Praca zdalna: wyzwania dla HR
Rok 2020 wymusił na organizacjach szybką transformację i stworzenie nowych warunków pracy. Pandemia nie tylko przyspieszyła procesy digitalizacji i umocniła zwinne podejście, ale uczyniła z pracy zdalnej i pracy hybrydowej nową normę pracy (choć warto pamiętać, że – jak donosi Rzeczpospolita – nawet 80% pracujących nadal musi się fizycznie pojawiać w biurze, bo wymaga tego specyfika ich pracy).
Minione miesiące pokazały nam mnóstwo zalet płynących z pracy zdalnej i hybrydowej, pokazały nam też idące za tym wyzwania. Z jakimi wyzwaniami spotkały się zespoły HR-owe? Co okazało się tylko chwilowym problemem, a nad czym jeszcze będą musiały pracować?
Zdalny onboarding
W marcu, firmy z dnia na dzień musiały nauczyć się funkcjonować w modelu zdalnym. Większość z nich miała raptem kilka dni na wprowadzenie procesu zdalnego onboardingu. Wyzwaniem przed jakim stanęły zespoły HR-owe nie był tylko goniący wszystkich czas. Stała się nim także logistyka procesu wdrożenia pracownika – no bo jak szybko i bezpiecznie podpisać umowę lub przekazać sprzęt? Jak pokazać nowemu pracownikowi biuro? Ale przede wszystkim, jak płynnie wprowadzić nową osobę do firmy, tak żeby mogła nie tylko zrozumieć swoje zadania, ale także zapoznać i zgrać się z zespołem?
Na szczęście dzięki elastyczności wszystkich stron i wsparciu technologii, większość firm zdołała zorganizować zdalny onboarding błyskawicznie. Po kilku tygodniach, już nie do końca nowi pracownicy, mogli podzielić się swoim doświadczeniem i pomóc ulepszyć proces zdalnego wdrożenia w swoich organizacjach.
Skoro musimy zrobić zdalny onboarding, to jak zdalnie podpisać umowę lub inne dokumenty?
Zgodnie z przepisami, podpisanie umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Tożsamej formy wymagają także m.in. zaświadczenia o zarobkach na potrzeby banków lub aneksy do umów. Jak to zrobić, kiedy z uwagi na bezpieczeństwo nie powinniśmy się spotykać? Wychodząc naprzeciw temu wyzwaniu, pracownicy zespołów HR korzystali z kilku możliwych rozwiązań:
- Podpisywanie i przekazywanie umów za pośrednictwem firm kurierskich
- Wykorzystanie podpisów elektronicznych, bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego (takie działanie jest możliwe m.in. poprzez narzędzie Pergam.in)
- Wymianę skanów umów podpisanych odręcznie
Jednakże część pracowników nadal nie przywykła do takiej formy podpisywania dokumentów. Pytaniem zatem pozostaje: czy w nowej rzeczywistości nadal będzie nam zależeć na odręcznych podpisach, czy przywykniemy do formy elektronicznej?
Komunikacja i przepływ informacji
Zgodnie z raportem Future Business Institute, ponad połowa badanych wskazuje komunikację online jako najważniejszą rzecz do poprawy w funkcjonowaniu firm. Organizacje, dla których praca zdalna lub hybrydowa była rzadkością lub przydatnym benefitem, musiały wdrożyć nowe zasady komunikacji i przepływu informacji. Doskonale wiemy, ile wiadomości przekazywanych jest w rozmowach „korytarzowych”, przy ekspresie, w kuchni, tak przy okazji. Dlatego należało wprowadzić rozwiązania, które umożliwią wszystkim pracownikom bycie na bieżąco oraz dostęp do wszystkich niezbędnych informacji. Firmy wdrożyły np. cykliczne spotkania zespołów, całej firmy czy nowe reguły spotkań (np. pisemne podsumowania spotkań, nagrywanie tychże albo konieczność takich samych zasad udziału w spotkaniach dla osób zdalnych i osób w biurze).
Dodatkowym wyzwaniem związanym z komunikacją online jest klarowność i jasność informacji. Komunikacja pozbawiona płaszczyzny niewerbalnej może prowadzić do nieporozumień lub zniekształceń. Znacząco może też wpływać na relacje między pracownikami, a co za tym idzie kulturę organizacyjną. Prowadzi to do kolejnego wyzwania, przed którym stoją zespoły HR oraz liderzy.
Jak dbać o kulturę organizacyjną oraz relacje w firmie?
Ukształtowana i dojrzała kultura organizacyjna nie tylko pozwala zatrudnić odpowiednie osoby, ale także pozwala im zostać i rozwijać się wraz z firmą. Dotychczasowe ramy oraz tradycje wewnątrzfirmowe musiały się zmienić wraz ze zmianą sposobu pracy. Działania związane z integracyjno-społecznym aspektem budowania zespołu musiały zostać przedefiniowane.
Zgodnie z raportem Pracuj.pl, badani wskazywali spotkania (67%), wyjazdy integracyjne (59%) czy wspólne warsztaty (48%), jako najlepsze narzędzie zacieśniania relacji. W obecnej sytuacji firmy musiały przenieść wszystkie te działania do przestrzeni wirtualnej. Zaczęto więc wprowadzać zdalne integracje, imprezy okolicznościowe, wirtualne kawy, dedykowane spotkania lub kanały komunikacji dla osób o podobnych zainteresowaniach czy wreszcie online’owe warsztaty lub szkolenia. Pytaniem ciągle pozostaje, czy mimo braku bezpośredniego kontaktu pracownicy będą w stanie utrzymać więzi ze współpracownikami oraz z firmą?
Benefity oraz inne narzędzia wsparcia pracowników
W ostatnich latach firmy prześcigały się w pomysłach na nowe benefity. Wraz z przyjściem lockdownu okazało się, że większość z nich jest niedostosowana do pracy zdalnej, bądź nie ma takiego znaczenia dla pracowników. W związku z tym, działy HR musiały zaproponować benefity dostosowane do obecnych potrzeb.
Wśród tych, które nabrały na znaczeniu warto wspomnieć nie tylko o elastycznych godzinach pracy, prywatnej opiece medycznej czy online’owych sesjach treningowych (jogi, fitnessu czy pilatesu), ale także o wsparciu mentalnym dla pracowników. Zgodnie z raportem WHO, każdy dolar zainwestowany w poprawę stanu psychicznego przekłada się na 4 dolary zysku wynikającego z lepszego zdrowia i zwiększonej produktywności. Dlatego coraz więcej firm tworzy programy wspierające mental health czy well-being pracowników, stawiając je wysoko na liście potrzeb.
Przyszłość pracy zdalnej i hybrydowej po pandemii
Badania pokazują, że od 70% do 90% pracowników jest zainteresowanych pracą hybrydową lub zdalną, także po ustaniu pandemii. Oznacza to, że działy HR muszą przygotować się na długofalowe i systemowe zmiany. Oprócz opracowanych rozwiązań, konieczne będzie wdrożenie trwałych rozwiązań, które będą wspierać liderów w ich roli. Praca w wersji hybrydowej lub zdalnej stawia przecież przed nimi mnóstwo pytań:
- Jak mają wspierać swoje zespoły?
- Jak dbać o ich produktywność?
- Jak zadbać o ich zaangażowanie?
Nowa rzeczywistość będzie także wymagała ciągłego usprawniania komunikacji, kultury organizacyjnej i sposobu dbania o nią, a także nowych metod integracji pracowników. Zespoły HR będą musiały zmierzyć się także z nowymi problemami, jak choćby co w przypadku urazów w pracy? Jak zapewnić pracownikom dostęp do odpowiedniego sprzętu? Te i wiele innych pytań ciągle stoi przed nami.
Światowy giganci, jak Google, Facebook czy Twitter planują wdrożenie długofalowej polityki pracy zdalnej lub hybrydowej. Trend wydaje się być globalny, więc jest duża szansa, że będzie on normą w Polsce. Jeszcze nie wiemy czy tak się stanie, ale wiemy, że już teraz warto szukać rozwiązań i narzędzi, które taką formę nam ułatwią.
