany start misji załogowej wyruszającej w daleką, ekscytującą, międzyplanetarną podróż. Z przyjemnością pomożemy Ci przygotować Twoją załogę do takiej wyprawy, wpisując day one w całość procesu onboardingowego Twojej organizacji. Co Ty na to?

Jak tworzyć welcome packi skrojone na miarę?

Zobacz, jak zmienić wysyłkę pakietów powitalnych w „Netflix experience”, czyli przyjemny, zautomatyzowany i spersonalizowany proces HR.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Mamy więcej dobrych treści!

Zapisz się na newsletter o onboardingu i pracy cyfrowej!

Administratorem danych jest Gamfi Sp. z o.o. Dane osobowe są przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego (wysyłka newslettera – podstawa art. 6 ust. 1 lit. a) rodo). Mają Państwo prawo dostępu do danych i uzyskania kopii danych, usunięcia i modyfikacji danych osobowych, złożenia sprzeciwu, przeniesienia danych lub ograniczenia przetwarzania, wycofania zgody oraz do złożenia skargi do UODO. Więcej informacje na temat ochrony danych osobowych znajdą Państwo w naszej Polityce Prywatności lub zadając pytanie na rodo@gamfi.pl.

Wiemy, jak rozwiązać onboardingowe wyzwania