Masz pytania? Odpowiemy! Wyślij do nas wiadomość na contact@gamfi.com

  • Polski
  • English
Wdrożenie pracownika

Wymiana wiedzy w onboardingu – 8 sprawdzonych sposobów

wymiana wiedzy

Płynna cyrkulacja wiedzy jest na wagę złota na wszystkich szczeblach każdej organizacji. Jeśli jednak mielibyśmy wskazać jeden obszar, w którym knowledge sharing odgrywa pierwsze skrzypce, byłby to onboarding. W całej zawodowej ścieżce pracownika nie ma drugiej sytuacji, w której nauka byłaby tak zintensyfikowana i tak istotna jak podczas okresu wdrażania. No dobrze – tylko jak uczyć, żeby nauczyć? Jak prawidłowo przekazywać informacje o firmie, stanowisku i obowiązkach? Dziś dzielimy się wiedzą na temat skutecznego dzielenia się wiedzą. W onboardingu, ma się rozumieć.

Według Raportu Panopto aż 81% badanych pracowników odczuwa frustrację, nie mogąc dotrzeć do informacji potrzebnych do wykonania swoich obowiązków. 

A to dana dotycząca jedynie regularnych pracowników firmy. Podstawmy w to miejsce osoby wdrażające się, a odsetek prawdopodobnie wystrzeli w górę. Pojawią się zapewne również dodatkowe emocje, chociażby stres czy wątpliwości co do słuszności wyboru miejsca pracy. Stąd już niedaleka droga do pierwszych myśli o porzuceniu dopiero co zdobytego zatrudnienia.

Dlaczego skuteczna wymiana wiedzy to fundament onboardingu?

Wspomniany już raport Panopto mówi, że nowy pracownik spędza średnio 12,7 godzin tygodniowo na proszeniu innych o pomoc oraz 28 godzin miesięcznie na nieefektywnej pracy. Inne badanie wskazuje z kolei, że aż 37% amerykańskich i brytyjskich pracowników, nie czując się dobrze przygotowanymi do pełnienia swoich zadań, wolą zwracać się z pytaniami do Wujka Google niż do starszych stażem kolegi czy koleżanki. Z kolei wyniki ankiety przeprowadzonej przez TalentLMS pokazują jasno, że kwestie nauki i docierania do potrzebnych w nowej pracy informacji stanowią jedne z większych bolączek samych nowo zatrudnionych.

Dlatego właśnie skuteczna wymiana wiedzy to kluczowy element onboardingu – zarówno z perspektywy nowego pracownika, jak i samej organizacji. Dla nowo zatrudnionej osoby oznacza większą satysfakcję z przebiegu wdrożenia i tym samym większą motywację do dalszej pracy. Organizacji przynosi z kolei oszczędność czasu i środków przeznaczanych na proces onboardingowy. Wdrożenie przebiega sprawniej i z lepszym wynikiem, bo pracownik szybciej osiąga stan pełnej samodzielności i efektywności. 

Knowledge sharing w tradycyjnym wydaniu

Z wymianą wiedzy jest trochę jak z samym onboardingiem – w jakiejś formie istnieje w każdej organizacji, nawet jeśli nie ma po niej śladu w oficjalnych systemach czy procedurach. “Jakaś forma” to jednak rzadko kiedy forma optymalna. I choć wśród popularnych sposobów na uczenie nowych pracowników zdarzają się te całkiem skuteczne i interesujące, nierzadko toną w natłoku mniej efektywnych rozwiązań.

Jak najczęściej wygląda dzielenie się wiedzą z nowym pracownikiem?

  • Wręczenie handbooka

Czyli stara, dobra (?) metoda, którą wszyscy znamy ze szkoły. Dostajemy do ręki podręcznik (często niejeden) pełen informacji o historii organizacji, jej strukturze, wartościach czy panującej w niej kulturze organizacyjnej. Naszym zadaniem jest dokładnie go przestudiować. Wiedza jest potem w jakiś sposób sprawdzana. Lub nie. Jeśli tak, wszystko odbywa się najczęściej według równie znajomej formuły: “zakuć, zdać, zapomnieć”. Czy idea nauki za pomocą handbooków jest z zasady zła? Nie! Czy można wprowadzić ją w życie skuteczniej? Zdecydowanie, ale o tym za chwilę.

  • Szkolenia lub spotkania wdrożeniowe

Kolejny stały punkt na onboardingowej liście przebojów. Szkolenia wdrożeniowe są dobrym punktem odniesienia dla nowo zatrudnionej osoby. Pozwalają przekazywać wiedzę w ustrukturyzowany sposób. Ich wadą jest jednak mocno jednokierunkowy przekaz i ogromna kumulacja wiedzy – tak ogromna, że po jednym lub dwóch dniach niewiele jej zostaje w głowach wdrażających się osób. 

  • Spotkania 1:1 z menedżerem

Odpowiednio poprowadzone mogą być trampoliną do szybkiego i skutecznego wdrożenia, zwłaszcza jeśli kończą się oddelegowaniem pracownika do wykonania konkretnych zadań. Niestety, jak wszyscy dobrze wiemy, menedżerowie z reguły nie dysponują nadmiarem wolnego czasu, dlatego przemyślane i faktycznie pogłębiające wiedzę pracownika spotkania zdarzają się dużo rzadziej niż powinny.

  • Nieformalna komunikacja z zespołem

W antycznych czasach BC (Before Covid) toczyła się gdzieś między ekspresem do kawy a biurkiem. Dziś jej domeną są raczej kanały na Slacku czy innej platformie do współpracy online. Sedno pozostało jednak bez zmian. Chodzi o nieformalną wymianę wiedzy między pracownikami w zespole. Tu kogoś o coś podpytam, tam upewnię się, że robię coś dobrze, jeszcze gdzie indziej poproszę o kontakt do kogoś, z kim mogę nawiązać współpracę przy danym projekcie. Taka formuła nie zastąpi oczywiście oficjalnych szkoleń czy spotkań wdrożeniowych, ale stanowi ich niezbędne dopełnienie.

Każda z powyższych metod ma sens, a odpowiednio wykorzystana może być także niezwykle skuteczna. Niestety, każda cierpi również na co najmniej jeden z trzech grzechów: kumulację w czasie, chaos organizacyjny, pasywne przyswajanie wiedzy. 

W niejednej organizacji na przekazywanie nowemu pracownikowi wiedzy o firmie przeznacza się jeden dzień, maksymalnie tydzień. Pisaliśmy o tym tutaj. Taki natłok informacji, w dodatku często przyswajanych w całkowicie pasywny sposób, jest zwyczajnie nieefektywny i przytłaczający dla pracownika. Wiedza błyskawicznie ulatuje z jego głowy. Kończy się to scenariuszem, o którym już wspomnieliśmy. Nowy pracownik wstydząc się, że nie wie czegoś, co w teorii powinien już wiedzieć, woli zwrócić się z pytaniem do wyszukiwarki Google niż chociażby do menedżera czy kogoś z zespołu.

Aktywna nauka, czyli 8 sposobów na skuteczną wymianę wiedzy w onboardingu

Powiedz mi, to zapomnę, naucz mnie, to może zapamiętam. Zaangażuj mnie, to się nauczę.

Benjamin Franklin

Słynne słowa jednego z ojców założycieli Stanów Zjednoczonych warto potraktować jako drogowskaz przy projektowaniu systemu nauczania w procesie onboardingowym. Bo samo przekazywanie informacji to za mało. Chodzi o aktywną wymianę wiedzy i wykorzystywanie jej w praktyce, czyli proces dwukierunkowy i bliski realnemu doświadczeniu. Naszym celem powinno być wciągnięcie pracownika w interaktywną relację, w ramach której wiedzę zdobywa się po trochu, w małych dawkach, a przede wszystkim w praktyce. Jak to może wyglądać? Oto garść sprawdzonych sposobów!

1. Informacje zawsze pod ręką

Nowy pracownik powinien mieć stały, wygodny dostęp do wszystkich istotnych informacji, również tych, które pojawiły się po drodze w procesie onboardingu, np. do skryptów ze szkoleń, nagrań z webinarów czy spisanych podsumowań ze spotkań wdrożeniowych. To rodzaj osobistej wirtualnej biblioteczki, do której w każdej chwili można sięgnąć. Jej rolę może pełnić osobna przestrzeń na Dysku Google czy w innej chmurze, z której akurat korzysta organizacja. 

Warto jednak pamiętać, że, jak do każdej biblioteczki, i do tej szybko może wkraść się nieporządek i chaos. Dlatego można postawić również na rozwiązania opracowane specjalnie z myślą o gromadzeniu informacji w procesie wdrożenia do nowego miejsca pracy. Najlepiej, jeśli nie są to po prostu agregaty dokumentów, ale przemyślane systemy, które wchodzą z pracownikiem w interakcję i podają mu informacje w przystępny i ciekawy sposób. Tak dzieje się na przykład w naszej aplikacji onboardingowej Gamfi. Najpierw dekomponujemy treści przekazane nam przez klienta, a następnie przekładamy je na opowieść i wciągającą sekwencję misji oraz zadań. Tak podaną wiedzę pracownik przyswaja chętniej i aktywniej niż w tradycyjnym modelu.

2. Microlearning, czyli karmienie małymi porcjami wiedzy

Prawda jest taka, że większość przekazywanych nam informacji błyskawicznie zapominamy. Badania pokazują, że już w ciągu godziny z naszych głów uleci ok. 50% z nich, po 24 godzinach zapomnimy o 70%, a po tygodniu o aż 90%. Jako pierwszy pisał o tym zjawisku w 1885 roku niemiecki psycholog Hermann Ebbinghaus. Proces ten przedstawił na wykresie i nazwał krzywą zapominania. Dobra wiadomość jest taka, że to całkowicie naturalny, więcej – konieczny proces. Konieczny do tego, byśmy byli w stanie zapamiętać te najistotniejsze 10%. 

Jaki płynie z tego wniosek? Naukowcy, w tym Art Kohn specjalizujący się w badaniu skutecznych metod uczenia, zalecają, by jednorazowo wkładać ludziom do głów tylko jedną, maksymalnie dwie informacje. Same lekcje powinny zaś być jak najkrótsze i trwać od kilkunastu sekund do 20-30 minut. Nazywamy to microlearningiem, czyli metodą uczenia, w której wiedza podzielona zostaje na wiele malutkich, lekkostrawnych porcji i podawana jest uczniom w odpowiednich odstępach czasu. Więcej o microlearningu pisaliśmy w osobnym artykule blogowym. Z czystym sumieniem polecamy tę metodę uczenia, bo… wiemy, że działa! Na co dzień korzystają z niej firmy wdrażające pracowników z naszą aplikacją onboardingową.

3. Efekt odstępu, czyli nie wszystko naraz

W teorii nauczania już wiele lat temu opisano tzw. spacing effect, który można przetłumaczyć jako efekt odstępu lub interwału. Odnosi się on do odkrycia, że nową wiedzę sprawniej “zapisujemy” w pamięci długotrwałej, jeśli proces uczenia jest podzielony na fragmenty rozmieszczone interwałami w czasie, a nie skumulowane w następującej po sobie bezpośrednio kolejności.

Jak ma się efekt odstępu do przekazywania wiedzy w procesie onboardingowym? Dużo bardziej skuteczna w uczeniu nowego pracownika będzie strategia polegająca na dozowaniu mu wiedzy w serii działań uruchamianych w interwałach czasu (na przykład co tydzień) niż ta, w której przeprowadzamy jednorazowo wyładowaną po brzegi informacjami sesję szkoleniową.

Kolejne, następujące po sobie w interwałach działania powinny być dodatkowo zróżnicowane i zaskakujące, aby uniknąć efektu habituacji – stopniowego zanikania reakcji na powtarzający się, niezmienny bodziec. To właśnie efekt habituacji sprawia, że nie zauważamy w skrzynce kolejnego PDF-a z firmowymi wytycznymi.

Dobrze jest uwzględnić jeszcze jedną kwestię. Przyswajanie wiedzy przez pracownika warto na bieżąco sprawdzać i łączyć z natychmiastową nagrodą (na przykład punktem). Cel? Zbudowanie schematu: o, dostałem nagrodę, czyli warto to powtarzać! Co prowadzi nas do kolejnej kwestii…

4. Zgrywalizowana nauka

W powszechnym, rynkowym, rozumieniu, grywalizacja to mechanizm, w którym reguły zapożyczone ze świata gier wkładamy w kontekst zupełnie z grami niezwiązany. My patrzymy na to nieco szerzej i głębiej. Grywalizację widzimy jako sposób na uwolnienie potencjału ludzi za sprawą mechanizmów zachowań i potrzeb, które wszystkim nam są bliskie. W zgrywalizowanym onboardingu proces nauki zamienia się w ciąg emocjonujących misji do wykonania. Misje te osadzone są w storytellingowej strukturze, która pomaga porządkować i przyswajać wiedzę. Co więcej – każdorazowe wykonanie zadania wiąże się z natychmiastową gratyfikacją, np. w postaci zdobycia punktu lub innej nagrody. W koszyku mamy więc wszystko: emocje, zabawę, pozytywną rywalizację, zaspokojenie głodu opowieści. W takim kształcie nauka przestaje być nudna, a staje się tym, co, jako homo sapiens, lubimy najbardziej: pogonią za przyjemnością płynącą z naturalnych zastrzyków z dopaminy i serotoniny. Nic dziwnego, że:

grywalizacja zwiększa nasze możliwości uczenia się w pracy o nawet 40%

Źródło: Business Insider

Ta dana pokrywa się z naszymi doświadczeniami płynącymi ze współpracy z klientami. Wynika to między innymi z faktu, że mechanizm grywalizacji wymusza choćby częściową automatyzację onboardingu, co nie pozostaje bez (pozytywnego) wpływu na jego długość.

Jak wykorzystać grywalizację w procesie wymiany wiedzy? Do nauki warto włączyć takie elementy, jak: 

  • misje i zadania,
  • wyzwania kreatywne,
  • quizy, testy i zagadki,
  • narracje fabularne,
  • schematy nagradzania,
  • mechanizm rywalizacji wsparty np. rankingami.

5. Razem raźniej, czyli bezpieczna przestrzeń dla nowicjuszy

Wśród różnych nowoczesnych sposobów na knowledge sharing w organizacjach dużą karierę robi tzw. peer-to-peer learning. Na czym polega? Idea jest bardzo prosta. Chodzi o nieformalną wymianę informacji między pracownikami znajdującymi się na tym samym szczeblu firmowej hierarchii. Mówiąc krótko: podczas codziennej pracy uczymy się od siebie nawzajem, wymieniamy się wskazówkami, dobrymi radami itd. 

W praktyce peer-to-peer learning odbywa się np. podczas rozmów na Slacku, w relacji nowy pracownik – buddy albo w trakcie pogawędki na wspólnej kawowej przerwie. Zazwyczaj mechanizm bazuje na parowaniu nowozatrudnionych osób z już wdrożonymi pracownikami. My proponujemy nieco inne podejście. Od razu zdradzimy, że doskonale sprawdziło się w boju.

Społeczność Świeżaków

Podczas naszej współpracy z T-Mobile Polska wspólnie z klientem przekierowaliśmy mechanizm peer-to-peer-learning z relacji nowicjusz-pracownik na relację nowicjusz-nowicjusz. W ten sposób w naszej aplikacji powstała wirtualna safe space wyłącznie dla debiutantów. To przestrzeń, w której nowo zatrudnione osoby mogą wymieniać się wiedzą i dobrymi praktykami bez obaw o zdanie bardziej doświadczonych pracowników. Nasz klient nadał nawet tej inicjatywie swoją nazwę: Społeczność Świeżaków – więcej o tym poczytasz tutaj.

Dlaczego takie podejście jest skuteczne?

  • Bo wspólne doświadczenie łączy. Nowicjusze dzielą tę samą perspektywę, dzięki czemu łatwiej im zrozumieć swoje obawy, pytania czy wątpliwości.
  • Bo umożliwia swobodną wymianę wiedzy w komfortowych, bezpiecznych warunkach. Pierwsze dni i tygodnie pracy to dla wielu osób nieustanny lęk przed kompromitacją. Jedno niewłaściwe pytanie i jestem skreślona/-y – myślą. Wśród “samych swoich” łatwiej jest pytać i udzielać odpowiedzi.
  • Bo tworzy niekończącą się pętlę wymiany wiedzy. Ja nie pamiętam ze szkolenia tematu A, ale za to pamiętam doskonale temat B. Ty z kolei doskonale znasz A, ale umknęło Ci B. Co więcej, każde z nas ma swoje osobne przemyślenia i sposoby na wykonywanie onboardingowych zadań. Dzieląc się nimi ze sobą, jesteśmy nie do zatrzymania.

6. Połącz „dlaczego” z „jak”

W wiedzy przekazywanej w procesie wdrożenia przez organizację dominuje podejście „dlaczego”. Przykładowo, firma edukuje, że stawia na wysoką jakość obsługi klienta, ponieważ jedną z jej wartości jest szacunek. Ale jak w praktyce tę jakość budować, gdy pracuje się na pierwszej linii „frontu”? Jak rozegrać trudną, emocjonalną sytuację z klientem, by działać spójnie z firmowymi wartościami? Tu kłania się potrzeba osadzenia wiedzy na tle konkretnej sytuacji (dlaczego?) i wykorzystania społecznego charakteru procesu uczenia się (jak?). Pisze o tym w swojej książce „How humans learn” Joshua R. Eyler. Według niego do skutecznej nauki potrzebujemy m.in. wyraźnie zarysowanego kontekstu użycia danej wiedzy oraz wejścia w relację z innymi ludźmi.

Tu z pomocą przychodzą inni pracownicy, którzy stają się nieocenionym źródłem wiedzy na temat tego, jak działać. Jeden z naszych klientów z branży retail stworzył w swojej aplikacji onboardingowej przestrzeń, w której trudne sytuacje w zakresie obsługi klienta były „rozpracowywane” przez pracowników sklepów. Wokół (przykładowego) pytania “Do sklepu przychodzi klient z reklamacją, ale nie ma paragonu i szybko się złości. Co robisz?” firma gromadziła dziesiątki podpowiedzi samych pracowników, które stawały się jednym ze sposobów edukowania nowozatrudnionych.

7. Nauka poprzez działanie

Stworzony w latach 80. XX wieku przez naukowców z Center for Creative Leadership model 70-20-10 mówi o tym, że aż 70% naszej nauki to wynik indywidualnych doświadczeń. W skrócie: najskuteczniej i najszybciej uczymy się w praktyce. Doświadczenia łączą się z emocjami i konkretnymi obrazami. Pod ich wpływem w naszym mózgu powstają połączenia, które pomagają nam zapamiętywać nowe informacje. I tu też nie jesteśmy gołosłowni! Oto przykład z życia wzięty:

Firma WOJAS wykorzystywała naszą platformę grywalizacyjną do edukowania i wdrażania swoich pracowników. W sytuacji nagłej zmiany wywołanej pandemią uruchomiła pulę zadań i wyzwań pomagających odnaleźć się pracownikom w nowej rzeczywistości.

Nowe zasady zostały podzielone na krótkie, microlearningowe zadania pozwalające w prosty sposób wdrożyć się w nowe wytyczne. W kolejnym etapie uruchomiono misje, w których pracownicy poszczególnych sklepów potwierdzali dokumentacją zdjęciową faktyczne wdrożenie nowych regulacji.

Całość przebiegła więc w myśl mechanizmu: najpierw dajemy Ci wytyczne odnośnie do tego, jak coś zrobić, a Twoim zadaniem jest wykorzystać tę wiedzę w praktyce.

Jak widać, model 70-20-10 warto włączyć do systemu nauczania nowych pracowników. Czyli:

  • niewielką, ale istotną, część wiedzy podajemy w formalnych warunkach, np. podczas szkoleń, spotkań wdrożeniowych lub w ramach misji edukacyjnych w platformie online (10%),
  • w proces nauki włączamy buddiego lub kolegów i koleżanki z zespołu nowicjusza (20%),
  • przypisujemy nowozatrudnionemu dużo realnych zadań, w których może wykorzystać dopiero co zdobytą wiedzę w praktyce (70%).

8. Z ręką na pulsie

I last but not least: warunkiem skutecznej nauki jest systematyczna ewaluacja. Ale uwaga: tym razem nie chodzi o ocenianie nowych pracowników, ale o to, by ocenić przebieg procesu onboardinowego, weryfikując poziom zadowolenia, zaangażowania i wiedzy nowych pracowników.

Pytając nowicjuszy o opinię, jesteśmy w stanie na bieżąco kontrolować przebieg ich wdrożenia. Wiemy, co działa, a co należy ulepszyć. Możemy również szybko wychwycić ewentualne luki w wiedzy i na bieżąco je uzupełniać. W naszej aplikacji mamy w tym celu przygotowaną nawet specjalną funkcję. Nazywamy ją Pulse-Checkiem

Skuteczne przekazywanie wiedzy w onboardingu procentuje krótko- i długoterminowo. Tu i teraz oznacza szybszy i sprawniejszy proces wdrożenia. Długofalowo sprawia, że pracownicy zyskują solidny, merytoryczny fundament do dalszego działania. Mogą wspierać się na nim przez lata, nie musząc po drodze uzupełniać swojej wiedzy o podstawowe kwestie. 

Przyznajemy, zaplanowanie i wdrożenie w organizacji skutecznego systemu nauki jest wyzwaniem, ale tu do akcji chętnie wkraczamy my!

Chcesz zaplanować onboarding w swojej organizacji?

Wiemy, jak to zrobić – i zautomatyzować. Porozmawiajmy!


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Administratora w celu kontaktu zgodnie z Polityką Prywatności.

Administratorem danych jest Gamfi Sp. z o.o. Dane osobowe są przetwarzane w celu kontaktu oraz realizacji usług. Masz prawo do usunięcia i modyfikacji danych osobowych, złożenia sprzeciwu, ograniczenia przetwarzania oraz do złożenia skargi do UODO. W każdej chwili możesz wycofać swoją zgodę. Więcej informacji na temat ochrony danych osobowych znajdziesz w naszej Polityce Prywatności lub zadając pytanie na iodo@gamfi.pl.

Content Writer w Gamfi

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *