Praca hybrydowa okiem 3 ekspertów
Model hybrydowy, czyli połączenie pracy zdalnej i stacjonarnej, powiedział nam wielkie “sprawdzam”. Pod jego wpływem przez ostatnie miesiące weryfikowaliśmy nasze dotychczasowych opinie i przyzwyczajenia dotyczące pracy. Sama hybryda, jak to hybryda – wciąż się zmienia. Trudno przewidzieć, w jakim kierunku będzie ewoluowała w najbliższych latach. Dlatego dziś próbujemy uchwycić stan rzeczy na tu i teraz, sprawdzić, co tryb mieszany oznacza obecnie, również w temacie takim jak onboarding. Pomagają nam w tym nasi goście – eksperci i praktycy, którzy w ramach swoich organizacji w takim lub innym modelu hybrydowym działają już od pewnego czasu.
Do rozmowy o rzeczywistości pracy hybrydowej zaprosiliśmy Andrzeja Borczyka z Grupy Żywiec S.A., Agatę Boroń z DHL Parcel i Jadwigę Jadziewicz z Dentsu Polska.
People Director
Grupa Żywiec S.A.
Dyrektor ds. personalnych i komunikacji wewnętrznej
DHL Parcel
Social Impact Manager
Dentsu Polska
Naszym gościom zadaliśmy trzy krótkie pytania. Z odpowiedzi dowiedzieliśmy się mnóstwa cennych informacji na temat pracy hybrydowej. Między innymi tego, co jest jej istotą, na czym polega rola menedżera w zarządzaniu w tym modelu, które dobre praktyki stanowią kamień filozoficzny przemieniający doświadczenie pracy zdalnej w hybrydowe złoto, no i co to znaczy wdrażać do pracy hybrydowo. Zresztą, przeczytajcie sami!
Jakie zalety, a jakie wyzwania niesie ze sobą praca hybrydowa?
Jadwiga Jadziewicz:
Największą zaletą systemu hybrydowego jest elastyczne podejście do potrzeb pracowników i charakteru ich pracy. W dentsu oferujemy dwa scenariusze pracy: office first oraz home first. Każdy pracownik może uzgodnić swój indywidualny tryb pracy z przełożonym, przy czym ostateczną decyzję zawsze podejmuje menedżer.
W takim podejściu wyzwaniem jest przede wszystkim zachowanie balansu pomiędzy skupieniem na potrzebach biznesowych a uwzględnieniem potrzeb całego zespołu, potrzeby te ustalamy wspólnie i zapisujemy w “Kontrakcie zespołu”.
Drugim wyzwaniem, jakie przynosi hybrydowy model pracy, jest rozwój integracji zespołów, który istotnie wpływa na zaangażowanie, kulturę czy poczucie wsparcia wśród pracowników, a nierzadko też na efektywność wykonywania zadań. W związku z tym w dentsu pojawi się np. obowiązek włączania kamerek na spotkaniach oraz konieczność uczestnictwa w spotkaniach statusowych w biurze (raz na jakiś czas).
Trzecim wyzwaniem jest utrzymywanie równowagi pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym, stąd np. proponujemy pracownikom dodatkowe dni wolne od pracy, tzw. „Wellness Day”, czy dedykowane webinary. W niektórych zespołach wyzwaniem może też być zachowanie efektywności w trybie pracy zdalnej, zwłaszcza tam, gdzie w grę wchodzą burze mózgów. Kreatywność lubi bezpośredni kontakt między ludźmi.
Andrzej Borczyk:
W Grupie Żywiec już wcześniej, przed pandemią, istniała możliwość pracy zdalnej. Wprowadzaliśmy też elementy pracy elastycznej, a to właśnie te kwestie są dla mnie istotą pracy hybrydowej.
I tutaj zalety są bardzo duże: możemy dopasować pracę do swojego stylu życia, wykonując planowane zadania, które mogą być realizowane z dala od biura. Dopasowujemy również sposób, w jaki działamy, do samych zadań. Czyli: jeśli potrzebuję popracować z zespołem, to spotykam się z zespołem; jeśli mam do wykonania pracę koncepcyjną czy indywidualną, to wtedy pracuję z miejsca, które jest dla mnie najwygodniejsze.
Jeśli chodzi o wyzwania, jakie niesie ze sobą praca hybrydowa, to widzę głównie trzy. Po pierwsze budowanie poczucia zespołowości, po drugie budowanie sensu przynależności do organizacji i po trzecie: skuteczne łączenie pracy zespołów, które funkcjonują w różnych modelach.
Agata Boroń:
Praca w modelu hybrydowym wiąże się dla pracowników z wieloma benefitami. Wśród najbardziej docenianych są: elastyczność, wygoda oraz oszczędność czasu i kosztów w związku z ograniczeniem dojazdów. Warto podkreślić, że pracodawcy i pracownicy są coraz bardziej świadomi i odpowiedzialni ekologicznie. Ważny jest więc także kontekst eko. Mniej podróży samochodem to mniejsza emisja CO2.
Jak w wielu rozwiązaniach, również w modelu hybrydowym kluczowe są jednak odpowiednie proporcje. Praca zdalna i stacjonarna, w biurze, powinny wzajemnie się uzupełniać, ponieważ każdy z modeli pozwala realizować inne potrzeby. Dzięki pracy w biurze członkowie zespołu mogą regularnie się widywać i zyskują przestrzeń na nieformalne relacje, które wpływają na efektywną współpracę.
Dużym wyzwaniem, jakie niesie za sobą praca hybrydowa, jest także sytuacja, w której istnieje wymóg pracy zdalnej (np. ze względu na ograniczenia infrastrukturalne), podczas gdy pracownik nie czuje się komfortowo w takim modelu pracy. Idealnym rozwiązaniem jest więc sytuacja, gdy pracownik ma wybór.
Co możemy zrobić, by praca hybrydowa w naszych firmach funkcjonowała lepiej?
Jadwiga Jadziewicz:
Z własnego doświadczenia, jako osoby zaangażowanej we wprowadzanie systemu pracy hybrydowej, wiem, że pomocne są:
- powołanie zespołu roboczego, który jest ciałem doradczym Zarządu. Taki zespół wspólnie przegląda rynkowe benchmarki, rekomenduje rozwiązania, identyfikuje różne wyzwania z obszaru technologii, przepisów prawa czy rearanżacji biura, ustala plan wdrożenia i komunikacji;
- współpraca i wymiana doświadczeń z zaprzyjaźnionymi firmami czy oddziałami firmy w innych krajach;
- bazowanie na benchmarkach rynkowych i bycie na bieżąco z regulacjami prawnymi;
- transparentna i wielokanałowa komunikacja;
- czas na testowanie, feedback od pracowników i ewentualne zmiany;
- zaproponowanie wyboru scenariusza pracy pracownikom, ale jednak pozostawienie ostatecznej decyzji menedżerom.
Agata Boroń:
Bardzo ważne jest, by pamiętać o higienie emocjonalnej pracowników. Przy pracy zdalnej należy jasno określić godziny rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy. Warto również zapewniać sobie wellbeingowe przerwy. Często, mimo napiętego kalendarza, wystarczy zastosowanie prostych usprawnień, np. organizacja 55-minutowych spotkań, zamiast godzinnych. Na znaczeniu zyskuje także kultura konferencji online z kamerą, dla zapewnienia lepszej komunikacji. Podczas pracy zdalnej coraz bardziej doceniane są również nieformalne spotkania i rytuały, jak np. wirtualna kawa z zespołem.
Andrzej Borczyk:
Sporo zależy od specyfiki pracy. Dobrze jest więc zacząć od zdefiniowania tego, jakie rodzaje pracy można realizować w tym modelu, a jakie nie, chociażby ze względu na zachowanie ciągłości wykonywanych zadań. Ważne są też technologie. Jeśli pracuję zdalnie, muszę mieć pewność, że jestem w stanie w pełni wykonać swoje obowiązki poza biurem i w efektywny sposób uczestniczyć w spotkaniach i życiu firmy. Osobiście uważam, że podstawą jest budowanie mocnych, opartych na zaufaniu, relacji z menedżerem oraz jasne określenie oczekiwań i zasad współpracy. W tym pomagają spotkania 1:1, które u nas odbywają się face-to-face. Hybrydowy model pracy musi być wsparty przez kulturę działania organizacji.
Jak wygląda wdrażanie nowych pracowników, gdy to praca hybrydowa stanowi dominujący model w organizacji?
Jadwiga Jadziewicz:
W naszej firmie od rozpoczęcia pandemii przeszliśmy na e-onboarding.
Tylko pierwszego dnia pracy nowo zatrudniona osoba musi stawić się w firmie w celu podpisania dokumentów, odebrania sprzętu oraz pakietu powitalnego. Spotkania z ekspertami odbywają się online w kolejnych 2 dniach, przy czym każdy ekspert stara się, by prezentacja z jego/jej obszaru była angażująca dla uczestników. Po ogólnofirmowym e-onboardingu następuje dodatkowe wdrożenie w zespołach oraz dedykowane wdrożenie dla menedżerów.
W związku z nową formułą online wprowadziliśmy wiele nowości, tj. wirtualny spacer poprzez Google Street View, wspólne zdjęcie z e-onboardingu które umieszczamy na wewn. grupie na Facebooku oraz podsumowujący quiz. Z pewnością na plus działa większa dostępność e-onboardingu, niezależnie od miejsca pracy, oraz nowoczesna i profesjonalna formuła. Natomiast musieliśmy zrezygnować z pewnych elementów, m.in. ze wspólnego lunchu, wycieczki po biurze czy odwiedzin w naszym Laboratorium Marek.
Andrzej Borczyk:
Przez okres pandemii mieliśmy okazję przekonać się, co działa w pracy zdalnej, a co lepiej funkcjonuje stacjonarnie. Pytaliśmy systematycznie pracowników, jak się czują i jakiego wsparcia potrzebują. Wiemy z doświadczenia, że wiedzę o firmie, o produktach czy o zasadach bezpieczeństwa jesteśmy w stanie skutecznie przekazywać nowemu pracownikowi drogą online. Ale jeśli mówimy o poznawaniu zespołu, budowaniu relacji to, według nas, nic nie zastąpi spotkań na żywo.
Agata Boroń:
Okres onboardingu nowego pracownika to jeden z najważniejszych etapów pracy, często w dużej mierze decydujący o sukcesie lub niepowodzeniu w nowej roli. Gdy wdrożenie odbywa się online, trzeba dołożyć wszelkich starań, by nowe osoby pracujące zdalnie, mimo okoliczności, miał szansę doświadczyć jak najwięcej interakcji z innymi pracownikami, poznać oczekiwania i zasady ważne w organizacji, a także poczuć atmosferę i klimat firmy, by w efekcie móc w pełni stać się jej częścią.
Za nami cenne sprawozdanie z tego, jak jest dziś. Czas pokaże, w którą stronę rozwinie się praca hybrydowa i jej różne modele. Temu fascynującemu tematowi będziemy się bacznie przyglądać, mamy nadzieję, że wspólnie z Wami. Trzymajcie z nami rękę na pulsie!
A jeśli wciąż doskwiera Wam głód wiedzy na temat pracy zdalnej i pracy w trybie hybrydowym, serdecznie polecamy Wam lekturę naszego artykułu „9 lekcji, jakie dała nam praca hybrydowa„. Omawiamy w nim nowe modele i warunki pracy, jakie wyłoniły się z czasu pandemii. Dowiecie się m.in. że sposób zarządzania, jaki sprawdzał się w ramach pracy stacjonarnej, dziś musi ulec ogromnemu przeobrażeniu. Zastanawiamy się również nad rolą biur przy dominującej pracy zdalnej, czy praca zdalna sprzyja procesowi wdrożenia i dlaczego niektórzy managerowie wciąż tęsknią za pracą stacjonarną.
Przeczytaj także:
