Skontaktuj się z nami: contact@gamfi.com

Wdrożenie pracownika

Welcome day w pracy: 10 kroków powitania pracownika

Welcome day w pracy: 10 kroków powitania pracownika I Blog Gamfi

Pierwszy dzień w nowej pracy to jeden z kluczowych momentów w całym procesie, jakim jest onboarding. Jak się do niego przygotować, by nie zaliczyć wpadki? Jak sprawić, by dzień pełen chaosu i biegania między działem kadr i działem IT zamienić w miłe powitanie? Poznaj nasz niezawodny przepis na udany welcome day w pracy. Obiecujemy, że nie wyjdzie z niego zakalec!

Welcome day w pracy: 10 kroków powitania pracownika I Blog Gamfi [gif]

Dobre powitanie startuje na kilka dni przed welcome day w pracy

Aby zrobić dobre pierwsze wrażenie, pokaż się z najlepszej strony już na etapie pre-onboardingu. Spójrz na ten etap wdrożenia oczami nowego pracownika. Zadbaj o jego potrzeby dotyczące przygotowań do pierwszego dnia w Twojej firmie. Jeszcze przed rozpoczęciem pracy zatroszcz się nie tylko o formalności, ale także o kwestie związane z logistyką, planem dnia czy dress codem.

Przygotowaliśmy checklistę, dzięki której welcome day w pracy będzie miłym wydarzeniem dla nowych pracowników.

By wyeliminować chaos i zmniejszyć stres nowicjusza, zacznij działać z tygodniowym wyprzedzeniem.

7 dni przed

  • Wyślij pracownikowi przydatne informacje dotyczące pierwszego spotkania (online lub stacjonarnego). Wypunktuj takie kwestie, jak data i godzina przyjścia do biura, podaj szczegóły odnośnie do lokalizacji budynku, możliwości dojazdu i miejsc parkingowych. Podpowiedz, co pracownik powinien ze sobą zabrać (np. wypełnione dokumenty dla kadr) i w co się ubrać. Kwestia dress code bywa często pomijana, bo dla pracowników z wewnątrz organizacji wydaje się oczywista. Nowa osoba może jednak nie wiedzieć, jaki strój będzie najbardziej odpowiedni, a nikt nie chce strzelić gafy już pierwszego dnia w pracy i np. zaprezentować się w eleganckiej stylizacji w firmie, która ceni sobie bardziej nieformalny ubiór.

3 dni przed

To dobry czas na kolejne przydatne dla nowego pracownika informacje.

  • Agenda welcome day, czyli jakie spotkania, szkolenia, aktywności (np. odbiór sprzętu) czekają na nowicjusza. Gdy pracownik zna dokładny plan, łatwiej mu się przygotować do day one. Efekt? Mniej stresu stresu i niepewności.
  • Kontakt do najważniejszych osób (manager, buddy).
  • Prośba o informację o ewentualnej chorobie (i związanej z tym nieobecności) lub ankieta dot. stanu zdrowia.

1 dzień przed

  • Wyślij przypomnienie z najważniejszymi detalami (miejsce, godzina, dojazd, na kogo się powołać na recepcji).
  • Postaraj się, aby wiadomość miała pozytywny i życzliwy ton. Zapewnij, że manager, buddy i zespół czekają na jutrzejsze spotkanie i zapytaj, czy pracownik potrzebuje jeszcze jakichś informacji przed wielkim tym dniem.
  • I na koniec, może oczywista kwestia, ale, w natłoku zadań, takie umykają najczęściej. Pamiętaj, by wysłać tego maila rano, nie po południu, tak by w razie potrzeby pracownik miał jeszcze czas na dodatkowe pytania lub zgłoszenie niedyspozycji.

Posiadanie checklisty to jedno, ale druga, ważniejsza, kwestia to wprowadzenie jej w życie. Na szczęście, dzięki odpowiednim narzędziom, można zautomatyzować całą komunikację zgodnie z przygotowaną wcześniej listą kontrolną. Korzystając z aplikacji onboardingowej, możesz zaplanować i ustawić automatyczną wysyłkę wiadomości z kluczowymi informacjami.

Welcome day w pracy: 10 kroków powitania pracownika I Blog Gamfi

Psst, to jeszcze nie koniec! Pod banerem czeka (bardzo ciekawy) ciąg dalszy artykułu.

10 kroków dobrego welcome day w pracy

1. Wyjdź na spotkanie

Pierwsza wizyta w biurze to stresujące wydarzenie. Zadbaj o komfort pracownika również w tej sytuacji. Potraktuj go jak oczekiwanego gościa i nie każ mu się szukać. Bądź na recepcji i przekaż karty dostępu. Przedstaw buddiego i managera – oni też powinni pojawić się tego dnia w siedzibie firmy.

TIP: Zaproś pracownika nieco później, niż wtedy, gdy faktycznie zaczynacie pracę – będzie mógł się wyspać i na spokojnie przygotować do wyjścia, a manager i buddy nie będą pochłonięci bieżącymi sprawami, jak to zwykle bywa rano. 

Welcome day w pracy: 10 kroków powitania pracownika I Blog Gamfi [gif]

2. Wręcz welcome pack

Zadbaj o to, by prezent powitalny czekał na nowego pracownika na jego biurku już pierwszego dnia w pracy. Jeśli wdrożenie odbywa się zdalnie, wyślij mu welcome pack wcześniej, by dotarł na czas i był miłym akcentem niwelującym stres.

TIP: Daj pracownikowi możliwość wyboru prezentu powitalnego. O tym, jak zrobić z tego proces na miarę ekscytujacych zakupów online, dowiesz się z naszego artykułu Welcome box dla pracownika: jak go personalizować?

3. Oprowadź po biurze

Nikt nie lubi błądzić pierwszego dnia w poszukiwaniu kuchni czy toalety. Oprowadź pracownika po biurze, wskaż miejsce działu HR i działu IT oraz innych zespołów, z którymi może współpracować. Pozwól mu na spokojnie poznać nowe miejsce pracy.

4. Pokaż miejsce pracy i przekaż sprzęt

Pokaż nowicjuszowi, gdzie jest jego biurko, w którym miejscu może zostawić kurtkę lub parasol albo gdzie jest jego szafka z odzieżą roboczą. Zapewnij mu także dostęp do niezbędnych narzędzi. Jeśli komputer należy odebrać z IT, warto by buddy poszedł tam z nowym pracownikiem i pomógł mu się zalogować. Możesz zaangażować w to również kogoś z zespołu IT.

TIP: Konfigurację sprzetu odpowiednio wcześniej uzgodnij z działem IT. Wrzuć wydarzenie w kalendarze odpowiednich pracowników zespołu, przygotuj listę potrzebnych dostępów itd.

5. Zapoznaj z zespołem

Relacje o wiele łatwiej buduje się w mniej formalnej atmosferze niż na oficjalnych spotkaniach. Zaproś nowicjusza na lunch powitalny (stacjonarny lub zdalny), gdzie każdy z członków zespołu będzie mógł powiedzieć coś więcej o sobie, nie tylko w kontekście pracy. To również świetny czas na rozmowy bardziej „na luzie”, np. o zainteresowaniach, najlepszej kawiarni w okolicy biura czy zespołowych rytuałach.

TIP: Dodaj wcześniej do kalendarzy członków zespołu wspólne wydarzenie, tak by nikt nie planował wtedy spotkań.

Welcome day w pracy: 10 kroków powitania pracownika I Blog Gamfi

6. Wyślij wiadomość do wszystkich pracowników

Poza bezpośrednim zespołem, do którego dołącza nowy pracownik, pamiętaj też o pozostałych osobach zatrudnionych w firmie. Ich również poinformuj o nowym członku załogi. Oficjalnie przedstaw i powitaj nowicjusza np. na ogólnym kanale firmowego komunikatora, w intranecie czy po prostu, wysyłając powitalnego maila.

7. Przekaż plan szkoleń i zaproś na pierwsze spotkanie wdrożeniowe

Już na etapie pre-onboardingu możesz przekazać pracownikowi plan szkoleń. Dzięki temu będziecie mieć czas na omówienie szczegółów i ewentualnych pytań. Dzień powitalny to również dobry moment na pierwsze spotkanie wdrożeniowe, którego celem jest przedstawienie ogólnych informacji o organizacji i jej kulturze (np. historia, misja, struktura firmy i zespołu). Część firm zaprasza pracowników już pierwszego dnia na szkolenia BHP.

TIP: Zastanów się, które szkolenia nowy pracownik może przejść asynchronicznie (np. na platformie e-learningowej lub onboardingowej), w dogodnym dla siebie momencie.

8. Podpisz umowę, skompletuj dokumenty

Planując welcome day, nie zapomnij o podstawowych formalnościach. Spersonalizowane prezenty na powitanie, wysokiej klasy sprzęt służbowy czy inne atrakcje na nic się zdadzą, kiedy pracownik zobaczy, że w nowej firmie podpisanie umowy na czas stanowi problem.

TIP: Aby podpisanie umowy w pierwszy dzień pracy było czystą formalnością, zbierz niezbędne dane i dokumenty wcześniej. Jeśli możesz, skorzystaj z podpisu elektronicznego lub programów, które umożliwiają zawieranie umów drogą online.

9. Zorganizuj rozmowę 1:1 z managerem

Spotkanie z bezpośrednim przełożonym już pierwszego dnia jest dla nowego pracownika bardzo wspierające. Zaangażowanie przełożonego w proces onboardingu od samego początku zwiększa szanse na efektywne wdrożenie i czyni welcome day jeszcze bardziej komfortowym.

TIP: Manager zwykle cierpi na brak czasu i nadmiar obowiązków. Zadbaj o to, by odpowiednio wcześniej zarezerwował sobie czas w kalendarzu na spotkanie z pracownikiem – to bardzo ważne!  Zapewnij mu również przydatne checklisty i wskazówki dot. tego, jak przygotować się do powitania nowych pracowników.

10. Sprawdź samopoczucie pod koniec welcome day

I to najlepiej dwutorowo!

Po pierwsze, po prostu i po ludzku zapytaj nowego pracownika o jego samopoczucie i wrażenia z pierwszego dnia. Możesz o to poprosić managera, buddiego lub kogoś z HR-u.

Dodatkowo poproś nową osobę o wypełnienie ankiety pulse check, w której zadasz konkretne pytania o różne aspekty dnia powitalnego.

Welcome day w pracy: 10 kroków powitania pracownika I Blog Gamfi

TIP: Zastanów się, jakie informacje potrzebujesz uzyskać i jakie zagadnienia poruszyć w ankiecie. Nasze typy to:

  • Czy Twoje pierwsze wrażenie po dołączeniu do organizacji odpowiada Twoim oczekiwaniom z etapu rekrutacji?
  • Czy odpowiednio wcześnie uzyskałeś/aś wszystkie informacje dot. pierwszego dnia pracy?
  • Jak oceniasz opiekę buddiego podczas day one? Była satysfakcjonująca czy znajdzie sie coś do poprawy?
  • Czu zapoznanie z zespołem było dla Ciebie komfortowe? Czego zabrakło, a co było całkiem fajne?
  • Czy odbiór sprzętu i proces kompletowania dokumentów dla kadr przebiegał bezproblemowo? Może coś warto ulepszyć?

Co zrobić, by welcome day w pracy nie zaczął się od wpadki?

Z naszego raportu „8 grzechów polskiego onboardingu” wynika, że 39% badanych mierzyło się z problemami już pierwszego dnia pracy. Przeanalizujmy te problemy po kolei.


Otrzymałem/am zbyt dużą ilość informacji o firmie pierwszego dnia.
(15%)

Niestety, patrząc na statystyki, nie ma w tym nic dziwnego… Aż 21% badanych miało tylko jeden dzień na zapoznanie się z nowym miejscem pracy. Cała wiedza związana z wdrożeniem została więc wtłoczona w welcome day. Trudno w tej sytuacji oczekiwać efektywnego przyswajania informacji. Pełna produktywność pracowników nie rodzi się po jednym dniu szkoleń, tylko poprzez uporządkowany i zaplanowany w czasie proces wdrożenia.

Jak tego uniknąć?

Potraktuj pierwszy dzień jako czas na przywitanie pracowników w nowym miejscu pracy. Na spotkaniu wdrożeniowem skup się na bardziej ogólnych informacjach (jak wartości organizacji, dress code, jak złożyć wniosek urlopowy). Bardziej szczegółową wiedzę podziel na mniejsze porcje i zaplanuj cykl szkoleń rozłożony na welcome week i kolejne tygodnie.


Firma nie zdążyła przygotować formalności.
(10%)

To wynik zaniechania w trakcie pre-onboardingu (lub całkowitego braku tego etapu wdrożenia). Na szczęście takim wpadkom można łatwo zapobiec.

Jak tego uniknąć?

Zaplanuj odpowiednio wcześniej z działem kadr kompletowanie niezbędnych danych i dokumentów. Wyznaczcie, kto i kiedy będzie się kontaktował z pracownikiem w tej sprawie. Zanim nowa osoba dołączy do organizacji, prześlijcie jej potrzebne formularze, skierowanie na badania medycyny pracy i informację o benefitach. Sporym ułatwieniem dla pracodawcy i nowego pracownika będzie automatyzacja całego procesu. Dzięki aplikacji onboardingowej pracownik może przekazać wszystkie dane całkowicie online, co jest sporym ułatwieniem, szczególnie w przypadku zdalnego onboardingu.


Nie otrzymałem/am na czas sprzętu do pracy, np. komputera, telefonu itp.
(8%)

Jak tego uniknąć?

Ustal wcześniej wraz z pracownikami IT plan działania. Nie stawiaj ich pod ścianą, zamawiając sprzęt na ostatnią chwilę. Wypracujcie wspólnie procedury, które zadbają o komfort i zespołu IT, i nowgo pracownika. Możecie na przykład wprowadzić zasadę, że manager czy dział HR zlecają przygotowanie telefonu i komputera minimum na tydzień przed pierwszym dniem pracy nowej osoby. Następnie ustawcie odpowiednie przypomnienia w kalendarzach osób przypisanych do tego etapu wdrożenia.

Jeśli onboarding odbywa się zdalnie, dopilnuj, by sprzęt dotarł do pracownika przed pierwszym dniem pracy. Pomóż mu również w pierwszym logowaniu, np. wysyłając wcześniej instrukcje do samodzielnej pracy lub organizując spotkanie z kimś z IT, kto przejdzie przez ten proces razem z pracownikiem.


Mój zespół nie wiedział, że do niego dołączam.
(8%)

Jak tego uniknąć?

Po pomyślnym zakończeniu procesu rekrutacyjnego poinformuj zespół, kiedy nowy pracownik pojawi się w ich szeregach. Zaplanujcie wspólnie lunch powitalny i dodaj go w formie wydarzenia do zespołowego kalendarza. Miłym akcentem będzie też wspólne stworzenie powitalnego wideo, które manager wyśle nowicjuszowi na etapie pre-onboardingu. Zachęć nowego pracownika do stworzenia podobnej wiadomości, by ułatwić mu komunikację z zespołem jeszcze przed dołączeniem do organizacji.

Pierwszego dnia pracy wyślij również wiadomość powitalną na firmowym komunikatorze lub mailem.

Zapewnij pracownikowi wyjątkowy pierwszy dzień w pracy.

Testuj bezpłatnie aplikację Gamfi Onboarding!

Growth Manager w Gamfi

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Mamy więcej dobrych treści!

Zapisz się na newsletter o onboardingu i pracy cyfrowej!

Administratorem danych jest Gamfi Sp. z o.o. Dane osobowe są przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego (wysyłka newslettera – podstawa art. 6 ust. 1 lit. a) rodo). Mają Państwo prawo dostępu do danych i uzyskania kopii danych, usunięcia i modyfikacji danych osobowych, złożenia sprzeciwu, przeniesienia danych lub ograniczenia przetwarzania, wycofania zgody oraz do złożenia skargi do UODO. Więcej informacje na temat ochrony danych osobowych znajdą Państwo w naszej Polityce Prywatności lub zadając pytanie na rodo@gamfi.pl.

Wiemy, jak rozwiązać onboardingowe wyzwania