Welcome day w pracy: 10 kroków powitania pracownika

Pierwszy dzień w nowej pracy to jeden z kluczowych momentów w całym procesie, jakim jest onboarding. Jak się do niego przygotować, by nie zaliczyć wpadki? Jak sprawić, by dzień pełen chaosu i biegania między działem kadr i działem IT zamienić w miłe powitanie? Poznaj nasz niezawodny przepis na udany welcome day w pracy. Obiecujemy, że nie wyjdzie z niego zakalec!

Dobre powitanie startuje na kilka dni przed welcome day w pracy

Aby zrobić dobre pierwsze wrażenie, pokaż się z najlepszej strony już na etapie pre-onboardingu. Spójrz na ten etap wdrożenia oczami nowego pracownika. Zadbaj o jego potrzeby dotyczące przygotowań do pierwszego dnia w Twojej firmie. Jeszcze przed rozpoczęciem pracy zatroszcz się nie tylko o formalności, ale także o kwestie związane z logistyką, planem dnia czy dress codem.

Przygotowaliśmy checklistę, dzięki której welcome day w pracy będzie miłym wydarzeniem dla nowych pracowników.

By wyeliminować chaos i zmniejszyć stres nowicjusza, zacznij działać z tygodniowym wyprzedzeniem.

7 dni przed

• Wyślij pracownikowi przydatne informacje dotyczące pierwszego spotkania (online lub stacjonarnego). Wypunktuj takie kwestie, jak data i godzina przyjścia do biura, podaj szczegóły odnośnie do lokalizacji budynku, możliwości dojazdu i miejsc parkingowych. Podpowiedz, co pracownik powinien ze sobą zabrać (np. wypełnione dokumenty dla kadr) i w co się ubrać. Kwestia dress code bywa często pomijana, bo dla pracowników z wewnątrz organizacji wydaje się oczywista. Nowa osoba może jednak nie wiedzieć, jaki strój będzie najbardziej odpowiedni, a nikt nie chce strzelić gafy już pierwszego dnia w pracy i np. zaprezentować się w eleganckiej stylizacji w firmie, która ceni sobie bardziej nieformalny ubiór.

3 dni przed

To dobry czas na kolejne przydatne dla nowego pracownika informacje.

• Agenda welcome day, czyli jakie spotkania, szkolenia, aktywności (np. odbiór sprzętu) czekają na nowicjusza. Gdy pracownik zna dokładny plan, łatwiej mu się przygotować do day one. Efekt? Mniej stresu stresu i niepewności.
• Kontakt do najważniejszych osób (manager, buddy).
• Prośba o informację o ewentualnej chorobie (i związanej z tym nieobecności) lub ankieta dot. stanu zdrowia.

1 dzień przed

• Wyślij przypomnienie z najważniejszymi detalami (miejsce, godzina, dojazd, na kogo się powołać na recepcji).
• Postaraj się, aby wiadomość miała pozytywny i życzliwy ton. Zapewnij, że manager, buddy i zespół czekają na jutrzejsze spotkanie i zapytaj, czy pracownik potrzebuje jeszcze jakichś informacji przed wielkim tym dniem.
• I na koniec, może oczywista kwestia, ale, w natłoku zadań, takie umykają najczęściej. Pamiętaj, by wysłać tego maila rano, nie po południu, tak by w razie potrzeby pracownik miał jeszcze czas na dodatkowe pytania lub zgłoszenie niedyspozycji.

Posiadanie checklisty to jedno, ale druga, ważniejsza, kwestia to wprowadzenie jej w życie. Na szczęście, dzięki odpowiednim narzędziom, można zautomatyzować całą komunikację zgodnie z przygotowaną wcześniej listą kontrolną. Korzystając z aplikacji onboardingowej, możesz zaplanować i ustawić automatyczną wysyłkę wiadomości z kluczowymi informacjami.

Psst, to jeszcze nie koniec! Pod banerem czeka (bardzo ciekawy) ciąg dalszy artykułu.

10 kroków dobrego welcome day w pracy

1. Wyjdź na spotkanie

Pierwsza wizyta w biurze to stresujące wydarzenie. Zadbaj o komfort pracownika również w tej sytuacji. Potraktuj go jak oczekiwanego gościa i nie każ mu się szukać. Bądź na recepcji i przekaż karty dostępu. Przedstaw buddiego i managera – oni też powinni pojawić się tego dnia w siedzibie firmy.

TIP: Zaproś pracownika nieco później, niż wtedy, gdy faktycznie zaczynacie pracę – będzie mógł się wyspać i na spokojnie przygotować do wyjścia, a manager i buddy nie będą pochłonięci bieżącymi sprawami, jak to zwykle bywa rano. 

2. Wręcz welcome pack

Zadbaj o to, by prezent powitalny czekał na nowego pracownika na jego biurku już pierwszego dnia w pracy. Jeśli wdrożenie odbywa się zdalnie, wyślij mu welcome pack wcześniej, by dotarł na czas i był miłym akcentem niwelującym stres.

TIP: Daj pracownikowi możliwość wyboru prezentu powitalnego. O tym, jak zrobić z tego proces na miarę ekscytujacych zakupów online, dowiesz się z naszego artykułu Welcome box dla pracownika: jak go personalizować?

3. Oprowadź po biurze

Nikt nie lubi błądzić pierwszego dnia w poszukiwaniu kuchni czy toalety. Oprowadź pracownika po biurze, wskaż miejsce działu HR i działu IT oraz innych zespołów, z którymi może współpracować. Pozwól mu na spokojnie poznać nowe miejsce pracy.

4. Pokaż miejsce pracy i przekaż sprzęt

Pokaż nowicjuszowi, gdzie jest jego biurko, w którym miejscu może zostawić kurtkę lub parasol albo gdzie jest jego szafka z odzieżą roboczą. Zapewnij mu także dostęp do niezbędnych narzędzi. Jeśli komputer należy odebrać z IT, warto by buddy poszedł tam z nowym pracownikiem i pomógł mu się zalogować. Możesz zaangażować w to również kogoś z zespołu IT.

TIP: Konfigurację sprzetu odpowiednio wcześniej uzgodnij z działem IT. Wrzuć wydarzenie w kalendarze odpowiednich pracowników zespołu, przygotuj listę potrzebnych dostępów itd.

5. Zapoznaj z zespołem

Relacje o wiele łatwiej buduje się w mniej formalnej atmosferze niż na oficjalnych spotkaniach. Zaproś nowicjusza na lunch powitalny (stacjonarny lub zdalny), gdzie każdy z członków zespołu będzie mógł powiedzieć coś więcej o sobie, nie tylko w kontekście pracy. To również świetny czas na rozmowy bardziej „na luzie”, np. o zainteresowaniach, najlepszej kawiarni w okolicy biura czy zespołowych rytuałach.

TIP: Dodaj wcześniej do kalendarzy członków zespołu wspólne wydarzenie, tak by nikt nie planował wtedy spotkań.

6. Wyślij wiadomość do wszystkich pracowników

Poza bezpośrednim zespołem, do którego dołącza nowy pracownik, pamiętaj też o pozostałych osobach zatrudnionych w firmie. Ich również poinformuj o nowym członku załogi. Oficjalnie przedstaw i powitaj nowicjusza np. na ogólnym kanale firmowego komunikatora, w intranecie czy po prostu, wysyłając powitalnego maila.

7. Przekaż plan szkoleń i zaproś na pierwsze spotkanie wdrożeniowe

Już na etapie pre-onboardingu możesz przekazać pracownikowi plan szkoleń. Dzięki temu będziecie mieć czas na omówienie szczegółów i ewentualnych pytań. Dzień powitalny to również dobry moment na pierwsze spotkanie wdrożeniowe, którego celem jest przedstawienie ogólnych informacji o organizacji i jej kulturze (np. historia, misja, struktura firmy i zespołu). Część firm zaprasza pracowników już pierwszego dnia na szkolenia BHP.

TIP: Zastanów się, które szkolenia nowy pracownik może przejść asynchronicznie (np. na platformie e-learningowej lub onboardingowej), w dogodnym dla siebie momencie.

8. Podpisz umowę, skompletuj dokumenty

Planując welcome day, nie zapomnij o podstawowych formalnościach. Spersonalizowane prezenty na powitanie, wysokiej klasy sprzęt służbowy czy inne atrakcje na nic się zdadzą, kiedy pracownik zobaczy, że w nowej firmie podpisanie umowy na czas stanowi problem.

TIP: Aby podpisanie umowy w pierwszy dzień pracy było czystą formalnością, zbierz niezbędne dane i dokumenty wcześniej. Jeśli możesz, skorzystaj z podpisu elektronicznego lub programów, które umożliwiają zawieranie umów drogą online.

9. Zorganizuj rozmowę 1:1 z managerem

Spotkanie z bezpośrednim przełożonym już pierwszego dnia jest dla nowego pracownika bardzo wspierające. Zaangażowanie przełożonego w proces onboardingu od samego początku zwiększa szanse na efektywne wdrożenie i czyni welcome day jeszcze bardziej komfortowym.

TIP: Manager zwykle cierpi na brak czasu i nadmiar obowiązków. Zadbaj o to, by odpowiednio wcześniej zarezerwował sobie czas w kalendarzu na spotkanie z pracownikiem – to bardzo ważne!  Zapewnij mu również przydatne checklisty i wskazówki dot. tego, jak przygotować się do powitania nowych pracowników.

10. Sprawdź samopoczucie pod koniec welcome day

I to najlepiej dwutorowo!

Po pierwsze, po prostu i po ludzku zapytaj nowego pracownika o jego samopoczucie i wrażenia z pierwszego dnia. Możesz o to poprosić managera, buddiego lub kogoś z HR-u.

Dodatkowo poproś nową osobę o wypełnienie ankiety pulse check, w której zadasz konkretne pytania o różne aspekty dnia powitalnego.

TIP: Zastanów się, jakie informacje potrzebujesz uzyskać i jakie zagadnienia poruszyć w ankiecie. Nasze typy to:

• Czy Twoje pierwsze wrażenie po dołączeniu do organizacji odpowiada Twoim oczekiwaniom z etapu rekrutacji?
• Czy odpowiednio wcześnie uzyskałeś/aś wszystkie informacje dot. pierwszego dnia pracy?
• Jak oceniasz opiekę buddiego podczas day one? Była satysfakcjonująca czy znajdzie sie coś do poprawy?
• Czu zapoznanie z zespołem było dla Ciebie komfortowe? Czego zabrakło, a co było całkiem fajne?
• Czy odbiór sprzętu i proces kompletowania dokumentów dla kadr przebiegał bezproblemowo? Może coś warto ulepszyć?

Co zrobić, by welcome day w pracy nie zaczął się od wpadki?

Z naszego raportu „8 grzechów polskiego onboardingu” wynika, że 39% badanych mierzyło się z problemami już pierwszego dnia pracy. Przeanalizujmy te problemy po kolei.

Otrzymałem/am zbyt dużą ilość informacji o firmie pierwszego dnia.
(15%)

Niestety, patrząc na statystyki, nie ma w tym nic dziwnego… Aż 21% badanych miało tylko jeden dzień na zapoznanie się z nowym miejscem pracy. Cała wiedza związana z wdrożeniem została więc wtłoczona w welcome day. Trudno w tej sytuacji oczekiwać efektywnego przyswajania informacji. Pełna produktywność pracowników nie rodzi się po jednym dniu szkoleń, tylko poprzez uporządkowany i zaplanowany w czasie proces wdrożenia.

Jak tego uniknąć?

Potraktuj pierwszy dzień jako czas na przywitanie pracowników w nowym miejscu pracy. Na spotkaniu wdrożeniowem skup się na bardziej ogólnych informacjach (jak wartości organizacji, dress code, jak złożyć wniosek urlopowy). Bardziej szczegółową wiedzę podziel na mniejsze porcje i zaplanuj cykl szkoleń rozłożony na welcome week i kolejne tygodnie.

Firma nie zdążyła przygotować formalności.
(10%)

To wynik zaniechania w trakcie pre-onboardingu (lub całkowitego braku tego etapu wdrożenia). Na szczęście takim wpadkom można łatwo zapobiec.

Jak tego uniknąć?

Zaplanuj odpowiednio wcześniej z działem kadr kompletowanie niezbędnych danych i dokumentów. Wyznaczcie, kto i kiedy będzie się kontaktował z pracownikiem w tej sprawie. Zanim nowa osoba dołączy do organizacji, prześlijcie jej potrzebne formularze, skierowanie na badania medycyny pracy i informację o benefitach. Sporym ułatwieniem dla pracodawcy i nowego pracownika będzie automatyzacja całego procesu. Dzięki aplikacji onboardingowej pracownik może przekazać wszystkie dane całkowicie online, co jest sporym ułatwieniem, szczególnie w przypadku zdalnego onboardingu.

Nie otrzymałem/am na czas sprzętu do pracy, np. komputera, telefonu itp.
(8%)

Jak tego uniknąć?

Ustal wcześniej wraz z pracownikami IT plan działania. Nie stawiaj ich pod ścianą, zamawiając sprzęt na ostatnią chwilę. Wypracujcie wspólnie procedury, które zadbają o komfort i zespołu IT, i nowgo pracownika. Możecie na przykład wprowadzić zasadę, że manager czy dział HR zlecają przygotowanie telefonu i komputera minimum na tydzień przed pierwszym dniem pracy nowej osoby. Następnie ustawcie odpowiednie przypomnienia w kalendarzach osób przypisanych do tego etapu wdrożenia.

Jeśli onboarding odbywa się zdalnie, dopilnuj, by sprzęt dotarł do pracownika przed pierwszym dniem pracy. Pomóż mu również w pierwszym logowaniu, np. wysyłając wcześniej instrukcje do samodzielnej pracy lub organizując spotkanie z kimś z IT, kto przejdzie przez ten proces razem z pracownikiem.

Mój zespół nie wiedział, że do niego dołączam.
(8%)

Jak tego uniknąć?

Po pomyślnym zakończeniu procesu rekrutacyjnego poinformuj zespół, kiedy nowy pracownik pojawi się w ich szeregach. Zaplanujcie wspólnie lunch powitalny i dodaj go w formie wydarzenia do zespołowego kalendarza. Miłym akcentem będzie też wspólne stworzenie powitalnego wideo, które manager wyśle nowicjuszowi na etapie pre-onboardingu. Zachęć nowego pracownika do stworzenia podobnej wiadomości, by ułatwić mu komunikację z zespołem jeszcze przed dołączeniem do organizacji.

Pierwszego dnia pracy wyślij również wiadomość powitalną na firmowym komunikatorze lub mailem.

Grzegorz Mandziuk

Growth Manager w Gamfi

Od 4 lat w Gamfi, od 9 lat w branży HR, od zawsze optymista. Prywatnie mąż, ojciec, biegacz, wielbiciel sauny i Subaru.