Masz pytania? Odpowiemy! Wyślij do nas wiadomość na contact@gamfi.com

  • Polski
  • English
Wdrożenie pracownika

Pre-onboarding – wdrażaj przed pierwszym dniem pracy

Pre-onboarding nowego pracownika

Proces rekrutacji to czas intensywnej komunikacji na linii pracodawca – przyszły pracownik i moment, w którym obie strony zdobywają wiedzę na swój temat. Gdy między decyzją o zatrudnieniu, a pierwszym dniem pracy kontakt się urywa, może to negatywnie wpłynąć na relację z nowo zrekrutowaną osobą. Dobry pre-onboarding pozwala uniknąć takiej sytuacji.

O tym, że pierwsze doświadczenia są kluczowe dla przyszłości nowego pracownika w organizacji mówi wiele badań. Z danych Society for Human Resource Management wynika, że ok. 50 proc. zatrudnionych odchodzi z firmy już w ciągu pierwszych 18 miesięcy pracy. Z kolei raport BambooHR z 2018 roku mówi, że aż 31 proc. nowozatrudnionych odchodzi z pracy przed upływem sześciu miesięcy, a z tej grupy 68 proc. rezygnuje już w ciągu trzech miesięcy. Wśród powodów takiej decyzji respondenci często wymieniali poczucie przytłoczenia, niedocenienia i zaniedbania. 23 proc. osób chciałoby otrzymać jasne informacje na temat zakresu obowiązków, a 21 proc. życzyłoby sobie bardziej efektywnego szkolenia. 

Wszystkie te postulaty i odczucia pracowników mieszczą się w zakresie onboardingu, procesu mającego prawdziwie relacyjny charakter, skupiającego się na przyjaznej integracji pracownika w nowym otoczeniu. Jak widać z przytoczonych danych w wielu firmach jest on źle zaprojektowany, a jednym z często spotykanych błędów jest założenie, że onboarding rozpoczyna się pierwszego dnia pracownika w firmie. Tymczasem od momentu decyzji o zatrudnieniu do faktycznego rozpoczęcia często mijają tygodnie, a nawet miesiące i w tym czasie również kształtują się relacje pracownika z organizacją. To jest na czas na pre-onboarding.

W wielu firmach ten etap wdrażania pracownika ogranicza się do formalności wymaganych przez prawo pracy, czyli przygotowania dokumentów, skierowania na badanie lekarskie czy zgłoszenia pracownika do ZUS. Pre-onboarding z prawdziwego zdarzenia to jednak znacznie szerszy proces, pozwalający nie tylko przygotować się do nowych zadań, ale też poznać kulturę organizacji, uniknąć zbędnego stresu i podtrzymać entuzjazm związany z rozpoczęciem nowego etapu życia zawodowego. 

Pobierz ebooka "Onboarding na nowo"

Co zmienia pre-onboarding w procesie wdrożenia?

Opinia na temat pracodawcy kształtuje się na długo przed pierwszym dniem pracy, bo już w okresie przejściowym pracownik ma wgląd w wewnętrzne procesy firmy, poznaje jej sposób funkcjonowania i komunikowania się z zespołem. 

Emocjonalnie można to porównać do pierwszego dnia w nowej szkole. To uczucie zna każdy – z jednej strony ekscytacja i chęć poznania nowych osób, a z drugiej niepewność czy uda nam się  odnaleźć w tej grupie. Oczywiście w życie zawodowe wchodzimy dojrzalsi i ukształtowani, ale mechanizmy są podobne. Dlatego warto zadbać o to, by na starcie pracownik miał jak najmniej wątpliwości i napięć. 

Milczenie po stronie organizacji w okresie przejściowym między decyzją, a początkiem pracy może wywołać dyskomfort i negatywne myśli wokół przyszłych wyzwań. Jeżeli kontakt z nową firmą się urywa, nowo zatrudniony może mieć wątpliwości czy rzeczywiście jest ważny dla organizacji, czy firma faktycznie dba o swoich pracowników i czy będzie wiedział co ma robić w pierwszych dniach pracy. Przemyślany proces pre-onboardingu nie tylko rozwiewa te wątpliwości, ale też wzmacnia więź między obiema stronami. Nowa osoba ma poczucie przynależności do zespołu i większą świadomość na temat swoich przyszłych zadań. 

Przemyślany pre-onboarding ma też wiele korzyści z perspektywy wdrożenia. Pracownik nie zostaje przytłoczony ogromną ilością informacji w pierwszych dniach pracy, a otrzymuje je stopniowo, w przystępny i uporządkowany sposób. Przynajmniej częściowo poznaje już specyfikę organizacji i lepiej rozumie swoją rolę w jej strukturze. Wyposażony w tę wiedzę, szybciej osiągnie pełną produktywność w pracy. Warto więc uporządkować proces pre-onboardingu i udostępnić mu narzędzia wdrożeniowe, ułatwiające bliższe poznanie firmy i przyszłych zadań.

Wielu naszych klientów, korzystających z naszej aplikacji Onboarding 2.0, uzupełnia proces adaptacji nowego pracownika właśnie o ten etap. Zgrywalizowana forma treści dopasowanych do wczesnego etapu kontaktu z firmą buduje zaangażowanie i minimalizuje ryzyko utraty zrekrutowanego kandydata przed pierwszym dniem pracy.

Jakie cele powinien spełniać pre-onboarding?

Wstępne wdrożenie do kultury organizacji

Podczas rekrutacji pracownik otrzymuje wiele informacji na temat organizacji, pre-onboarding do idealny czas na dalsze wprowadzenie w firmowe procesy, zasady i wartości. Regularna komunikacja i gotowość do odpowiadania na każde pytania pozwala lepiej poznać pracodawcę, zrozumieć jego sposób działania i model biznesowy. Na skrzynce mailowej kandydata powinny znaleźć się materiały przybliżające historię, misję i najważniejsze plany organizacji, a także katalog produktów czy usług znajdujących się w aktualnej ofercie. Z kolei baza klientów i partnerów biznesowych pozwoli szybciej zorientować się w najważniejszych relacjach dotyczących firmy. Przekazując tę wiedzę wzmacniamy lojalność i stopniowo wprowadzamy pracownika w nowe obowiązki. 

Pogłębienie wiedzy na temat stanowiska i roli pracownika w firmie

Precyzyjne sformułowanie zadań i roli pracownika w strukturach organizacji jest kluczowym elementem pre-onboardingu. Sporo tych kwestii jest poruszanych w procesie rekrutacji, informacje przekazywane w kolejnym etapie powinny rozszerzać wiedzę w sposób spójny z wcześniejszymi deklaracjami. W ten sposób firma wzmacnia wiarygodność. Dobrym pomysłem jest rozmowa z bezpośrednim przełożonym, pogłębiająca wiedzę o specyfice stanowiska. Pełna świadomość nowych obowiązków pozwoli pracownikowi szybciej wykorzystać pełnię potencjału. 

Przygotowanie stanowiska i narzędzi pracy

Ta część wydaje się oczywista, ale gdy bywa pomijana, potęguje u pracownika poczucie dezorientacji i zniechęca do związania się z firmą na dłużej. Nowy członek zespołu powinien wiedzieć odpowiednio wcześnie, na którą godzinę przyjść pierwszego dnia pracy, gdzie zaparkować auto lub zostawić rower, do kogo się zgłosić i gdzie dokładnie mieści się jego stanowisko pracy. Zapewnienie sprzętu (komputer, telefon), karty wejściowej oraz dostępu do maili i innych narzędzi potrzebnych w pracy – na to wszystko jest czas w trakcie pre-onboardingu. Jeśli pracownik zaczyna nowy etap od błądzenia między działem IT, HR czy recepcją, trudniej będzie mu się skupić na wdrożeniu w obowiązki. 

Przygotowanie niezbędnej dokumentacji 

Część w dużym stopniu narzucona przepisami prawa pracy, wymagającymi skierowania na badania lekarskie, zorganizowania szkolenia BHP czy zgłoszenia do ZUS. To kwestia dokonania nie tylko oficjalnych procedur, ale też zapoznania pracownika z wewnętrznymi dokumentami firmy, jak choćby regulaminy, materiały instruktażowe, dress code (jeśli jest praktykowany), opisy procedur czy listę aplikacji online, używanych w pracy. 

Budowanie zaangażowania i ekscytacji

Ważny element, pozwalający poczuć więź z zespołem i przynależność do organizacji. Mamy tu duże pole do popisu, ograniczone wyłącznie kreatywnością. W części firm zwyczajem jest wysyłanie nowemu pracownikowi kwiatów lub kosza słodyczy lub zestawów powitalnych, składających np. z brandowanego kubka, notesu, torby na laptopa i innych przydatnych w pracy przedmiotów. Niektóre organizacje zachęcają pracowników do kontaktu z nowo zatrudnionym np. przez LinkedIn, a nawet nagrania filmów, przedstawiających zespołowi przyszłego współpracownika. Każdy sposób pozwalający podtrzymać komunikację, a w konsekwencji entuzjazm do nowej pracy, zadziała na korzyść organizacji. 

Odpowiadasz za wdrożenie pracowników w Twojej firmie? Optymalizujesz istniejący proces? Chcesz zaprojektować go zupełnie od nowa? Porozmawiajmy!

Umów konsultację z zespołem Gamfi

Jacek Krajewski

Growth Manager w Gamfi

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *